ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN UND DATENVERARBEITUNGSVERTRAG

PMSPilot (Koban Management LLC) Gültig ab: 08.08.2026 Betreiber: Koban Management LLC, Wyoming, USA Kontakt: [email protected]

PRÄAMBEL

Diese Bedingungen regeln die Nutzung der PMSPilot-Plattform durch Hoteliers, Gastronomiebetriebe und andere Gewerbetreibende (jeweils "Kunde"). PMSPilot ist ein Cloud-basiertes Verwaltungssystem für Reservierungen, Gästedaten und Geschäftsprozesse.

Die nachfolgenden Bedingungen sind bindend. Durch die Registrierung/Nutzung erkennt der Kunde diese an. Sofern Widerspruch besteht, darf die Plattform nicht genutzt werden.

1. LEISTUNGSUMFANG

1.1 Service-Definition

PMSPilot stellt folgende Kernleistungen zur Verfügung:

• Cloud-basiertes Hotelmanagement-System (SaaS)
• Reservierungsverwaltung
• Gästedaten-Speicherung
• API-Anbindung an Channel Manager, OTAs und andere Plattformen
• Reporting und Analytik
• Technischer Support (siehe Abschnitt 8)

1.2 Leistungsumfang Verfügbarkeit

Wir garantieren eine Verfügbarkeit von 99,0% gemessen monatlich (exkludiert geplante Wartung, Force Majeure).

Geplante Wartung: Max. 4 Stunden/Monat, außerhalb von 06:00–22:00 CET wenn möglich.

Bei Unterschreitung der Verfügbarkeit erhält der Kunde eine Service Credit (siehe Abschnitt 1.3).

1.3 Service Credits

Bei Nichterreichung der Verfügbarkeitsgarantie:

• 98,5–99,0% Verfügbarkeit: 5% Monatsgebühr Gutschrift
• 98,0–98,5% Verfügbarkeit: 10% Monatsgebühr Gutschrift
• <98,0% Verfügbarkeit: 25% Monatsgebühr Gutschrift

Service Credits sind die einzige Entschädigung für Verfügbarkeitsprobleme.

1.4 Was ist NICHT garantiert

• 100% Ausfallfreiheit (keine SLA ist realistisch)
• Kompatibilität mit allen Drittanwendungen
• Dass die Plattform Deine spezifischen Geschäftsanforderungen erfüllt
• Prognosen/Forecasts (datengestützte Empfehlungen sind Richtungswerte)

2. KUNDENVERPFLICHTUNGEN & DATENSICHERUNG

2.1 Kundenverpflichtungen

Der Kunde verpflichtet sich:

a) Backup-Strategie: Der Kunde führt regelmäßig (mindestens täglich) unabhängige Backups aller kritischen Daten durch (Reservierungen, Gästedaten, Rechnungen, Rates). PMSPilot stellt einen Export-API für diesen Zweck zur Verfügung.

b) Passwort-Sicherheit: Der Kunde sichert seine Login-Daten und verteilt diese nur an autorisierte Mitarbeiter. Der Kunde ist verantwortlich für alle Aktivitäten unter seinem Account.

c) Rechtskonformität: Der Kunde garantiert, dass er in allen anwendbaren Jurisdiktionen legal operiert und die Nutzung von PMSPilot legal ist.

d) Korrekte Dateneingabe: Der Kunde ist verantwortlich für die Korrektheit aller eingegebenen Daten (Rates, Verfügbarkeit, Beschreibungen, Gästeinformationen).

e) Datenaktualisierung zu OTAs: Der Kunde überprüft regelmäßig, dass automatische Preisupdates zu Booking.com, Airbnb, etc. korrekt funktionieren. PMSPilot garantiert nicht die vollständige Synchronisation mit allen Plattformen (siehe Abschnitt 2.2).

