CONDITIONS GÉNÉRALES ET ACCORD DE TRAITEMENT DES DONNÉES

PMSPilot (Koban Management LLC) En vigueur à compter du : 08.08.2026 Exploitant : Koban Management LLC, Wyoming, USA Contact : [email protected]

PRÉAMBULE

Les présentes conditions régissent l'utilisation de la plateforme PMSPilot par les hôteliers, les entreprises d'hébergement et d'autres opérateurs commerciaux (chacun un « Client »). PMSPilot est un système de gestion basé sur le cloud pour les réservations, les données des clients et les processus métier.

Les conditions suivantes sont contraignantes. En s'inscrivant/utilisant la plateforme, le Client les accepte. En cas d'opposition du Client, la plateforme ne doit pas être utilisée.

1. PÉRIMÈTRE DES SERVICES

1.1 Définition du service

PMSPilot fournit les services principaux suivants :

• Système de gestion hôtelière basé sur le cloud (SaaS)
• Gestion des réservations
• Stockage des données des clients
• Connexions API aux channel managers, OTA et autres plateformes
• Reporting et analytique
• Support technique (voir section 8)

1.2 Disponibilité

Nous garantissons une disponibilité de 99,0 % mesurée mensuellement (hors maintenance planifiée et force majeure).

Maintenance planifiée : max. 4 heures/mois, en dehors de 06:00–22:00 CET dans la mesure du possible.

Si la disponibilité tombe en dessous de la garantie, le Client reçoit un crédit de service (voir section 1.3).

1.3 Crédits de service

Si la garantie de disponibilité n'est pas respectée :

• Disponibilité 98,5–99,0 % : crédit de 5 % sur le forfait mensuel
• Disponibilité 98,0–98,5 % : crédit de 10 % sur le forfait mensuel
• Disponibilité <98,0 % : crédit de 25 % sur le forfait mensuel

Les crédits de service constituent le seul recours en cas de problèmes de disponibilité.

1.4 Ce qui N'EST PAS garanti

• Disponibilité à 100 % (aucun SLA n'est réalistement absolu)
• Compatibilité avec toutes les applications tierces
• Que la plateforme réponde aux exigences commerciales spécifiques du Client
• Prévisions (les recommandations fondées sur les données sont uniquement indicatives)

2. OBLIGATIONS DU CLIENT ET SAUVEGARDE DES DONNÉES

2.1 Obligations du Client

Le Client s'engage à :

a) Stratégie de sauvegarde : Effectuer régulièrement (au moins quotidiennement) des sauvegardes indépendantes de toutes les données critiques (réservations, données des clients, factures, tarifs). PMSPilot fournit une API d'export à cet effet.

b) Sécurité des mots de passe : Protéger les identifiants de connexion et ne les partager qu'avec le personnel autorisé. Le Client est responsable de toute activité effectuée sous le compte.

c) Conformité légale : Garantir une exploitation licite dans toutes les juridictions applicables et que l'utilisation de PMSPilot est licite.

d) Saisie correcte des données : Rester responsable de l'exactitude de toutes les données saisies (tarifs, disponibilité, descriptions, informations sur les clients).

e) Mises à jour des données OTA : Vérifier régulièrement que les mises à jour automatiques des prix vers Booking.com, Airbnb, etc. fonctionnent correctement. PMSPilot ne garantit pas une synchronisation complète avec toutes les plateformes (voir section 2.2).

2.2 Synchronisation des prix et gestion de la disponibilité

IMPORTANT : PMSPilot synchronise les prix/disponibilités avec des tiers (Booking.com, Airbnb, Expedia, etc.). Des retards ou des erreurs peuvent survenir :

• Erreurs d'API OTA : les OTA peuvent occasionnellement rejeter des mises à jour (pannes techniques de leur côté)
• Retards : les mises à jour peuvent prendre de 15 minutes à 2 heures
• Doubles réservations : malgré la synchronisation, des doubles réservations peuvent théoriquement se produire (très rares)

Obligation du Client : Vérifier quotidiennement les canaux OTA (tableau de bord Booking.com, calendrier Airbnb, etc.) et corriger immédiatement les erreurs.

