ALGEMENE VOORWAARDEN EN GEGEVENSVERWERKINGSOVEREENKOMST

PMSPilot (Koban Management LLC) Geldig vanaf: 08.08.2026 Exploitant: Koban Management LLC, Wyoming, USA Contact: [email protected]

PREAMBULE

Deze voorwaarden regelen het gebruik van het PMSPilot-platform door hoteliers, hospitalitybedrijven en andere commerciële exploitanten (ieder een „Klant”). PMSPilot is een cloudgebaseerd beheersysteem voor reserveringen, gastgegevens en bedrijfsprocessen.

De volgende voorwaarden zijn bindend. Door registratie/gebruik van het platform aanvaardt de Klant deze. Indien de Klant bezwaar maakt, mag het platform niet worden gebruikt.

1. DIENSTVERLENING

1.1 Definitie van de dienst

PMSPilot levert de volgende kerndiensten:

• Cloudgebaseerd hotelbeheersysteem (SaaS)
• Reserveringsbeheer
• Opslag van gastgegevens
• API-koppelingen met channel managers, OTA’s en andere platforms
• Rapportage en analyses
• Technische ondersteuning (zie artikel 8)

1.2 Beschikbaarheid

Wij garanderen 99,0% beschikbaarheid, maandelijks gemeten (exclusief gepland onderhoud en overmacht).

Gepland onderhoud: max. 4 uur/maand, waar mogelijk buiten 06:00–22:00 CET.

Als de beschikbaarheid onder de garantie daalt, ontvangt de Klant een servicekrediet (zie artikel 1.3).

1.3 Servicekredieten

Indien de beschikbaarheidsgarantie niet wordt gehaald:

• 98,5–99,0% beschikbaarheid: 5% krediet op de maandelijkse vergoeding
• 98,0–98,5% beschikbaarheid: 10% krediet op de maandelijkse vergoeding
• <98,0% beschikbaarheid: 25% krediet op de maandelijkse vergoeding

Servicekredieten zijn het enige rechtsmiddel bij beschikbaarheidsproblemen.

1.4 Wat NIET wordt gegarandeerd

• 100% uptime (geen SLA is realistisch absoluut)
• Compatibiliteit met alle toepassingen van derden
• Dat het platform uw specifieke bedrijfsvereisten vervult
• Prognoses (data-gedreven aanbevelingen zijn slechts indicatief)

2. VERPLICHTINGEN VAN DE KLANT & BACK-UP VAN GEGEVENS

2.1 Verplichtingen van de Klant

De Klant stemt ermee in om:

a) Back-upstrategie: Regelmatig (minstens dagelijks) onafhankelijke back-ups te maken van alle kritieke gegevens (reserveringen, gastgegevens, facturen, tarieven). PMSPilot stelt hiervoor een export-API beschikbaar.

b) Wachtwoordbeveiliging: Inloggegevens te beschermen en alleen te delen met geautoriseerd personeel. De Klant is verantwoordelijk voor alle activiteit onder het account.

c) Wettelijke naleving: Rechtmatige bedrijfsvoering in alle toepasselijke rechtsgebieden te garanderen en dat het gebruik van PMSPilot rechtmatig is.

d) Correcte gegevensinvoer: Verantwoordelijk te blijven voor de juistheid van alle ingevoerde gegevens (tarieven, beschikbaarheid, beschrijvingen, gastinformatie).

e) OTA-gegevensupdates: Regelmatig te controleren dat automatische prijsupdates naar Booking.com, Airbnb, enz. correct werken. PMSPilot garandeert geen volledige synchronisatie met alle platforms (zie artikel 2.2).

2.2 Prijsynchronisatie & beschikbaarheidsbeheer

BELANGRIJK: PMSPilot synchroniseert prijzen/beschikbaarheid met derden (Booking.com, Airbnb, Expedia, enz.). Vertragingen of fouten kunnen optreden:

• OTA-API-fouten: OTA’s kunnen updates soms afwijzen (technische storingen aan hun zijde)
• Vertragingen: updates kunnen 15 minuten tot 2 uur duren
• Dubbele boekingen: ondanks synchronisatie kunnen dubbele boekingen theoretisch voorkomen (zeer zeldzaam)

Plicht van de Klant: OTA-kanalen dagelijks controleren (Booking.com-dashboard, Airbnb-kalender, enz.) en fouten onmiddellijk corrigeren.

