一般利用規約およびデータ処理契約

PMSPilot (Koban Management LLC) 有効開始日：08.08.2026 運営者：Koban Management LLC, Wyoming, USA 連絡先：[email protected]

前文

本規約は、ホテル事業者、ホスピタリティ事業者およびその他の商業運営者（各々「顧客」）による PMSPilot プラットフォームの利用を規律します。PMSPilot は、予約、ゲストデータおよび業務プロセス向けのクラウドベース管理システムです。

以下の規約は拘束力を有します。登録／プラットフォームの利用により、顧客はこれらを承諾したものとします。顧客が異議を唱える場合、プラットフォームを利用してはなりません。

1. サービスの範囲

1.1 サービス定義

PMSPilot は以下の中核サービスを提供します：

• クラウドベースのホテル管理システム（SaaS）
• 予約管理
• ゲストデータの保管
• チャネルマネージャー、OTA およびその他のプラットフォームへの API 接続
• レポートおよび分析
• テクニカルサポート（第 8 条参照）

1.2 可用性

当社は、月次で測定される 99.0% の可用性を保証します（計画メンテナンスおよび不可抗力を除く）。

計画メンテナンス：月最大 4 時間、可能な限り 06:00–22:00 CET 以外。

可用性が保証を下回った場合、顧客はサービスクレジットを受け取ります（第 1.3 条参照）。

1.3 サービスクレジット

可用性保証が満たされない場合：

• 可用性 98.5–99.0%：月額料金の 5% クレジット
• 可用性 98.0–98.5%：月額料金の 10% クレジット
• 可用性 <98.0%：月額料金の 25% クレジット

サービスクレジットは、可用性に関する問題に対する唯一の救済手段です。

1.4 保証されない事項

• 100% の稼働時間（現実的に絶対的な SLA は存在しません）
• すべての第三者アプリケーションとの互換性
• プラットフォームが特定のビジネス要件を満たすこと
• 予測（データ駆動の推奨は参考情報にすぎません）

2. 顧客の義務およびデータバックアップ

2.1 顧客の義務

顧客は以下に同意します：

a) バックアップ戦略： すべての重要データ（予約、ゲストデータ、請求書、料金）について、定期的に（少なくとも毎日）独立したバックアップを実施すること。PMSPilot はこの目的のためエクスポート API を提供します。

b) パスワードセキュリティ： ログイン認証情報を保護し、権限のあるスタッフとのみ共有すること。顧客はアカウント下のすべての活動について責任を負います。

c) 法令遵守： 適用されるすべての法域において適法に運営すること、および PMSPilot の利用が適法であることを保証すること。

d) 正確なデータ入力： 入力されたすべてのデータ（料金、空室状況、説明、ゲスト情報）の正確性について責任を負い続けること。

e) OTA データ更新： Booking.com、Airbnb 等への自動料金更新が正しく機能していることを定期的に確認すること。PMSPilot はすべてのプラットフォームとの完全な同期を保証しません（第 2.2 条参照）。

2.2 料金同期および空室管理

重要： PMSPilot は第三者（Booking.com、Airbnb、Expedia 等）と料金／空室状況を同期します。遅延またはエラーが発生する場合があります：

• OTA API エラー：OTA が更新を拒否する場合があります（相手側の技術的障害）
• 遅延：更新には 15 分から 2 時間かかる場合があります
• 二重予約：同期にもかかわらず、理論上二重予約が発生し得ます（極めて稀）

顧客の義務： OTA チャネル（Booking.com ダッシュボード、Airbnb カレンダー等）を毎日確認し、エラーを直ちに修正すること。

PMSPilot は以下について責任を負いません：

• 料金エラーによる金銭的損失（例：€150 ではなく €50）
• 空室状況エラーによる予約損失
• OTA の罰金またはペナルティ（例：多数のキャンセルによる Booking.com ペナルティ）

顧客は料金確認および空室状況の修正について全責任を負います。

3. 責任の制限

3.1 間接損害の排除

PMSPilot および Koban Management LLC は、以下について責任を負いません：

• 逸失利益／逸失収益
• 逸失節約
• 評判またはイメージ損害
• 間接的、結果的、懲罰的または懲戒的損害
• 顧客がバックアップを維持しなかった場合のデータ損失または破損
• 第三者のエラー（OTA、チャネルマネージャー、決済プロバイダー）