PMSPilot n'est PAS responsable de :

• Pertes financières résultant d'erreurs de prix (p. ex. €50 au lieu de €150)
• Réservations perdues en raison d'erreurs de disponibilité
• Amendes ou pénalités OTA (p. ex. pénalités Booking.com pour de nombreuses annulations)

Le Client assume l'entière responsabilité des vérifications de prix et des corrections de disponibilité.

3. LIMITATION DE RESPONSABILITÉ

3.1 Exclusion des dommages indirects

Ni PMSPilot ni Koban Management LLC ne sont responsables de :

• Manque à gagner / revenus perdus
• Économies perdues
• Atteinte à la réputation ou à l'image
• Dommages indirects, consécutifs, punitifs ou exemplaires
• Perte ou corruption de données lorsque le Client n'a pas maintenu de sauvegardes
• Erreurs de tiers (OTA, channel managers, prestataires de paiement)

3.2 Plafond de responsabilité

En AUCUNE circonstance PMSPilot/Koban Management LLC ne sera responsable pour un montant supérieur à :

La somme de tous les frais payés par le Client au cours des 3 mois précédant la réclamation.

Exemple : €50/mois payés = responsabilité maximale de €150. Exemple : €200/mois payés = responsabilité maximale de €600.

Cela s'applique à :

• Interruptions de service et perte de données
• Synchronisation des prix défectueuse
• Tout type de dommage

3.3 Exceptions au plafond de responsabilité

Le plafond de responsabilité ne s'applique PAS en cas de :

a) Faute lourde ou faute intentionnelle de PMSPilot (p. ex. suppression intentionnelle de vos données) b) Réclamations en matière de protection des données (GDPR/CCPA) : les dommages au titre de l'Art. 82 GDPR restent intacts c) Lois de protection des consommateurs : la protection légale en Allemagne/Autriche/Suisse reste intacte d) Violation du présent accord par PMSPilot (mais uniquement jusqu'au plafond de responsabilité)

4. PROTECTION DES DONNÉES ET TRAITEMENT (GDPR ART. 28)

4.1 Rôles

• Responsable du traitement : Le Client (vous en tant qu'hôtelier)
• Sous-traitant : PMSPilot / Koban Management LLC
• Sous-traitants ultérieurs : Voir section 4.3

4.2 Périmètre du traitement

PMSPilot traite les données personnelles suivantes uniquement pour fournir les services PMS :

Données des clients :

• Nom, e-mail, téléphone
• Adresse
• Informations de paiement (stockées chiffrées)
• Historique des réservations
• Besoins particuliers (allergies, aides à la mobilité)
• Données de passeport (stockées dans R2)

Données professionnelles :

• Informations du compte Client
• Journaux d'utilisation (anonymisés)
• Historique des paiements

Finalité : gestion des réservations, traitement des paiements, service client, conformité

Durée : pendant que le service est actif + conservation légale (3–10 ans selon la juridiction pour factures/conformité)

4.3 Sous-traitants ultérieurs

PMSPilot utilise les sous-traitants ultérieurs suivants :

Droit d'opposition : Le Client peut s'opposer par écrit à un nouveau sous-traitant ultérieur dans un délai de 30 jours ([email protected]). En cas d'opposition justifiée, le Client peut résilier sans pénalité.

Nous notifions les nouveaux sous-traitants ultérieurs par e-mail au moins 30 jours avant la mise en œuvre.

4.4 Mesures techniques et organisationnelles (MTO)

PMSPilot met en œuvre les mesures de sécurité suivantes :

Mesures techniques :

• Chiffrement AES-256 pour les données au repos
• Chiffrement TLS 1.3 pour les données en transit
• WAF (Web Application Firewall) contre les attaques
• Systèmes de sauvegarde automatisés (quotidiens)
• Intrusion Detection System (IDS)
• Correctifs de sécurité réguliers (sous 7 jours pour les vulnérabilités critiques)

Mesures organisationnelles :

• Contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC)
• Authentification à deux facteurs (2FA) pour tous les comptes
• Formation du personnel à la protection des données (annuelle)
• Obligations de confidentialité pour l'ensemble du personnel
• Journaux d'audit pour l'accès aux données
• Plan de réponse aux incidents (obligation de notification sous 72 heures, voir 4.5)

Le Client reçoit un rapport de sécurité à jour sur demande.