PMSPilot is NIET aansprakelijk voor:

• Financiële verliezen door prijsfouten (bijv. €50 in plaats van €150)
• Gemiste boekingen door beschikbaarheidsfouten
• OTA-boetes of sancties (bijv. Booking.com-boetes bij veel annuleringen)

De Klant draagt de volledige verantwoordelijkheid voor prijscontroles en beschikbaarheidscorrecties.

3. BEPERKING VAN AANSPRAKELIJKHEID

3.1 Uitsluiting van indirecte schade

Noch PMSPilot noch Koban Management LLC is aansprakelijk voor:

• Winstderving / omzetverlies
• Gemiste besparingen
• Reputatie- of imagoschade
• Indirecte, gevolg-, straf- of exemplarische schade
• Gegevensverlies of -corruptie indien de Klant geen back-ups heeft bijgehouden
• Fouten van derden (OTA’s, channel managers, betalingsproviders)

3.2 Aansprakelijkheidslimiet

Onder GEEN omstandigheden is PMSPilot/Koban Management LLC aansprakelijk voor meer dan:

De som van alle door de Klant betaalde vergoedingen in de 3 maanden voorafgaand aan de vordering.

Voorbeeld: €50/maand betaald = €150 maximale aansprakelijkheid. Voorbeeld: €200/maand betaald = €600 maximale aansprakelijkheid.

Dit geldt voor:

• Downtime en gegevensverlies
• Foutieve prijsynchronisatie
• Elke vorm van schade

3.3 Uitzonderingen op de aansprakelijkheidslimiet

De aansprakelijkheidslimiet geldt NIET in geval van:

a) Grove nalatigheid of opzettelijk wangedrag door PMSPilot (bijv. opzettelijke verwijdering van uw gegevens) b) Gegevensbeschermingsvorderingen (GDPR/CCPA): schadevergoeding onder Art. 82 GDPR blijft intact c) Consumentenbeschermingswetten: wettelijke bescherming in Duitsland/Oostenrijk/Zwitserland blijft intact d) Schending van deze overeenkomst door PMSPilot (maar alleen tot de aansprakelijkheidslimiet)

4. GEGEVENSBESCHERMING EN VERWERKING (GDPR ART. 28)

4.1 Rollen

• Controller: De Klant (u als hotelier)
• Processor: PMSPilot / Koban Management LLC
• Sub-processors: Zie artikel 4.3

4.2 Omvang van de verwerking

PMSPilot verwerkt de volgende persoonsgegevens uitsluitend om PMS-diensten te leveren:

Gastgegevens:

• Naam, e-mail, telefoon
• Adres
• Betalingsinformatie (versleuteld opgeslagen)
• Reserveringsgeschiedenis
• Bijzondere behoeften (allergieën, hulpmiddelen voor mobiliteit)
• Paspoortgegevens (opgeslagen in R2)

Bedrijfsgegevens:

• Accountinformatie van de Klant
• Gebruikslogboeken (geanonimiseerd)
• Betalingsgeschiedenis

Doel: reserveringsbeheer, betalingsverwerking, gastenservice, compliance

Duur: zolang de dienst actief is + wettelijke bewaartermijn (3–10 jaar afhankelijk van het rechtsgebied voor facturen/compliance)

4.3 Sub-processors

PMSPilot maakt gebruik van de volgende sub-processors:

Bezwaarrecht: De Klant mag binnen 30 dagen schriftelijk bezwaar maken tegen een nieuwe sub-processor ([email protected]). Bij een gegrond bezwaar mag de Klant zonder boete opzeggen.

Wij informeren over nieuwe sub-processors per e-mail ten minste 30 dagen vóór implementatie.

4.4 Technische en organisatorische maatregelen (TOM’s)

PMSPilot implementeert de volgende beveiligingsmaatregelen:

Technische maatregelen:

• AES-256-encryptie voor data at rest
• TLS 1.3-encryptie voor data in transit
• WAF (Web Application Firewall) tegen aanvallen
• Geautomatiseerde back-upsystemen (dagelijks)
• Intrusion Detection System (IDS)
• Regelmatige security patches (binnen 7 dagen voor kritieke kwetsbaarheden)

Organisatorische maatregelen:

• Rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC)
• Tweefactorauthenticatie (2FA) voor alle accounts
• Training van personeel over gegevensbescherming (jaarlijks)
• Geheimhoudingsverplichtingen voor al het personeel
• Auditlogs voor gegevenstoegang
• Incident response plan (meldingsplicht binnen 72 uur, zie 4.5)

De Klant ontvangt op verzoek een actueel beveiligingsrapport.

