الشروط والأحكام العامة واتفاقية معالجة البيانات

PMSPilot (Koban Management LLC) سارية اعتبارًا من: 08.08.2026 المشغّل: Koban Management LLC, Wyoming, USA للتواصل: [email protected]

التمهيد

تحكم هذه الشروط استخدام منصة PMSPilot من قبل أصحاب الفنادق ومؤسسات الضيافة والمشغّلين التجاريين الآخرين (كل منهم يُسمّى "العميل"). PMSPilot هو نظام إدارة سحابي للحجوزات وبيانات الضيوف والعمليات التجارية.

الشروط التالية ملزمة. بتسجيل/استخدام المنصة، يقبل العميل بها. إذا اعترض العميل، فيجب عدم استخدام المنصة.

1. نطاق الخدمات

1.1 تعريف الخدمة

توفر PMSPilot الخدمات الأساسية التالية:

• نظام إدارة فنادق سحابي (SaaS)
• إدارة الحجوزات
• تخزين بيانات الضيوف
• اتصالات API مع مديري القنوات وOTAs ومنصات أخرى
• التقارير والتحليلات
• الدعم الفني (انظر القسم 8)

1.2 التوافر

نضمن توافرًا بنسبة 99.0% يُقاس شهريًا (باستثناء الصيانة المخططة والقوة القاهرة).

الصيانة المخططة: بحد أقصى 4 ساعات/شهر، خارج الفترة 06:00–22:00 CET حيثما أمكن.

إذا انخفض التوافر عن الضمان، يحصل العميل على رصيد خدمة (انظر القسم 1.3).

1.3 أرصدة الخدمة

إذا لم يُستوفَ ضمان التوافر:

• توافر 98.5–99.0%: رصيد بنسبة 5% من الرسوم الشهرية
• توافر 98.0–98.5%: رصيد بنسبة 10% من الرسوم الشهرية
• توافر <98.0%: رصيد بنسبة 25% من الرسوم الشهرية

أرصدة الخدمة هي التعويض الوحيد عن مشكلات التوافر.

1.4 ما لا يُضمن

• تشغيل بنسبة 100% (لا يوجد SLA مطلق واقعيًا)
• التوافق مع جميع تطبيقات الأطراف الثالثة
• أن المنصة تلبي متطلبات عملك المحددة
• التوقعات (التوصيات المستندة إلى البيانات إرشادية فقط)

2. التزامات العميل والنسخ الاحتياطي للبيانات

2.1 التزامات العميل

يوافق العميل على:

أ) استراتيجية النسخ الاحتياطي: إجراء نسخ احتياطية مستقلة بانتظام (يوميًا على الأقل) لجميع البيانات الحرجة (الحجوزات، بيانات الضيوف، الفواتير، الأسعار). توفر PMSPilot واجهة تصدير API لهذا الغرض.

ب) أمان كلمات المرور: حماية بيانات تسجيل الدخول ومشاركتها فقط مع الموظفين المصرح لهم. العميل مسؤول عن جميع الأنشطة تحت الحساب.

ج) الامتثال القانوني: ضمان التشغيل القانوني في جميع الولايات القضائية المعمول بها وأن استخدام PMSPilot قانوني.

د) إدخال البيانات بشكل صحيح: البقاء مسؤولًا عن دقة جميع البيانات المُدخلة (الأسعار، التوافر، الأوصاف، معلومات الضيوف).

هـ) تحديثات بيانات OTA: التحقق بانتظام من أن التحديثات التلقائية للأسعار إلى Booking.com وAirbnb وما إلى ذلك تعمل بشكل صحيح. لا تضمن PMSPilot المزامنة الكاملة مع جميع المنصات (انظر القسم 2.2).

2.2 مزامنة الأسعار وإدارة التوافر

مهم: تقوم PMSPilot بمزامنة الأسعار/التوافر مع أطراف ثالثة (Booking.com وAirbnb وExpedia وغيرها). قد تحدث تأخيرات أو أخطاء:

• أخطاء OTA API: قد ترفض OTAs التحديثات أحيانًا (أعطال فنية من جانبها)
• التأخيرات: قد تستغرق التحديثات من 15 دقيقة إلى ساعتين
• الحجوزات المزدوجة: رغم المزامنة، يمكن نظريًا حدوث حجوزات مزدوجة (نادرة جدًا)

واجب العميل: التحقق يوميًا من قنوات OTA (لوحة Booking.com، تقويم Airbnb، إلخ) وتصحيح الأخطاء فورًا.