2.2 Preissynchronisation & Availability-Management

WICHTIG: PMSPilot synchronisiert Preise/Verfügbarkeit mit Drittanbietern (Booking.com, Airbnb, Expedia, etc.). Es können Verzögerungen oder Fehler auftreten:

• API-Fehler bei OTAs: Gelegentlich akzeptieren OTAs Updates nicht (technische Fehler auf deren Seite)
• Verzögerungen: Updates können 15 Minuten bis 2 Stunden dauern
• Doppelbuchungen: Obwohl wir Synchronisation nutzen, können theoretisch Doppelbuchungen entstehen (sehr selten)

Kundenverpflichtung: Der Kunde prüft täglich seine OTA-Kanäle (Booking.com-Dashboard, Airbnb-Kalender, etc.) und korrigiert Fehler umgehend selbst.

PMSPilot haftet NICHT für:

• Finanzielle Verluste durch Preisfehler (z.B. €50 statt €150)
• Verlorene Buchungen durch Verfügbarkeitsfehler
• Bußgelder oder Mahnungen von OTAs (z.B. Booking.com-Strafen für viele Stornierungen)

Kunde trägt die volle Verantwortung für Preiskontrollen und Verfügbarkeitskorrekturen.

3. HAFTUNGSBEGRENZUNG

3.1 Ausschluss indirekter Schäden

Weder PMSPilot noch Koban Management LLC haftet für:

• Entgangener Gewinn (Lost Revenue)
• Entgangene Einsparungen
• Reputationsschaden oder Imageschaden
• Indirekte, Folge-, Straf- oder exemplarische Schäden
• Datenverlust oder Datenkorruption, wenn der Kunde selbst Backups nicht gepflegt hat
• Fehler bei Drittanbietern (OTAs, Channel Manager, Zahlungsdienstleister)

3.2 Höchsthaftung (Cap Liability)

Unter KEINEN Umständen haftet PMSPilot/Koban Management LLC für mehr als:

Die Summe aller Gebühren, die der Kunde in den 3 Monaten vor dem Schadensfall gezahlt hat.

Beispiel: Du hast €50/Monat gezahlt = €150 maximale Haftung. Beispiel: Du hast €200/Monat gezahlt = €600 maximale Haftung.

Dies gilt für:

• Ausfallzeiten und Datenverlust
• Fehlerhafte Preissynchronisation
• Jede Art von Schaden

3.3 Ausnahmen von der Haftungsbegrenzung

Die Haftungsbegrenzung gilt NICHT bei:

a) Grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz seitens PMSPilot (z.B. absichtliches Löschen Deiner Daten) b) Datenschutzbestimmungen (GDPR/CCPA): Schadensersatz nach Art. 82 GDPR bleibt erhalten c) Verbraucherschutzgesetze: In Deutschland/Österreich/Schweiz bleibt gesetzlicher Schutz erhalten d) Verletzung von Regelungen dieses Vertrags durch PMSPilot (aber: nur bis zur Höchsthaftung)

4. DATENSCHUTZ UND DATENVERARBEITUNG (GEMÄSS GDPR ART. 28)

4.1 Rollen

• Verantwortlicher (Data Controller): Der Kunde (Du als Hotelier)
• Auftragsverarbeiter (Processor): PMSPilot / Koban Management LLC
• Sub-Prozessoren: Siehe Abschnitt 4.3

4.2 Umfang der Datenverarbeitung

PMSPilot verarbeitet folgende personenbezogene Daten nur zum Zwecke der Erbringung der PMS-Dienste:

Gästendaten:

• Namen, E-Mail, Telefon
• Adresse
• Zahlungsinformationen (gespeichert verschlüsselt)
• Reservierungsverlauf
• Spezialbedarf (Allergien, Mobilitätshilfen)
• Passdaten (R2 gespeichert)

Geschäftsdaten:

• Kontoinformationen des Kunden
• Nutzungslogs (anonymisiert)
• Zahlungsverlauf

Verarbeitungszweck: Reservierungsverwaltung, Zahlungsabwicklung, Gäste-Service, Compliance

Verarbeitungsdauer: Solange der Service aktiv ist + gesetzliche Aufbewahrungsfristen (3–10 Jahre je nach Gerichtsbarkeit für Rechnungen, Compliance)

4.3 Sub-Prozessoren (Unterauftragsverarbeiter)

PMSPilot nutzt folgende Sub-Prozessoren:

Widerspruchsrecht: Der Kunde kann einem neuen Sub-Prozessor innerhalb von 30 Tagen schriftlich ([email protected]) widersprechen. Bei berechtigtem Widerspruch besteht das Recht auf Kündigung ohne Strafgebühren.