4.5 Violations de données personnelles et notification

Obligation de PMSPilot : En cas de violation de données personnelles (accès non autorisé, fuite de données), PMSPilot :

1. Notifie le Client sans retard indu (max. 72 heures)
2. Informe sur la nature de la violation, les données/personnes concernées, les conséquences probables et les mesures prises
3. Soutient le Client dans la notification aux personnes concernées et aux autorités

Obligation du Client : Le Client est responsable de la notification à l'autorité de contrôle et aux personnes concernées lorsque cela est requis.

4.6 Portabilité et suppression des données

Export : Le Client peut exporter toutes les données à tout moment (API ou export par lots). Formats : CSV, Excel.

Suppression après la fin du contrat :

• Données en direct : supprimées immédiatement
• Sauvegardes : supprimées sous 7 jours (fenêtre de récupération)
• Factures/journaux d'audit : conservés 7 ans (exigence légale)
• Noms des clients (GDPR Art. 17) : supprimés à la demande du Client (sauf si une conservation légale s'applique)

Le Client reçoit une confirmation de suppression par e-mail.

4.7 Localisation des données (juridiction)

• Stockage principal : Europe (Cloudflare)
• Sauvegardes : Europe
• Traitement : là où cela est requis pour le fonctionnement du service

Pour les clients de l'UE : les transferts sont protégés par des Clauses Contractuelles Types (SCC).

5. PAIEMENTS ET FACTURATION

5.1 Essai de 14 jours

PMSPilot offre à chaque nouveau Client un essai gratuit de 14 jours. Pendant l'essai :

• Le service est pleinement fonctionnel
• Toutes les fonctionnalités principales peuvent être utilisées (réservations, données des clients, API, etc.)
• Aucun paiement requis pour les fonctionnalités de base
• Le Client peut annuler à tout moment sans motif

EXCEPTION — modules payants : Les modules premium suivants ne sont pas gratuits pendant l'essai et doivent être payés immédiatement :

• Channel Manager (intégration OTA)
• OTA Live Chat
• Guest reviews
• Fiskaly (intégration fiscale/POS)

Ces modules ne sont pas remboursables, y compris pendant l'essai.

5.2 Après l'essai (activation de l'abonnement)

Après 14 jours, l'essai gratuit se termine. Pour continuer, le Client doit :

1. Activer manuellement un abonnement → bouton du tableau de bord « Activate subscription »
2. Être redirigé vers Stripe → saisir les coordonnées de paiement
3. Confirmer le paiement → l'abonnement payant commence

En confirmant le paiement chez Stripe, le Client accepte implicitement :

• Que l'essai de 14 jours a constitué l'exécution d'un service (Art. 16(m) Directive 2011/83/EU)
• Que le droit de rétractation expire de ce fait
• Que l'abonnement est facturé immédiatement
• Qu'il n'y a pas de remboursement après le premier paiement

Pas d'activation automatique : L'abonnement N'EST PAS activé automatiquement. Le paiement actif constitue le consentement exprès du Client.

5.3 Conditions de paiement

• Premier paiement : après l'essai de 14 jours (jour 15)
• Cycle de facturation : mensuel ou annuel (selon le forfait)
• Mode de paiement : modes de paiement Stripe proposés
• Encaissement : automatiquement tous les 30 jours via Stripe
• Échéance : immédiatement à la facturation

5.4 Factures

Les factures sont envoyées numériquement et disponibles via Stripe. Le Client peut les récupérer à tout moment dans le tableau de bord PMS sous « Billing & Subscription » → « View invoices ».

5.5 Modifications des prix

Augmentations de prix :

• Notifiées par e-mail 30 jours à l'avance
• S'appliquent à partir du cycle de facturation suivant
• Confèrent au Client un droit de résiliation sans pénalité (dans un délai de 14 jours)

5.6 Remboursements

Pas de remboursement après l'essai :

Après l'essai gratuit, une fois un abonnement payant activé, il n'y a pas de remboursement, y compris en cas d'annulation d'un forfait annuel.