3.2 責任上限

いかなる状況においても、PMSPilot/Koban Management LLC の責任は以下を超えないものとします：

請求の前 3 か月間に顧客が支払ったすべての料金の合計。

例：月額 €50 支払い = 最大責任額 €150。例：月額 €200 支払い = 最大責任額 €600。

これは以下に適用されます：

• ダウンタイムおよびデータ損失
• 誤った料金同期
• あらゆる種類の損害

3.3 責任上限の例外

責任上限は、以下の場合には適用されません：

a) PMSPilot による重大な過失または故意の不正行為（例：データの故意の削除） b) データ保護請求（GDPR/CCPA）：Art. 82 GDPR に基づく損害賠償は存続します c) 消費者保護法：ドイツ／オーストリア／スイスにおける法定保護は存続します d) PMSPilot による本契約の違反（ただし責任上限まで）

4. データ保護および処理（GDPR ART. 28）

4.1 役割

• 管理者（Controller）： 顧客（ホテル事業者としてのお客様）
• 処理者（Processor）： PMSPilot / Koban Management LLC
• 再処理者（Sub-processors）： 第 4.3 条参照

4.2 処理の範囲

PMSPilot は、PMS サービス提供のためのみに以下の個人データを処理します：

ゲストデータ：

• 氏名、メールアドレス、電話番号
• 住所
• 支払情報（暗号化して保管）
• 予約履歴
• 特別なニーズ（アレルギー、移動補助具）
• パスポートデータ（R2 に保管）

事業データ：

• 顧客アカウント情報
• 利用ログ（匿名化）
• 支払履歴

目的： 予約管理、支払処理、ゲストサービス、コンプライアンス

期間： サービス稼働中 + 法定保存期間（請求書／コンプライアンスについて法域により 3–10 年）

4.3 再処理者

PMSPilot は以下の再処理者を使用します：

異議権： 顧客は新規再処理者に対し、30 日以内に書面で異議を申し立てることができます（[email protected]）。正当な異議がある場合、顧客は違約金なしで解除できます。

新規再処理者については、実施の少なくとも 30 日前にメールで通知します。

4.4 技術的および組織的措置（TOMs）

PMSPilot は以下のセキュリティ措置を実施します：

技術的措置：

• 保管データの AES-256 暗号化
• 転送中データの TLS 1.3 暗号化
• 攻撃に対する WAF（Web Application Firewall）
• 自動バックアップシステム（毎日）
• Intrusion Detection System (IDS)
• 定期的なセキュリティパッチ（重大な脆弱性は 7 日以内）

組織的措置：

• ロールベースアクセス制御（RBAC）
• 全アカウントの二要素認証（2FA）
• スタッフ向けデータ保護研修（年次）
• 全スタッフの機密保持義務
• データアクセスの監査ログ
• インシデント対応計画（72 時間通知義務、4.5 参照）

顧客は請求により最新のセキュリティレポートを受領できます。

4.5 個人データ侵害および通知

PMSPilot の義務： 個人データ侵害（不正アクセス、データ漏洩）が発生した場合、PMSPilot は以下を行います：

1. 不当な遅滞なく顧客に通知する（最大 72 時間）
2. 侵害の性質、影響を受けたデータ／人、想定される結果および講じた措置について情報提供する
3. データ主体および当局への通知において顧客を支援する

顧客の義務： 必要な場合、監督当局およびデータ主体への通知は顧客の責任です。

4.6 データポータビリティおよび削除

エクスポート： 顧客はいつでもすべてのデータをエクスポートできます（API または一括エクスポート）。形式：CSV、Excel。

契約終了後の削除：

• ライブデータ：直ちに削除
• バックアップ：7 日以内に削除（復旧ウィンドウ）
• 請求書／監査ログ：7 年間保持（法的要件）
• ゲスト氏名（GDPR Art. 17）：顧客の要請により削除（法定保存が適用される場合を除く）

顧客は削除確認をメールで受領します。

4.7 データ所在地（管轄）

• 主保管：ヨーロッパ（Cloudflare）
• バックアップ：ヨーロッパ
• 処理：サービス運用に必要な場所

EU 顧客向け：移転は Standard Contractual Clauses (SCCs) により保護されます。

5. 支払および請求

5.1 14 日間トライアル

PMSPilot はすべての新規顧客に 14 日間の無料トライアルを提供します。トライアル期間中：

• サービスは完全に機能します
• すべての中核機能を利用できます（予約、ゲストデータ、API 等）
• 基本機能に支払いは不要です
• 顧客は理由なくいつでもキャンセルできます

例外 — 有料モジュール： 以下のプレミアムモジュールはトライアル中も無料ではなく、直ちに支払う必要があります：

• Channel Manager（OTA 統合）
• OTA Live Chat
• Guest reviews
• Fiskaly（財政／POS 統合）

これらのモジュールは、トライアル期間中を含め返金不可です。

5.2 トライアル後（サブスクリプション有効化）

14 日後に無料トライアルは終了します。継続するには、顧客は以下を行う必要があります：

1. 手動でサブスクリプションを有効化する → ダッシュボードのボタン「Activate subscription」
2. Stripe にリダイレクトされる → 支払情報を入力する
3. 支払いを確認する → 有料サブスクリプションが開始する