Wir informieren über neue Sub-Prozessoren per E-Mail mindestens 30 Tage vor Implementierung.

4.4 Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOMs)

PMSPilot implementiert folgende Sicherheitsmaßnahmen:

Technische Maßnahmen:

• AES-256 Verschlüsselung für Datenspeicherung (Encryption at Rest)
• TLS 1.3 Verschlüsselung für Datentransfer (Encryption in Transit)
• WAF (Web Application Firewall) gegen Attacken
• Automatisierte Backup-Systeme (täglich)
• Intrusion Detection System (IDS)
• Regelmäßige Security Patches (innerhalb 7 Tage bei kritischen Lücken)

Organisatorische Maßnahmen:

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für alle Accounts
• Mitarbeiterschulungen zu Datenschutz (jährlich)
• Verschwiegenheitsverpflichtungen für alle Mitarbeiter
• Audit-Logs für alle Datenzugriffe
• Incident Response Plan (72-Stunden-Meldepflicht, siehe 4.6)

Der Kunde erhält auf Anfrage einen aktuellen Sicherheits-Report.

4.5 Datenschutzverletzungen & Meldepflicht

PMSPilot-Verpflichtung: Sollte eine Datenschutzverletzung auftreten (unbefugter Zugriff, Datenleck), verpflichtet sich PMSPilot:

1. Benachrichtigung: Den Kunden unverzüglich (max. 72 Stunden) zu benachrichtigen
2. Information: Mit Art der Verletzung, betroffenen Daten/Personen, wahrscheinlichen Folgen und ergriffenen Maßnahmen
3. Unterstützung: Den Kunden bei der Benachrichtigung von Betroffenen und Behörden zu unterstützen

Kunde-Verpflichtung: Der Kunde ist verantwortlich für die Benachrichtigung der Datenschutzbehörde und Betroffenen (wenn erforderlich).

4.6 Datenportabilität & Löschung

Export der Daten: Der Kunde kann jederzeit alle seine Daten exportieren (API oder Batch-Export). Formate: CSV, Excel.

Löschung nach Vertragsende: Nach Beendigung des Kundenkontos werden Daten wie folgt gelöscht:

• Live-Daten: Sofort gelöscht
• Backups: Innerhalb von 7 Tagen gelöscht (Wiederherstellungsfenster)
• Rechnungen/Audit-Logs: 7 Jahre aufbewahrt (gesetzliche Anforderung)
• Gästenamen (DSGVO Art. 17): Auf Anfrage des Kunden gelöscht (sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht)

Der Kunde erhält eine Bestätigung der Löschung per E-Mail.

4.7 Daten-Orte (Jurisdiktion)

• Primärer Speicherort: Europa (Cloudflare)
• Backups: Europa
• Verarbeitung: Wo notwendig für Service-Betrieb

Für EU-Kunden: Daten werden mit Standard Contractual Clauses (SCCs) geschützt übertragen.

5. ZAHLUNGEN & ABRECHNUNG

5.1 14-Tage Test-Phase

PMSPilot bietet jedem neuen Kunden 14 Tage kostenlose Testphase an. Während dieser Phase:

• Der Service ist vollständig funktionsfähig
• Der Kunde kann alle Funktionen nutzen (Reservierungen, Gästedaten, API, etc.)
• Keine Zahlungen erforderlich für die Basis-Funktionen
• Der Kunde kann jederzeit ohne Grund kündigen

AUSNAHME — Kostenpflichtige Module: Folgende Premium-Module werden nicht kostenlos getestet und müssen sofort bezahlt werden (auch während der Test-Phase):

• Channel Manager (OTA-Integration)
• OTA Live Chat
• Gästebewertungen & Reviews
• Fiskaly (digitale Kassensystem-Integration)

Diese Module können nicht erstattet werden, auch nicht während der Test-Phase.