4.5 Inbreuken op persoonsgegevens & melding

Verplichting van PMSPilot: Indien een inbreuk op persoonsgegevens plaatsvindt (ongeautoriseerde toegang, datalek), zal PMSPilot:

1. De Klant onverwijld informeren (max. 72 uur)
2. Informeren over de aard van de inbreuk, getroffen gegevens/personen, waarschijnlijke gevolgen en genomen maatregelen
3. De Klant ondersteunen bij het melden aan betrokkenen en autoriteiten

Verplichting van de Klant: De Klant is verantwoordelijk voor het melden aan de toezichthoudende autoriteit en betrokkenen waar vereist.

4.6 Gegevensoverdraagbaarheid & verwijdering

Export: De Klant mag te allen tijde alle gegevens exporteren (API of batch-export). Formaten: CSV, Excel.

Verwijdering na einde van het contract:

• Livedata: onmiddellijk verwijderd
• Back-ups: binnen 7 dagen verwijderd (herstelfenster)
• Facturen/auditlogs: 7 jaar bewaard (wettelijke verplichting)
• Gastnamen (GDPR Art. 17): op verzoek van de Klant verwijderd (tenzij wettelijke bewaarplicht van toepassing is)

De Klant ontvangt een bevestiging van verwijdering per e-mail.

4.7 Gegevenslocaties (rechtsgebied)

• Primaire opslag: Europa (Cloudflare)
• Back-ups: Europa
• Verwerking: waar vereist voor de dienstverlening

Voor EU-klanten: overdrachten zijn beschermd door Standard Contractual Clauses (SCCs).

5. BETALINGEN & FACTURERING

5.1 14-daagse proefperiode

PMSPilot biedt iedere nieuwe Klant een 14-daagse gratis proefperiode. Tijdens de proefperiode:

• Is de dienst volledig functioneel
• Mogen alle kernfuncties worden gebruikt (reserveringen, gastgegevens, API, enz.)
• Is geen betaling vereist voor basisfuncties
• Mag de Klant te allen tijde zonder opgaaf van reden annuleren

UITZONDERING — betaalde modules: De volgende premiummodules zijn tijdens de proefperiode niet gratis en moeten onmiddellijk worden betaald:

• Channel Manager (OTA-integratie)
• OTA Live Chat
• Guest reviews
• Fiskaly (fiscale/POS-integratie)

Deze modules zijn niet-restitueerbaar, ook tijdens de proefperiode.

5.2 Na de proefperiode (activering van abonnement)

Na 14 dagen eindigt de gratis proefperiode. Om door te gaan moet de Klant:

1. Handmatig een abonnement activeren → Dashboardknop „Activate subscription”
2. Worden doorgestuurd naar Stripe → betalingsgegevens invoeren
3. Betaling bevestigen → betaald abonnement begint

Door bevestiging van de betaling bij Stripe aanvaardt de Klant impliciet:

• Dat de 14-daagse proefperiode uitvoering van een dienst vormde (Art. 16(m) Directive 2011/83/EU)
• Dat het herroepingsrecht daarmee vervalt
• Dat het abonnement onmiddellijk wordt gefactureerd
• Dat er geen restitutie is na de eerste betaling

Geen automatische activering: Het abonnement wordt NIET automatisch geactiveerd. Actieve betaling is de uitdrukkelijke toestemming van de Klant.

5.3 Betalingsvoorwaarden

• Eerste betaling: na de 14-daagse proefperiode (dag 15)
• Factureringscyclus: maandelijks of jaarlijks (afhankelijk van het plan)
• Betaalmethode: door Stripe aangeboden betaalmethoden
• Incasso: automatisch elke 30 dagen via Stripe
• Verschuldigd: onmiddellijk bij facturering

5.4 Facturen

Facturen worden digitaal verzonden en zijn beschikbaar via Stripe. De Klant kan ze te allen tijde ophalen in het PMS-dashboard onder „Billing & Subscription” → „View invoices”.

5.5 Prijswijzigingen

Prijsverhogingen:

• 30 dagen van tevoren per e-mail gemeld
• Gelden vanaf de volgende factureringscyclus
• Geven de Klant een recht tot opzegging zonder boete (binnen 14 dagen)

5.6 Restituties

Geen restitutie na de proefperiode:

Na de gratis proefperiode, zodra een betaald abonnement is geactiveerd, is er geen restitutie, ook niet bij opzegging van een jaarabonnement.