Stripe での支払い確認により、顧客は以下を黙示的に承諾します：

• 14 日間トライアルがサービスの履行を構成したこと（Art. 16(m) Directive 2011/83/EU）
• これにより撤回権が消滅すること
• サブスクリプションが直ちに請求されること
• 初回支払い後に返金がないこと

自動有効化なし： サブスクリプションは自動的に有効化されません。能動的な支払いが顧客の明示的同意です。

5.3 支払条件

• 初回支払い：14 日間トライアル後（15 日目）
• 請求サイクル：月次または年次（プランによる）
• 支払方法：Stripe が提供する支払方法
• 回収：Stripe 経由で 30 日ごとに自動
• 支払期限：請求時に直ちに

5.4 請求書

請求書は電子的に送信され、Stripe 経由で利用可能です。顧客は PMS ダッシュボードの「Billing & Subscription」→「View invoices」でいつでも取得できます。

5.5 価格変更

値上げ：

• 30 日前にメールで通知
• 次の請求サイクルから適用
• 顧客に違約金なしの解除権を付与（14 日以内）

5.6 返金

トライアル後の返金なし：

無料トライアル後、有料サブスクリプションが有効化された後は、年次プランのキャンセルを含め返金はありません。

これは、トライアル期間中に顧客が以下を行ったため有効です：

• プラットフォームの全機能を利用できたこと
• 十分な情報に基づく決定ができたこと
• トライアルがサービスの履行を構成することを明示的に承諾したこと

全面停止の例外： サブスクリプション有効化後に PMSPilot が 24 時間超完全に利用不能となった場合（ダウンタイム >99%）、顧客は停止期間について日割り計算のクレジットを受け取ります。

6. 解除

6.1 顧客による解除

14 日間トライアル中： 理由または費用なくいつでもキャンセル可能。即時効力。サブスクリプションは有効化されません。

トライアル後（有料サブスクリプション）： ダッシュボード経由でいつでもキャンセル可能。現行請求サイクルの終了時に効力発生（例：月末）。

解除日以降の追加料金はありません。

6.2 PMSPilot による解除

PMSPilot は以下の場合に解除できます：

a) 顧客が 7 日以上延滞している場合 b) 顧客が本規約に重大に違反した場合（例：データの販売、ハッキング試み） c) 顧客が法令に違反した場合（例：詐欺、マネーロンダリング） d) 技術的／運用上の理由（不可抗力、例：重大なセキュリティ脆弱性）

可能な場合、PMSPilot はデータエクスポートのため 7 日前の通知を行います。セキュリティ侵害または違法行為の場合、通知は 24–48 時間に短縮されることがあります。

6.3 解除後の結果

• アカウントおよびすべてのデータは 90 日後に削除
• 追加料金なし
• 顧客はデータをエクスポート可能（無料、API またはダウンロード経由）

7. 知的財産

7.1 PMSPilot の知的財産

PMSPilot プラットフォームのすべてのソフトウェア、デザイン、ロゴ、商標およびコンテンツは Koban Management LLC が所有し、著作権により保護されます。利用はホテル事業者としての私的・非商業的利用に限定されます。

禁止事項：

• リバースエンジニアリング、逆コンパイル
• 商業的再利用
• 第三者への売却または譲渡
• UI／コードの盗用

7.2 顧客データ

顧客はアップロードしたすべてのデータ（ゲストデータ、予約等）の所有者であり続けます。PMSPilot はサービス運営のための利用権のみを有します。

顧客が明示的に同意しない限り、PMSPilot は顧客データを他の目的（例：マーケティング、第三者への販売）に使用しません。

8. サポートおよびサービスレベル

8.1 サポートチャネル

• メール：[email protected]
• ライブチャット：WhatsApp、PMSPilot Chat およびチケット機能

8.2 サポート内容

全顧客向け標準サポート：

• 応答時間：24 時間（平日）、48 時間（週末）
• メールチケットシステム
• ナレッジベースおよびセルフサービス

8.3 サポート範囲

PMSPilot が支援する事項：

• 技術的問題およびバグ
• プラットフォーム機能
• API 統合
• セキュリティに関する質問
• PMSPilot 関連のカスタムソフトウェア開発 – 有料