PMSPilot غير مسؤولة عن:

• الخسائر المالية الناتجة عن أخطاء التسعير (مثلًا €50 بدلًا من €150)
• الحجوزات المفقودة بسبب أخطاء التوافر
• غرامات أو عقوبات OTA (مثلًا عقوبات Booking.com بسبب كثرة الإلغاءات)

يتحمل العميل المسؤولية الكاملة عن فحوصات الأسعار وتصحيحات التوافر.

3. تحديد المسؤولية

3.1 استبعاد الأضرار غير المباشرة

لا تتحمل PMSPilot ولا Koban Management LLC المسؤولية عن:

• الأرباح المفقودة / الإيرادات المفقودة
• المدخرات المفقودة
• الضرر بالسمعة أو الصورة
• الأضرار غير المباشرة أو التبعية أو العقابية أو المثالية
• فقدان البيانات أو تلفها عندما فشل العميل في الحفاظ على النسخ الاحتياطية
• أخطاء الأطراف الثالثة (OTAs، مديرو القنوات، مزودو الدفع)

3.2 سقف المسؤولية

تحت أي ظرف من الظروف، لن تتجاوز مسؤولية PMSPilot/Koban Management LLC:

مجموع جميع الرسوم التي دفعها العميل خلال الأشهر الثلاثة السابقة للمطالبة.

مثال: دفع €50/شهر = أقصى مسؤولية €150. مثال: دفع €200/شهر = أقصى مسؤولية €600.

ينطبق هذا على:

• التوقف وفقدان البيانات
• مزامنة الأسعار المعيبة
• أي نوع من الضرر

3.3 استثناءات من سقف المسؤولية

لا ينطبق سقف المسؤولية في حالات:

أ) الإهمال الجسيم أو سوء السلوك المتعمد من جانب PMSPilot (مثل الحذف المتعمد لبياناتك) ب) مطالبات حماية البيانات (GDPR/CCPA): تبقى التعويضات بموجب Art. 82 GDPR قائمة ج) قوانين حماية المستهلك: تبقى الحماية القانونية في ألمانيا/النمسا/سويسرا قائمة د) خرق هذه الاتفاقية من جانب PMSPilot (ولكن فقط حتى سقف المسؤولية)

4. حماية البيانات والمعالجة (GDPR ART. 28)

4.1 الأدوار

• المتحكم (Controller): العميل (أنت كصاحب فندق)
• المعالج (Processor): PMSPilot / Koban Management LLC
• المعالجون الفرعيون (Sub-processors): انظر القسم 4.3

4.2 نطاق المعالجة

تعالج PMSPilot البيانات الشخصية التالية فقط لتقديم خدمات PMS:

بيانات الضيوف:

• الاسم، البريد الإلكتروني، الهاتف
• العنوان
• معلومات الدفع (مخزنة مشفرة)
• سجل الحجوزات
• الاحتياجات الخاصة (الحساسية، وسائل المساعدة على الحركة)
• بيانات جواز السفر (مخزنة في R2)

بيانات الأعمال:

• معلومات حساب العميل
• سجلات الاستخدام (مجهولة الهوية)
• سجل المدفوعات

الغرض: إدارة الحجوزات، معالجة المدفوعات، خدمة الضيوف، الامتثال

المدة: أثناء نشاط الخدمة + الاحتفاظ القانوني (3–10 سنوات حسب الولاية القضائية للفواتير/الامتثال)

4.3 المعالجون الفرعيون

تستخدم PMSPilot المعالجين الفرعيين التاليين:

حق الاعتراض: يجوز للعميل الاعتراض كتابيًا على معالج فرعي جديد خلال 30 يومًا ([email protected]). عند اعتراض مبرر، يجوز للعميل الإنهاء دون غرامة.