Ceci est valable car pendant l'essai le Client :

• A pu utiliser toutes les fonctionnalités de la plateforme
• A pu prendre une décision éclairée
• A accepté explicitement que l'essai constitue l'exécution d'un service

Exception en cas d'interruption totale : Si PMSPilot est complètement indisponible pendant plus de 24 heures après l'activation de l'abonnement (indisponibilité >99 %), le Client reçoit un crédit au prorata pour la période d'interruption (calculé en jours).

6. RÉSILIATION

6.1 Résiliation par le Client

Pendant l'essai de 14 jours : Annuler à tout moment sans motif ni frais. Effet immédiat. Aucun abonnement n'est activé.

Après l'essai (abonnement payant) : Annuler à tout moment via le tableau de bord. Effective à la fin du cycle de facturation en cours (p. ex. fin du mois).

Aucun frais supplémentaire après la date de résiliation.

6.2 Résiliation par PMSPilot

PMSPilot peut résilier si :

a) Le Client a un retard de paiement de 7+ jours b) Le Client viole matériellement les présentes conditions (p. ex. vente de données, tentatives de piratage) c) Le Client viole les lois (p. ex. fraude, blanchiment d'argent) d) Raisons techniques/opérationnelles (force majeure, p. ex. vulnérabilité de sécurité critique)

Dans la mesure du possible, PMSPilot accorde un préavis de 7 jours pour exporter les données. En cas de violations de sécurité ou d'activité illégale, le préavis peut être réduit à 24–48 heures.

6.3 Conséquences après la résiliation

• Compte et toutes les données supprimés après 90 jours
• Aucun frais supplémentaire
• Le Client peut exporter les données (gratuitement, via API ou téléchargement)

7. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

7.1 PI de PMSPilot

Tous les logiciels, designs, logos, marques et contenus de la plateforme PMSPilot appartiennent à Koban Management LLC et sont protégés par le droit d'auteur. L'utilisation est limitée à un usage privé et non commercial en tant qu'hôtelier.

Interdit :

• Ingénierie inverse, décompilation
• Réutilisation commerciale
• Vente ou cession à des tiers
• Plagiat de l'UI/du code

7.2 Données du Client

Le Client reste propriétaire de toutes les données téléversées (données des clients, réservations, etc.). PMSPilot dispose d'un droit d'utilisation uniquement pour exploiter le service.

PMSPilot n'utilisera pas les données du Client à d'autres fins (p. ex. marketing, vente à des tiers) sauf consentement exprès du Client.

8. SUPPORT ET NIVEAU DE SERVICE

8.1 Canaux de support

• E-mail : [email protected]
• Chat en direct : WhatsApp, PMSPilot Chat et fonction ticket

8.2 Offre de support

Support standard pour tous les Clients :

• Temps de réponse : 24 heures (jours ouvrés), 48 heures (week-end)
• Système de tickets par e-mail
• Base de connaissances et libre-service

8.3 Périmètre du support

PMSPilot aide pour :

• Problèmes techniques et bugs
• Fonctionnalités de la plateforme
• Intégration API
• Questions de sécurité
• Développement logiciel personnalisé lié à PMSPilot – payant

PMSPilot n'aide PAS pour :

• Conseil en stratégie commerciale
• Outils tiers (p. ex. support Booking.com)

9. EXCLUSION DE GARANTIE ET USAGE INTERDIT

9.1 Aucune garantie

PMSPilot est fourni « AS IS » sans garanties d'aucune sorte (y compris implicites). Le Client utilise la plateforme à ses propres risques.

Cela exclut en particulier :

• L'adéquation à un usage particulier
• L'absence d'erreurs
• La disponibilité ininterrompue

9.2 Activités interdites

Le Client ne doit pas utiliser la plateforme pour :

• Activités illégales (blanchiment d'argent, fraude, traite des êtres humains)
• Piraterie ou accès non autorisé
• Distribution de logiciels malveillants
• Harcèlement, intimidation ou discrimination
• Spam ou phishing
• Vente ou partage d'identifiants d'accès
• Scraping automatisé (sauf avec autorisation API)
• Attaques DDoS

Conséquences : Suspension immédiate sans remboursement.

9.3 Conformité et usage illégal

Le Client garantit que :

• Son activité est licite dans tous les pays d'exploitation
• Il respecte les lois locales (travail, fiscalité, environnement, protection des données)
• Il n'utilise pas PMSPilot à des fins illégales

PMSPilot peut suspendre des comptes en cas de suspicion d'infractions légales.