5.2 Nach der Test-Phase (Abo-Aktivierung)

Nach 14 Tagen endet die kostenlose Test-Phase. Um den Service weiterhin zu nutzen, muss der Kunde:

1. Manuell ein Abo aktivieren → Button im Dashboard "Abo aktivieren"
2. Zu Stripe weitergeleitet → Zahlungsinformationen eingeben
3. Zahlung bestätigen → Damit beginnt das bezahlte Abo

Durch die Zahlungsbestätigung bei Stripe akzeptiert der Kunde implizit:

• Dass die 14-Tage Test-Phase eine Leistungserbringung war (Art. 16(m) Richtlinie 2011/83/EU)
• Dass das Widerrufsrecht damit erlischt
• Dass sein Abo ab sofort abgerechnet wird
• Dass es nach der ersten Zahlung keine Rückerstattung gibt

Keine automatische Aktivierung: Das Abo wird NICHT automatisch aktiviert. Der Kunde muss aktiv zahlen — das ist seine ausdrückliche Zustimmung.

5.3 Zahlungsbedingungen

• Erste Zahlung: Nach Ablauf der 14-Tage Test-Phase (Tag 15)
• Abrechnungszyklus: Monatlich oder jährlich (je nach Plan)
• Zahlungsmethode: Angebotene Zahlungsmethoden von Stripe
• Zahlungsabwicklung: Automatisch alle 30 Tage durch Stripe
• Fällig: Sofort bei Rechnungsstellung

5.4 Rechnungen

Rechnungen werden digital versendet und liegen bei Stripe. Der Kunde kann diese jederzeit im PMS-Dashboard unter "Abrechnung & Abonnement" → "Rechnungen anzeigen" abrufen.

5.5 Preisänderungen

Preiserhöhungen:

• Werden 30 Tage vorher per E-Mail mitgeteilt
• Gelten ab dem nächsten Abrechnungszyklus
• Geben dem Kunden das Recht zur Kündigung ohne Strafgebühren (innerhalb 14 Tagen)

5.6 Rückerstattungen (Refund Policy)

Keine Rückerstattung nach Test-Phase:

Nach der 14-Tage kostenlosen Testphase zahlt der Kunde für ein Abonnement. Sobald die Test-Phase endet und das bezahlte Abo aktiviert wird, gibt es keine Rückerstattung, auch nicht bei Kündigung eines Jahresabos.

Dies ist gültig, da der Kunde während der Test-Phase:

• Die volle Funktionalität der Plattform nutzen konnte
• Eine informierte Entscheidung treffen konnte
• Explizit zugestimmt hat, dass die Test-Phase eine Leistungserbringung darstellt

Ausnahme bei technischem Totalausfall: Falls PMSPilot nach Abo-Aktivierung für mehr als 24 Stunden komplett ausfällt (>99% downtime), erhält der Kunde eine Pro-Rata-Gutschrift für den Ausfallzeitraum (berechnet in Tagen).

6. KÜNDIGUNG

6.1 Kündigungsrecht

Während der 14-Tage Test-Phase: Der Kunde kann jederzeit ohne Grund und ohne Gebühren kündigen. Die Kündigung ist sofort wirksam. Kein Abo wird aktiviert.

Nach der Test-Phase (bezahltes Abo): Der Kunde kann sein Abonnement jederzeit über das Dashboard beenden. Die Kündigung ist wirksam am Ende des aktuellen Abrechnungszyklus (z.B. Ende des Monats).

Keine weiteren Gebühren nach dem Kündigungsdatum.

6.2 Kündigung durch PMSPilot

PMSPilot kann den Service kündigen, wenn:

a) Der Kunde 7+ Tage überfällig ist. b) Der Kunde den Bedingungen massiv zuwiderhandelt (z.B. Datenverkauf, Hacking-Versuche) c) Der Kunde gegen Gesetze verstößt (z.B. Betrug, Geldwäsche) d) Technische/betriebliche Gründe (Force Majeure, z.B. kritische Sicherheitslücke)

PMSPilot gibt dem Kunden 7 Tage Kündigungsfrist (wenn möglich), um Daten zu exportieren. Im Falle von Sicherheitslücken oder illegalen Aktivitäten kann die Kündigungsfrist auf 24-48 Stunden verkürzt werden.