نُخطر بالمعالجين الفرعيين الجدد عبر البريد الإلكتروني قبل 30 يومًا على الأقل من التنفيذ.

4.4 التدابير التقنية والتنظيمية (TOMs)

تطبّق PMSPilot تدابير الأمان التالية:

التدابير التقنية:

• تشفير AES-256 للبيانات في حالة السكون
• تشفير TLS 1.3 للبيانات أثناء النقل
• WAF (Web Application Firewall) ضد الهجمات
• أنظمة نسخ احتياطي آلية (يوميًا)
• Intrusion Detection System (IDS)
• تصحيحات أمنية منتظمة (خلال 7 أيام للثغرات الحرجة)

التدابير التنظيمية:

• التحكم في الوصول القائم على الأدوار (RBAC)
• المصادقة الثنائية (2FA) لجميع الحسابات
• تدريب الموظفين على حماية البيانات (سنويًا)
• التزامات السرية لجميع الموظفين
• سجلات تدقيق للوصول إلى البيانات
• خطة الاستجابة للحوادث (واجب الإخطار خلال 72 ساعة، انظر 4.5)

يحصل العميل على تقرير أمني حالي عند الطلب.

4.5 خروقات البيانات الشخصية والإخطار

التزام PMSPilot: إذا وقع خرق للبيانات الشخصية (وصول غير مصرح به، تسريب بيانات)، فإن PMSPilot ستقوم بما يلي:

1. إخطار العميل دون تأخير غير مبرر (بحد أقصى 72 ساعة)
2. الإعلام بطبيعة الخرق، والبيانات/الأشخاص المتأثرين، والعواقب المحتملة والتدابير المتخذة
3. دعم العميل في إخطار أصحاب البيانات والسلطات

التزام العميل: العميل مسؤول عن إخطار السلطة الإشرافية وأصحاب البيانات حيثما كان ذلك مطلوبًا.

4.6 قابلية نقل البيانات والحذف

التصدير: يجوز للعميل تصدير جميع البيانات في أي وقت (API أو تصدير دفعي). الصيغ: CSV، Excel.

الحذف بعد انتهاء العقد:

• البيانات الحية: تُحذف فورًا
• النسخ الاحتياطية: تُحذف خلال 7 أيام (نافذة الاسترداد)
• الفواتير/سجلات التدقيق: تُحتفظ بها 7 سنوات (متطلب قانوني)
• أسماء الضيوف (GDPR Art. 17): تُحذف بناءً على طلب العميل (ما لم ينطبق الاحتفاظ القانوني)

يحصل العميل على تأكيد الحذف عبر البريد الإلكتروني.

4.7 مواقع البيانات (الولاية القضائية)

• التخزين الأساسي: أوروبا (Cloudflare)
• النسخ الاحتياطية: أوروبا
• المعالجة: حيثما يلزم لتشغيل الخدمة

بالنسبة لعملاء الاتحاد الأوروبي: تُحمى عمليات النقل بموجب Standard Contractual Clauses (SCCs).

5. المدفوعات والفوترة

5.1 فترة تجريبية لمدة 14 يومًا

تقدم PMSPilot لكل عميل جديد فترة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا. خلال الفترة التجريبية:

• الخدمة تعمل بالكامل
• يجوز استخدام جميع الميزات الأساسية (الحجوزات، بيانات الضيوف، API، إلخ)
• لا يلزم دفع مقابل الميزات الأساسية
• يجوز للعميل الإلغاء في أي وقت دون سبب

استثناء — الوحدات المدفوعة: الوحدات المميزة التالية ليست مجانية أثناء الفترة التجريبية ويجب دفعها فورًا:

• Channel Manager (تكامل OTA)
• OTA Live Chat
• Guest reviews
• Fiskaly (تكامل مالي/نقاط البيع)

هذه الوحدات غير قابلة للاسترداد، بما في ذلك أثناء الفترة التجريبية.