10. INDEMNISATION

Le Client accepte d'indemniser PMSPilot et Koban Management LLC contre les réclamations résultant de :

a) L'utilisation de PMSPilot par le Client b) La violation des présentes conditions c) Les plaintes de clients concernant la sécurité des données (lorsque PMSPilot n'est pas en faute) d) Les violations du droit local (p. ex. droit du travail, fraude fiscale)

Exception : PMSPilot reste responsable des réclamations causées par sa propre négligence ou ses propres infractions légales.

11. DROIT APPLICABLE ET JURIDICTION

11.1 Droit applicable

Les présentes conditions sont régies par les lois du Wyoming, USA, avec la priorité suivante :

1. GDPR (protection des données) : si le Client se trouve dans l'UE, les règles du GDPR s'appliquent (Art. 3 GDPR)
2. Lois locales de protection des consommateurs : s'appliquent en complément du droit du Wyoming
3. Sinon : droit du Wyoming

11.2 Juridiction et arbitrage

Clients dans l'UE/EEE (Allemagne, Autriche, Suisse, UK, etc.) :

• For : lieu du siège social du Client
• Ou arbitrage selon les ICC Rules (London), un arbitre
• Coûts : PMSPilot prend en charge les honoraires de l'arbitre
• Langue : allemand ou anglais (choix du Client)

Clients hors UE/EEE :

• For : Sheridan County, Wyoming, USA
• Ou arbitrage selon les AAA Rules (anglais)

11.3 Médiation avant litige

Avant toute action en justice, les parties conviennent d'une période de médiation de 30 jours. Un médiateur neutre tente de résoudre le litige. Les coûts sont partagés.

12. DISPOSITIONS DIVERSES

12.1 Accord intégral

Le présent accord constitue l'intégralité de l'accord entre le Client et PMSPilot et remplace tous les accords antérieurs.

12.2 Divisibilité

Si une section est invalide, les sections restantes demeurent valides. Les parties remplacent la clause invalide par une alternative licite.

12.3 Modifications

PMSPilot peut modifier les présentes conditions. Les modifications sont notifiées par e-mail 30 jours à l'avance. L'utilisation continue après 30 jours constitue une acceptation. Le Client peut résilier en cas de désaccord.

12.4 Contact

Juridique/Réclamations : [email protected] Support : [email protected] Data Protection Officer (DPO) : [email protected]

12.5 Langue

Les présentes conditions sont disponibles en allemand et en anglais. En cas de conflit, la version allemande prévaut pour les clients de l'UE.

ANNEXE A : ACCORD DE TRAITEMENT DES DONNÉES (DPA) AU TITRE DU GDPR ART. 28

Entre : Client (Responsable du traitement) et PMSPilot / Koban Management LLC (Sous-traitant)

A.1 Instructions de traitement

Le Sous-traitant (PMSPilot) traite les données uniquement sur instructions documentées du Client. Les instructions automatiques comprennent :

• Stocker les réservations
• Traiter les données des clients
• Traiter les paiements
• Générer des rapports
• Créer des sauvegardes automatiques

Les instructions supplémentaires doivent être formulées par écrit ([email protected]).

A.2 Détails du traitement

A.3 Demandes des autorités

Si une autorité (p. ex. tribunal, autorité de protection des données) demande des données du Client :

1. PMSPilot informe immédiatement le Client (sauf interdiction)
2. Examen juridique : PMSPilot vérifie si la demande est licite
3. Divulgation minimale : seules les données demandées sont divulguées
4. Documentation : PMSPilot documente toutes les demandes

ACCEPTATION

En s'inscrivant sur PMSPilot, le Client confirme avoir lu intégralement et accepté les présentes conditions.

Notes particulières :

• L'essai de 14 jours est gratuit
• Après le jour 14, le Client doit activer et payer activement un abonnement (Stripe)
• En payant, le Client confirme que l'essai a constitué l'exécution d'un service
• Il n'y a pas de remboursement après le premier paiement

Date d'acceptation : [Capturée automatiquement lors de l'inscription] Entreprise du Client : _______________ Personne autorisée/e-mail : _______________

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