Dit is geldig omdat de Klant tijdens de proefperiode:

• De volledige functionaliteit van het platform kon gebruiken
• Een weloverwogen beslissing kon nemen
• Uitdrukkelijk heeft aanvaard dat de proefperiode uitvoering van een dienst vormt

Uitzondering bij totale uitval: Indien PMSPilot meer dan 24 uur volledig onbeschikbaar is na activering van het abonnement (>99% downtime), ontvangt de Klant een pro-ratakrediet voor de uitvalperiode (berekend in dagen).

6. BEËINDIGING

6.1 Opzegging door de Klant

Tijdens de 14-daagse proefperiode: Te allen tijde annuleren zonder opgaaf van reden of kosten. Onmiddellijke werking. Er wordt geen abonnement geactiveerd.

Na de proefperiode (betaald abonnement): Te allen tijde opzeggen via het dashboard. Effectief aan het einde van de huidige factureringscyclus (bijv. einde van de maand).

Geen verdere vergoedingen na de beëindigingsdatum.

6.2 Beëindiging door PMSPilot

PMSPilot mag beëindigen indien:

a) De Klant 7+ dagen achterstallig is b) De Klant deze voorwaarden wezenlijk schendt (bijv. verkoop van gegevens, hackpogingen) c) De Klant wetten schendt (bijv. fraude, witwassen) d) Technische/operationele redenen (overmacht, bijv. kritieke beveiligingskwetsbaarheid)

Waar mogelijk geeft PMSPilot 7 dagen kennisgeving om gegevens te exporteren. Bij beveiligingsinbreuken of illegale activiteit kan de kennisgeving worden verkort tot 24–48 uur.

6.3 Gevolgen na beëindiging

• Account en alle gegevens verwijderd na 90 dagen
• Geen verdere vergoedingen
• Klant mag gegevens exporteren (gratis, via API of download)

7. INTELLECTUELE EIGENDOM

7.1 PMSPilot IP

Alle software, ontwerpen, logo’s, merken en content van het PMSPilot-platform zijn eigendom van Koban Management LLC en auteursrechtelijk beschermd. Gebruik is beperkt tot privégebruik, niet-commercieel gebruik als hotelier.

Verboden:

• Reverse engineering, decompilatie
• Commercieel hergebruik
• Verkoop of overdracht aan derden
• Plagiaat van UI/code

7.2 Klantgegevens

De Klant blijft eigenaar van alle geüploade gegevens (gastgegevens, reserveringen, enz.). PMSPilot heeft slechts een gebruiksrecht om de dienst te exploiteren.

PMSPilot zal Klantgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken (bijv. marketing, verkoop aan derden), tenzij de Klant uitdrukkelijk toestemt.

8. SUPPORT & SERVICE LEVEL

8.1 Supportkanalen

• E-mail: [email protected]
• Live chat: WhatsApp, PMSPilot Chat en ticketingfunctie

8.2 Supportaanbod

Standaardsupport voor alle Klanten:

• Reactietijd: 24 uur (werkdagen), 48 uur (weekend)
• E-mail-ticketsysteem
• Knowledge base & self-service

8.3 Omvang van de support

PMSPilot helpt bij:

• Technische problemen en bugs
• Platformfunctionaliteit
• API-integratie
• Beveiligingsvragen
• Op maat gemaakte softwareontwikkeling gerelateerd aan PMSPilot – tegen betaling

PMSPilot helpt NIET bij:

• Advies over bedrijfsstrategie
• Tools van derden (bijv. Booking.com-support)

9. DISCLAIMER & VERBODEN GEBRUIK

9.1 Geen garantie

PMSPilot wordt geleverd „AS IS” zonder garanties van welke aard dan ook (inclusief impliciete). De Klant gebruikt het platform op eigen risico.

Dit sluit in het bijzonder uit:

• Geschiktheid voor een bepaald doel
• Vrijheid van fouten
• Ononderbroken beschikbaarheid

9.2 Verboden activiteiten

De Klant mag het platform niet gebruiken voor:

• Illegale activiteiten (witwassen, fraude, mensenhandel)
• Hacking of ongeautoriseerde toegang
• Verspreiding van malware
• Intimidatie, pesten of discriminatie
• Spam of phishing
• Verkoop of delen van toegangsgegevens
• Geautomatiseerde scraping (behalve met API-toestemming)
• DDoS-aanvallen

Gevolgen: Onmiddellijke opschorting zonder restitutie.

9.3 Compliance & illegaal gebruik

De Klant garandeert dat:

• Zijn bedrijf rechtmatig is in alle landen van exploitatie
• Hij lokale wetten naleeft (arbeid, belasting, milieu, gegevensbescherming)
• Hij PMSPilot niet voor illegale doeleinden gebruikt

PMSPilot mag accounts opschorten bij verdenking van wetsschendingen.