5.2 بعد الفترة التجريبية (تفعيل الاشتراك)

بعد 14 يومًا تنتهي الفترة التجريبية المجانية. للاستمرار، يجب على العميل:

1. تفعيل اشتراك يدويًا ← زر لوحة التحكم "Activate subscription"
2. إعادة التوجيه إلى Stripe ← إدخال بيانات الدفع
3. تأكيد الدفع ← يبدأ الاشتراك المدفوع

بتأكيد الدفع لدى Stripe، يقبل العميل ضمنيًا:

• أن الفترة التجريبية لمدة 14 يومًا شكّلت أداء خدمة (Art. 16(m) Directive 2011/83/EU)
• أن حق الانسحاب ينتهي بذلك
• أن الاشتراك يُفوتر فورًا
• أنه لا يوجد استرداد بعد الدفعة الأولى

لا تفعيل تلقائي: لا يُفعَّل الاشتراك تلقائيًا. الدفع النشط هو موافقة العميل الصريحة.

5.3 شروط الدفع

• الدفعة الأولى: بعد الفترة التجريبية لمدة 14 يومًا (اليوم 15)
• دورة الفوترة: شهرية أو سنوية (حسب الخطة)
• طريقة الدفع: طرق الدفع المقدمة عبر Stripe
• التحصيل: تلقائيًا كل 30 يومًا عبر Stripe
• الاستحقاق: فورًا عند الفوترة

5.4 الفواتير

تُرسل الفواتير رقميًا وتكون متاحة عبر Stripe. يمكن للعميل استرجاعها في أي وقت في لوحة تحكم PMS تحت "Billing & Subscription" ← "View invoices".

5.5 تغييرات الأسعار

زيادات الأسعار:

• يُخطر بها عبر البريد الإلكتروني قبل 30 يومًا
• تسري اعتبارًا من دورة الفوترة التالية
• تمنح العميل حق الإنهاء دون غرامة (خلال 14 يومًا)

5.6 الاستردادات

لا استرداد بعد الفترة التجريبية:

بعد الفترة التجريبية المجانية، بمجرد تفعيل اشتراك مدفوع، لا يوجد استرداد، بما في ذلك عند إلغاء خطة سنوية.

هذا ساري لأن العميل خلال الفترة التجريبية:

• استطاع استخدام وظائف المنصة الكاملة
• استطاع اتخاذ قرار مستنير
• قبل صراحةً أن الفترة التجريبية تشكّل أداء خدمة

استثناء لانقطاع كامل: إذا كانت PMSPilot غير متاحة تمامًا لأكثر من 24 ساعة بعد تفعيل الاشتراك (توقف >99%)، يحصل العميل على رصيد تناسبي لفترة الانقطاع (يُحسب بالأيام).

6. الإنهاء

6.1 إنهاء العميل

خلال الفترة التجريبية لمدة 14 يومًا: الإلغاء في أي وقت دون سبب أو رسوم. أثر فوري. لا يُفعَّل أي اشتراك.

بعد الفترة التجريبية (اشتراك مدفوع): الإلغاء في أي وقت عبر لوحة التحكم. يسري في نهاية دورة الفوترة الحالية (مثل نهاية الشهر).

لا توجد رسوم إضافية بعد تاريخ الإنهاء.

6.2 الإنهاء من جانب PMSPilot

يجوز لـ PMSPilot الإنهاء إذا:

أ) تأخر العميل 7+ أيام في السداد ب) خرق العميل هذه الشروط بشكل جوهري (مثل بيع البيانات، محاولات الاختراق) ج) انتهاك العميل للقوانين (مثل الاحتيال، غسيل الأموال) د) أسباب تقنية/تشغيلية (قوة قاهرة، مثل ثغرة أمنية حرجة)

حيثما أمكن، تمنح PMSPilot إشعارًا لمدة 7 أيام لتصدير البيانات. بالنسبة للخروقات الأمنية أو النشاط غير القانوني، قد يُختصر الإشعار إلى 24–48 ساعة.