6.3 Konsequenzen nach Kündigung

• Account und alle Daten werden nach 90 Tagen gelöscht
• Keine weiteren Gebühren
• Kunde kann Daten exportieren (kostenlos, per API oder Download)

7. GEISTIGES EIGENTUM

7.1 PMSPilot-IP

Alle Software, Designs, Logos, Marken, Inhalte der PMSPilot-Plattform sind Eigentum von Koban Management LLC und urheberrechtlich geschützt. Die Nutzung beschränkt sich auf den privaten, nicht-kommerziellen Gebrauch als Hotelier.

Untersagt:

• Reverse Engineering, Dekompilierung
• Kommerzielle Wiederverwendung
• Verkauf oder Weitergabe an Dritte
• Plagiarismus der Oberfläche/des Codes

7.2 Kundendaten

Der Kunde bleibt Eigentümer aller hochgeladenen Daten (Gästedaten, Reservierungen, etc.). PMSPilot hat Nutzungsrecht nur zum Betrieb des Services.

PMSPilot wird Kundendaten nicht zu anderen Zwecken nutzen (z.B. Marketing, Verkauf an Dritte), sofern der Kunde nicht explizit zugestimmt hat.

8. SUPPORT & SERVICE LEVEL

8.1 Support-Kanäle

• E-Mail: [email protected]
• Live Chat: WhatsApp, PMSPilot Chat und Ticket-Funktion

8.2 Support-Angebot

Standard Support für alle Kunden:

• Antwortzeit: 24 Stunden (werktags), 48 Stunden (Wochenende)
• E-Mail Ticketing-System
• Knowledge Base & Self-Service

8.3 Support-Umfang

PMSPilot hilft bei:

• Technische Probleme und Bugs
• Platform-Funktionalität
• API-Integration
• Sicherheits-Fragen
• Individuelle Softwareentwicklung betreffend PMSPilot – gebührenpflichtig

PMSPilot hilft NICHT bei:

• Beratung zur Geschäftsstrategie
• Drittanbieter-Tools (z.B. Booking.com-Support)

9. DISCLAIMER & VERBOT VON MISSBRÄUCHEN

9.1 Keine Gewährleistung

PMSPilot wird bereitgestellt „AS IS" ohne Gewährleistungen aller Art (auch nicht implizit). Der Kunde nutzt die Plattform auf eigene Verantwortung.

Dies schließt folgende nicht ein:

• Garantie der Eignung für einen bestimmten Zweck
• Fehlerfreiheit
• Unterbrechungsfreiheit

9.2 Verbotene Aktivitäten

Der Kunde verpflichtet sich, die Plattform nicht zu nutzen für:

• Illegale Aktivitäten (Geldwäsche, Betrug, Menschenhandel)
• Hacking oder unbefugte Zugriffe
• Verbreitung von Malware oder Schadsoftware
• Belästigung, Mobbing oder Diskriminierung
• Spam oder Phishing
• Verkauf oder Weitergabe von Zugängen
• Automatisierte Scraping (außer mit API-Erlaubnis)
• DDoS-Attacken

Konsequenzen: Sofortige Sperrung ohne Rückerstattung.

9.3 Compliance & Gesetzesverstöße

Der Kunde garantiert, dass:

• Sein Betrieb in allen Ländern legal ist
• Er alle lokalen Gesetze einhält (Arbeit, Steuern, Umwelt, Datenschutz)
• Er PMSPilot nicht für illegale Zwecke nutzt

PMSPilot kann Accounts sperren, wenn Verdacht auf Gesetzesverletzungen besteht.

10. INDEMNIFICATION (FREISTELLUNG)

Der Kunde erklärt sich bereit, PMSPilot und Koban Management LLC von allen Ansprüchen freizustellen, die entstehen aus:

a) Der Nutzung von PMSPilot durch den Kunden b) Verletzung dieser Bedingungen c) Gästereklamationen über Datensicherheit (wenn PMSPilot nicht schuld ist) d) Lokale Gesetzesverletzungen (z.B. Arbeitsrecht, Steuerbetrug)

Ausnahme: PMSPilot haftet für Ansprüche aufgrund eigener Fahrlässigkeit oder Gesetzesverletzungen.