10. VRIJWARING

De Klant stemt ermee in PMSPilot en Koban Management LLC te vrijwaren tegen claims die voortvloeien uit:

a) Het gebruik van PMSPilot door de Klant b) Schending van deze voorwaarden c) Klachten van gasten over gegevensbeveiliging (waar PMSPilot geen schuld heeft) d) Schendingen van lokale wetgeving (bijv. arbeidsrecht, belastingfraude)

Uitzondering: PMSPilot blijft aansprakelijk voor claims veroorzaakt door eigen nalatigheid of wetsschendingen.

11. TOEPASSELIJK RECHT & RECHTSMACHT

11.1 Toepasselijk recht

Deze voorwaarden worden beheerst door de wetten van Wyoming, USA, met de volgende prioriteit:

1. GDPR (gegevensbescherming): indien de Klant in de EU is, gelden de GDPR-regels (Art. 3 GDPR)
2. Lokale consumentenbeschermingswetten: gelden naast het recht van Wyoming
3. Overigens: recht van Wyoming

11.2 Rechtsmacht & arbitrage

Klanten in de EU/EEA (Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland, UK, enz.):

• Forum: plaats van de bedrijfszetel van de Klant
• Of arbitrage onder ICC Rules (London), één arbiter
• Kosten: PMSPilot draagt de arbiterkosten
• Taal: Duits of Engels (keuze van de Klant)

Klanten buiten EU/EEA:

• Forum: Sheridan County, Wyoming, USA
• Of arbitrage onder AAA Rules (Engels)

11.3 Mediation vóór procesvoering

Voor elke rechtszaak komen de partijen een mediationperiode van 30 dagen overeen. Een neutrale mediator probeert het geschil op te lossen. Kosten worden gedeeld.

12. DIVERSE BEPALINGEN

12.1 Volledige overeenkomst

Deze overeenkomst is de volledige overeenkomst tussen Klant en PMSPilot en vervangt alle eerdere overeenkomsten.

12.2 Scheidbaarheid

Indien enig artikel ongeldig is, blijven de overige artikelen geldig. De partijen vervangen de ongeldige clausule door een rechtmatig alternatief.

12.3 Wijzigingen

PMSPilot mag deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden 30 dagen van tevoren per e-mail gemeld. Voortgezet gebruik na 30 dagen geldt als aanvaarding. De Klant mag opzeggen indien hij het niet eens is.

12.4 Contact

Juridisch/Klachten: [email protected] Support: [email protected] Data Protection Officer (DPO): [email protected]

12.5 Taal

Deze voorwaarden zijn beschikbaar in het Duits en Engels. Bij conflict prevaleert de Duitse versie voor EU-klanten.

BIJLAGE A: GEGEVENSVERWERKINGSOVEREENKOMST (DPA) ONDER GDPR ART. 28

Tussen: Klant (Controller) en PMSPilot / Koban Management LLC (Processor)

A.1 Verwerkingsinstructies

De Processor (PMSPilot) verwerkt gegevens alleen op gedocumenteerde instructies van de Klant. Automatische instructies omvatten:

• Reserveringen opslaan
• Gastgegevens verwerken
• Betalingen verwerken
• Rapporten genereren
• Automatische back-ups maken

Verdere instructies moeten schriftelijk zijn ([email protected]).

A.2 Verwerkingsdetails

A.3 Verzoeken van autoriteiten

Indien een autoriteit (bijv. rechtbank, gegevensbeschermingsautoriteit) Klantgegevens opvraagt:

1. PMSPilot informeert de Klant onmiddellijk (tenzij verboden)
2. Juridische toetsing: PMSPilot controleert of het verzoek rechtmatig is
3. Minimale openbaarmaking: alleen gevraagde gegevens worden openbaar gemaakt
4. Documentatie: PMSPilot documenteert alle verzoeken

AANVAARDING

Door registratie op PMSPilot bevestigt de Klant dat hij deze voorwaarden volledig heeft gelezen en aanvaard.

Bijzondere opmerkingen:

• De 14-daagse proefperiode is gratis
• Na dag 14 moet de Klant actief een abonnement activeren en betalen (Stripe)
• Door te betalen bevestigt de Klant dat de proefperiode uitvoering van een dienst vormde
• Er is geen restitutie na de eerste betaling

Aanvaardingsdatum: [Automatisch vastgelegd bij registratie] Bedrijf van de Klant: _______________ Geautoriseerde persoon/e-mail: _______________

© August 2026 Koban Management LLC. All rights reserved.