6.3 العواقب بعد الإنهاء

• يُحذف الحساب وجميع البيانات بعد 90 يومًا
• لا توجد رسوم إضافية
• يجوز للعميل تصدير البيانات (مجانًا، عبر API أو التنزيل)

7. الملكية الفكرية

7.1 ملكية PMSPilot الفكرية

جميع البرمجيات والتصاميم والشعارات والعلامات التجارية والمحتوى لمنصة PMSPilot مملوكة لـ Koban Management LLC ومحمية بحقوق النشر. الاستخدام محدود للاستخدام الخاص غير التجاري كصاحب فندق.

محظور:

• الهندسة العكسية، إلغاء التجميع
• إعادة الاستخدام التجاري
• البيع أو النقل لأطراف ثالثة
• انتحال واجهة المستخدم/الكود

7.2 بيانات العميل

يبقى العميل مالكًا لجميع البيانات المرفوعة (بيانات الضيوف، الحجوزات، إلخ). لدى PMSPilot حق استخدام فقط لتشغيل الخدمة.

لن تستخدم PMSPilot بيانات العميل لأغراض أخرى (مثل التسويق، البيع لأطراف ثالثة) ما لم يوافق العميل صراحةً.

8. الدعم ومستوى الخدمة

8.1 قنوات الدعم

• البريد الإلكتروني: [email protected]
• الدردشة المباشرة: WhatsApp وPMSPilot Chat ووظيفة التذاكر

8.2 عرض الدعم

الدعم القياسي لجميع العملاء:

• وقت الاستجابة: 24 ساعة (أيام العمل)، 48 ساعة (عطلة نهاية الأسبوع)
• نظام تذاكر البريد الإلكتروني
• قاعدة المعرفة والخدمة الذاتية

8.3 نطاق الدعم

تساعد PMSPilot في:

• المشكلات التقنية والأخطاء
• وظائف المنصة
• تكامل API
• أسئلة الأمان
• تطوير برمجيات مخصصة متعلقة بـ PMSPilot – مقابل رسوم

PMSPilot لا تساعد في:

• استشارات استراتيجية الأعمال
• أدوات الأطراف الثالثة (مثل دعم Booking.com)

9. إخلاء المسؤولية والاستخدام المحظور

9.1 لا ضمان

تُقدَّم PMSPilot "كما هي" (AS IS) دون ضمانات من أي نوع (بما في ذلك الضمنية). يستخدم العميل المنصة على مسؤوليته الخاصة.

يستثني هذا بشكل خاص:

• الملاءمة لغرض معين
• الخلو من الأخطاء
• التوافر دون انقطاع

9.2 الأنشطة المحظورة

يجب على العميل عدم استخدام المنصة من أجل:

• الأنشطة غير القانونية (غسيل الأموال، الاحتيال، الاتجار بالبشر)
• الاختراق أو الوصول غير المصرح به
• توزيع البرمجيات الخبيثة
• المضايقة أو التنمر أو التمييز
• البريد المزعج أو التصيد الاحتيالي
• بيع أو مشاركة بيانات اعتماد الوصول
• الاستخراج الآلي (scraping) (إلا بإذن API)
• هجمات DDoS

العواقب: تعليق فوري دون استرداد.

9.3 الامتثال والاستخدام غير القانوني

يضمن العميل أن:

• عمله قانوني في جميع بلدان التشغيل
• يمتثل للقوانين المحلية (العمل، الضرائب، البيئة، حماية البيانات)
• لا يستخدم PMSPilot لأغراض غير قانونية

يجوز لـ PMSPilot تعليق الحسابات عند الاشتباه في انتهاكات قانونية.

10. التعويض

يوافق العميل على تعويض PMSPilot وKoban Management LLC ضد المطالبات الناشئة عن:

أ) استخدام العميل لـ PMSPilot ب) خرق هذه الشروط ج) شكاوى الضيوف بشأن أمن البيانات (حيث لا تكون PMSPilot مخطئة) د) انتهاكات القانون المحلي (مثل قانون العمل، التهرب الضريبي)

استثناء: تبقى PMSPilot مسؤولة عن المطالبات الناجمة عن إهمالها أو انتهاكاتها القانونية.