PMSPilot が支援しない事項：

• ビジネス戦略コンサルティング
• 第三者ツール（例：Booking.com サポート）

9. 免責および禁止利用

9.1 保証なし

PMSPilot は「現状有姿」（AS IS）で提供され、いかなる種類の保証（黙示を含む）もありません。顧客は自己の責任でプラットフォームを利用します。

特に以下は除外されます：

• 特定目的適合性
• エラーのないこと
• 中断のない可用性

9.2 禁止行為

顧客はプラットフォームを以下の目的で使用してはなりません：

• 違法行為（マネーロンダリング、詐欺、人身売買）
• ハッキングまたは不正アクセス
• マルウェアの配布
• ハラスメント、いじめまたは差別
• スパムまたはフィッシング
• アクセス認証情報の販売または共有
• 自動スクレイピング（API 許可がある場合を除く）
• DDoS 攻撃

結果： 返金なしの即時停止。

9.3 コンプライアンスおよび違法利用

顧客は以下を保証します：

• 事業が運営するすべての国において適法であること
• 現地法（労働、税務、環境、データ保護）を遵守すること
• PMSPilot を違法な目的で使用しないこと

PMSPilot は法令違反の疑いがある場合、アカウントを停止できます。

10. 補償

顧客は、以下に起因する請求について PMSPilot および Koban Management LLC を補償することに同意します：

a) 顧客による PMSPilot の利用 b) 本規約の違反 c) データセキュリティに関するゲストの苦情（PMSPilot に過失がない場合） d) 現地法違反（例：労働法、脱税）

例外： PMSPilot は、自らの過失または法令違反に起因する請求について引き続き責任を負います。

11. 準拠法および管轄

11.1 適用法

本規約は Wyoming, USA の法律に準拠し、以下の優先順位とします：

1. GDPR（データ保護）：顧客が EU に所在する場合、GDPR 規則が適用されます（Art. 3 GDPR）
2. 現地消費者保護法：Wyoming 法に加えて適用
3. その他：Wyoming 法

11.2 管轄および仲裁

EU/EEA の顧客（ドイツ、オーストリア、スイス、英国等）：

• 裁判地：顧客の事業所所在地
• または ICC 規則（ロンドン）に基づく仲裁、仲裁人 1 名
• 費用：PMSPilot が仲裁人費用を負担
• 言語：ドイツ語または英語（顧客選択）

EU/EEA 外の顧客：

• 裁判地：Sheridan County, Wyoming, USA
• または AAA 規則に基づく仲裁（英語）

11.3 訴訟前の調停

訴訟提起前に、当事者は 30 日間の調停期間に合意します。中立の調停人が紛争解決を試みます。費用は分担します。

12. 雑則

12.1 完全合意

本契約は顧客と PMSPilot 間の完全な合意であり、従前のすべての合意に代わるものです。

12.2 分離可能性

いずれかの条項が無効であっても、残りの条項は有効に存続します。当事者は無効条項を適法な代替条項に置き換えます。

12.3 改定

PMSPilot は本規約を改定できます。変更は 30 日前にメールで通知されます。30 日後の継続利用は承諾を構成します。不同意の場合、顧客は解除できます。

12.4 連絡先

法務／苦情：[email protected] サポート：[email protected] データ保護責任者（DPO）：[email protected]

12.5 言語

本規約はドイツ語および英語で提供されます。抵触がある場合、EU 顧客についてはドイツ語版が優先します。

附属書 A：GDPR ART. 28 に基づくデータ処理契約（DPA）

当事者：顧客（Controller）および PMSPilot / Koban Management LLC（Processor）

A.1 処理指示

処理者（PMSPilot）は、顧客の文書化された指示に基づいてのみデータを処理します。自動的な指示には以下が含まれます：

• 予約の保管
• ゲストデータの処理
• 支払の処理
• レポートの生成
• 自動バックアップの作成

追加の指示は書面によるものとします（[email protected]）。

A.2 処理の詳細

A.3 当局からの要請

当局（例：裁判所、データ保護当局）が顧客データを要請した場合：

1. PMSPilot は直ちに顧客に通知します（禁止されていない限り）
2. 法的審査：PMSPilot は要請が適法かどうかを確認します
3. 最小限の開示：要請されたデータのみを開示します
4. 文書化：PMSPilot はすべての要請を記録します

承諾

PMSPilot への登録により、顧客は本規約を完全に読み、承諾したことを確認します。

特記事項：

• 14 日間トライアルは無料です
• 14 日目以降、顧客は能動的にサブスクリプションを有効化し支払う必要があります（Stripe）
• 支払いにより、顧客はトライアルがサービスの履行を構成したことを確認します
• 初回支払い後に返金はありません

承諾日：[登録時に自動記録] 顧客会社：_______________ 権限者／メール：_______________

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