11. GOVERNING LAW & GERICHTSBARKEIT

11.1 Anwendbares Recht

Diese Bedingungen unterliegen den Gesetzen von Wyoming, USA, jedoch mit folgender Priorisierung:

1. GDPR (Datenschutz): Falls Kunde in EU ist, gelten GDPR-Regeln (Art. 3 GDPR)
2. Lokale Verbraucherschutzgesetze: Gelten zusätzlich zu Wyoming-Recht
3. Ansonsten: Wyoming-Recht

11.2 Gerichtsbarkeit & Schiedsverfahren

Kunden in der EU/EWR (Deutschland, Österreich, Schweiz, UK, etc.):

• Gerichtsstand: Der Ort, in dem der Kunde seinen Geschäftssitz hat
• Oder Schiedsverfahren nach ICC-Regeln (London), ein Schiedsrichter
• Kosten: PMSPilot trägt Schiedsrichterkosten
• Sprache: Deutsch oder Englisch (Kundenwahl)

Kunden außerhalb EU/EWR:

• Gerichtsstand: Sheridan County, Wyoming, USA
• Oder Schiedsverfahren nach AAA-Regeln (Englisch)

11.3 Mediation vor Klage

Vor jeder Klage einigen sich die Parteien auf eine 30-Tage-Mediationsfrist. Ein neutraler Mediator versucht, den Konflikt zu lösen. Kosten werden geteilt.

12. VERSCHIEDENES

12.1 Vollständiger Vertrag

Dieser Vertrag ist die vollständige Vereinbarung zwischen Kunde und PMSPilot. Alle bisherigen Vereinbarungen sind damit ersetzt.

12.2 Salvatorische Klausel

Sollte ein Abschnitt dieses Vertrags ungültig sein, bleiben die restlichen Abschnitte gültig. Die Parteien ersetzen die ungültige Klausel durch eine rechtsgültige Alternative.

12.3 Abänderungen

PMSPilot kann diese Bedingungen ändern. Änderungen werden 30 Tage vorher per E-Mail mitgeteilt. Die Weiternutzung nach 30 Tagen gilt als Zustimmung. Der Kunde kann kündigen, wenn er nicht zustimmt.

12.4 Kontakt

Legal/Complaints: [email protected] Support: [email protected] Data Protection Officer (DPO): [email protected]

12.5 Sprache

Diese Bedingungen sind in Deutsch und Englisch verfügbar. Im Falle von Widersprüchen gilt die Deutschfassung für EU-Kunden.

ANLAGE A: DATENVERARBEITUNGSVERTRAG (AVV) NACH GDPR ART. 28

Zwischen: Kunde (Verantwortlicher) und PMSPilot / Koban Management LLC (Auftragsverarbeiter)

A.1 Verarbeitungsinstruktionen

Der Auftragsverarbeiter (PMSPilot) führt Verarbeitungen nur nach schriftlichen Anweisungen des Kunden durch. Automatische Anweisungen umfassen:

• Reservierungen speichern
• Gästedaten verarbeiten
• Zahlungen abwickeln
• Reports generieren
• Automatische Backups erstellen

Weitere Anweisungen müssen schriftlich erfolgen ([email protected]).

A.2 Verarbeitungsdetails

A.3 Behördliche Anfragen

Sollte eine Behörde (z.B. Gericht, Datenschutzbehörde) Kundendaten anfordern:

1. PMSPilot informiert sofort den Kunden (außer verboten)
2. Rechtliche Prüfung: PMSPilot prüft, ob die Anfrage rechtsgültig ist
3. Minimale Datenoffenlegung: Nur die angeforderten Daten werden herausgegeben
4. Dokumentation: PMSPilot dokumentiert alle Anfragen

UNTERZEICHNUNG / AKZEPTANZ

Durch die Registrierung auf PMSPilot bestätigt der Kunde, dass er diese Bedingungen vollständig gelesen und akzeptiert hat.

Besondere Hinweise:

• Die 14-Tage Test-Phase ist kostenlos
• Nach Tag 14 muss der Kunde aktiv ein Abo aktivieren und zahlen (Stripe)
• Durch die Zahlung bestätigt er, dass die Test-Phase Leistungserbringung war
• Es gibt keine Rückerstattung nach der ersten Zahlung

Datum der Akzeptanz: [Automatisch beim Registrieren erfasst] Unternehmen des Kunden: _______________ Autorisierte Person/E-Mail: _______________

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