11. القانون الحاكم والاختصاص القضائي

11.1 القانون المعمول به

تخضع هذه الشروط لقوانين Wyoming, USA، بالأولوية التالية:

1. GDPR (حماية البيانات): إذا كان العميل في الاتحاد الأوروبي، تُطبَّق قواعد GDPR (Art. 3 GDPR)
2. قوانين حماية المستهلك المحلية: تُطبَّق بالإضافة إلى قانون Wyoming
3. خلاف ذلك: قانون Wyoming

11.2 الاختصاص والتحكيم

العملاء في EU/EEA (ألمانيا، النمسا، سويسرا، المملكة المتحدة، إلخ):

• المكان: مقر عمل العميل
• أو التحكيم بموجب قواعد ICC (لندن)، محكّم واحد
• التكاليف: تتحمل PMSPilot رسوم المحكّم
• اللغة: الألمانية أو الإنجليزية (اختيار العميل)

العملاء خارج EU/EEA:

• المكان: Sheridan County, Wyoming, USA
• أو التحكيم بموجب قواعد AAA (الإنجليزية)

11.3 الوساطة قبل التقاضي

قبل أي دعوى قضائية، توافق الأطراف على فترة وساطة لمدة 30 يومًا. يحاول وسيط محايد حل النزاع. تُقاسم التكاليف.

12. أحكام متفرقة

12.1 الاتفاقية الكاملة

هذه الاتفاقية هي الاتفاق الكامل بين العميل وPMSPilot وتحل محل جميع الاتفاقيات السابقة.

12.2 قابلية الفصل

إذا كان أي قسم غير صالح، تبقى الأقسام المتبقية صالحة. تستبدل الأطراف البند غير الصالح ببديل قانوني.

12.3 التعديلات

يجوز لـ PMSPilot تعديل هذه الشروط. يُخطر بالتغييرات عبر البريد الإلكتروني قبل 30 يومًا. يشكل الاستمرار في الاستخدام بعد 30 يومًا قبولًا. يجوز للعميل الإنهاء إذا لم يوافق.

12.4 التواصل

الشؤون القانونية/الشكاوى: [email protected] الدعم: [email protected] مسؤول حماية البيانات (DPO): [email protected]

12.5 اللغة

هذه الشروط متاحة بالألمانية والإنجليزية. في حالة التعارض، تسود النسخة الألمانية لعملاء الاتحاد الأوروبي.

الملحق أ: اتفاقية معالجة البيانات (DPA) بموجب GDPR ART. 28

بين: العميل (Controller) وPMSPilot / Koban Management LLC (Processor)

A.1 تعليمات المعالجة

يعالج المعالج (PMSPilot) البيانات فقط بناءً على تعليمات موثقة من العميل. تشمل التعليمات التلقائية:

• تخزين الحجوزات
• معالجة بيانات الضيوف
• معالجة المدفوعات
• إنشاء التقارير
• إنشاء نسخ احتياطية تلقائية

يجب أن تكون التعليمات الإضافية كتابية ([email protected]).

A.2 تفاصيل المعالجة

A.3 طلبات السلطات

إذا طلبت سلطة (مثل محكمة، هيئة حماية بيانات) بيانات العميل:

1. تُعلم PMSPilot العميل فورًا (ما لم يكن ذلك محظورًا)
2. المراجعة القانونية: تتحقق PMSPilot مما إذا كان الطلب قانونيًا
3. الإفصاح الأدنى: يُفصح فقط عن البيانات المطلوبة
4. التوثيق: توثق PMSPilot جميع الطلبات

القبول

بتسجيله في PMSPilot، يؤكد العميل أنه قد قرأ هذه الشروط بالكامل وقبلها.

ملاحظات خاصة:

• الفترة التجريبية لمدة 14 يومًا مجانية
• بعد اليوم 14 يجب على العميل تفعيل ودفع اشتراك بشكل نشط (Stripe)
• بالدفع، يؤكد العميل أن الفترة التجريبية شكّلت أداء خدمة
• لا يوجد استرداد بعد الدفعة الأولى

تاريخ القبول: [يُسجَّل تلقائيًا عند التسجيل] شركة العميل: _______________ الشخص المصرح/البريد الإلكتروني: _______________

© August 2026 Koban Management LLC. All rights reserved.