DATENSCHUTZERKLÄRUNG

PMSPilot (Koban Management LLC) Gültig ab: Januar 2026 Zuletzt aktualisiert: August 2026

1. VERANTWORTLICHER

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und nationaler Datenschutzgesetze:

PMSPilot / Koban Management LLC 30 N Gould St Ste R Sheridan, WY 82801 United States of America E-Mail: [email protected]

Datenschutzbeauftragter (DPO): [email protected] (Betreiber/Eigentümer) fungiert als Datenschutzbeauftragter

2. GELTUNGSBEREICH

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

• Nutzer der PMSPilot-Website (pmspilot.com)
• Nutzer der PMSPilot-Plattform (Hoteliers, Gastronomiebetriebe)
• Gäste, deren Daten in PMSPilot verarbeitet werden

Sie entspricht:

• DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) — EU-Länder
• BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) — Deutschland
• DSG (Schweizer Datenschutzgesetz) — Schweiz
• DSG (Österreichisches Datenschutzgesetz) — Österreich
• PDPA (Personal Data Protection Act) — Thailand
• Privacy Act 1988 — Australien
• PIPEDA — Kanada

3. AUTOMATISCHE DATENERFASSUNG BEI WEBSITE-BESUCH

3.1 Server-Protokolldaten

Beim Besuch von pmspilot.com werden automatisch folgende Informationen erfasst:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Dateien (URL, Pfad)
• Verweisende Website (Referrer)
• Browsertyp und Betriebssystem
• Bewegungsdaten auf der Website (nicht identifizierend)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Systemsicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchserkennung)

Speicherdauer: 30 Tage (automatisch gelöscht)

3.2 Google Analytics

Wir verwenden Google Analytics 4 zur Analyse der Website-Nutzung.

Erfasste Daten:

• Seitenaufrufe und Besuchsdauer
• Herkunftsland und Sprache
• Gerättyp (Mobile/Desktop)
• Nutzungs-Fluss und Konversionen

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre explizite Einwilligung, erforderlich beim ersten Besuch)

Datenschutz-Einstellungen:

• IP-Anonymisierung ist aktiviert
• Keine Cookies von Google (nur Session-basiert)
• Sie können Google Analytics ablehnen via Cookie-Banner auf der Website

Google-Datenverarbeitung: Google LLC (USA) — Datenverarbeitung unter Standard Contractual Clauses (SCCs) gemäß Kapitel V DSGVO

Opt-Out: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

4. COOKIES

4.1 Arten von Cookies

Wir verwenden folgende Cookies:

4.2 Cookie-Verwaltung

Beim ersten Besuch werden Sie gefragt, welche Cookies Sie akzeptieren:

• Technisch notwendig: Automatisch aktiviert
• Analytics: Optional (Google Analytics)
• Marketing: Derzeit nicht verwendet

Sie können Cookies jederzeit in den Cookie-Einstellungen im Footer verwalten.

5. DATENVERARBEITUNG IM HOTELMANAGEMENT

5.1 Gästedaten

Hoteliers, die PMSPilot nutzen, verarbeiten folgende Gästedaten über die Plattform:

Identifikationsdaten:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Adresse (Straße, Stadt, Land, PLZ)

Dokumente & Compliance:

• Ausweistyp und -nummer (Reisepass, Personalausweis)
• Geburtsdatum
• Nationalität
• (Optional) Foto des Ausweises (PDPA-Anforderung Thailand)

Reservierungs- & Aufenthaltsdaten:

• Ankunfts- und Abreisedatum
• Zimmertyp und Preis
• Anzahl der Personen
• Spezialwünsche (Allergien, Barrierefreiheit, etc.)

Zahlungsdaten:

• Kreditkartennummern (tokenisiert, nicht vollständig gespeichert)
• Zahlungsmethode (Stripe/PayPal)
• Rechnungsadresse

Zusatzdaten (optional):

• Bewertungen und Kommentare
• Chat-Nachrichten (OTA Live Chat Modul)
• IP-Adresse des Gastes (für Sicherheit)

5.2 Rechtsgrundlage für Gästedatenverarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt durch die Hoteliers (Verantwortliche), PMSPilot ist Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO):

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung (Reservierung, Check-in, Abrechnung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Rechtliche Verpflichtung (Meldepflicht, Steuererklärung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigtes Interesse (Betrugserkennung, Sicherheit)

6. AUFBEWAHRUNGSFRISTEN (LÄNDER-SPEZIFISCH)

PMSPilot löscht und anonymisiert Daten automatisch gemäß lokalen Gesetzen:

6.1 Thailand (PDPA & Thai Revenue Code)

Automatische Bereinigung: Täglich um 03:00 Uhr (Hotel-Zeitzone)

6.2 EU / DSGVO (Deutschland, Österreich, Schweiz)

6.3 Australien (Privacy Act)

6.4 Kanada (PIPEDA)

6.5 Daten-Anonymisierung statt Löschung

Nach Ablauf der Fristen werden Daten anonymisiert (nicht gelöscht):

• Namen, Adressen → Entfernt
• Ausweisnummern → Entfernt
• Buchungsdaten → Bleiben anonym für Statistik erhalten

7. WEITERE DATENVERARBEITUNG

7.1 Premium-Module (kostenpflichtig)

Wenn der Kunde folgende Module aktiviert, verarbeiten wir zusätzlich:

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

7.2 Automatisierte Entscheidungen

PMSPilot nutzt keine automatisierte Entscheidungsfindung (z.B. Kreditwürdigkeit, Preisdiskriminierung).

8. WEITERGABE AN DRITTE (SUB-PROZESSOREN)

8.1 Sub-Prozessoren nach Art. 28 DSGVO

PMSPilot verarbeitet Daten nur mit folgenden zertifizierten Auftragsverarbeitern:

Standard Contractual Clauses (SCCs): Alle Sub-Prozessoren sind durch SCCs gemäß Kapitel V DSGVO geschützt.

8.2 Widerspruchsrecht gegen Sub-Prozessoren

Sie können einem neuen Sub-Prozessor innerhalb von 30 Tagen schriftlich widersprechen ([email protected]).

• Bei berechtigtem Widerspruch: Kündigung ohne Strafgebühren möglich
• Wir informieren per E-Mail mindestens 30 Tage vor Implementierung eines neuen Sub-Prozessors

8.3 Weitergabe ohne Auftragsvertrag

Daten werden nicht an folgende Parteien weitergegeben:

• Marketing-Partner
• Datenbroker
• Öffentliche Datenbanken
• Werbenetzwerke

Ausnahmen (gesetzlich erforderlich):

• Steuerbehörden (Steuererklärung)
• Polizei/Justizbehörden (bei Verdacht auf Straftaten)
• Meldestellen (Gästemeldung in manchen Ländern)

9. INTERNATIONALE DATENÜBERMITTLUNG

9.1 Datenflüsse

• Primärer Speicherort: Cloudflare EU
• Backups: EU
• Verarbeitung: Wo technisch notwendig für Serviceerbringung

9.2 Schutzmaßnahmen

Alle internationalen Datenübermittlungen erfolgen unter:

• EU-Standard Contractual Clauses (SCCs) — Kapitel V DSGVO
• Angemessenheitsbeschlüsse (wo vorhanden)
• Technische Verschlüsselung (AES-256 at rest, TLS 1.3 in transit)

9.3 Datenschutzverletzungen bei grenzüberschreitenden Transfers

Falls eine Datenschutzbehörde eine Übermittlung blockiert, werden die Daten auf EU-Server transferiert (kostenpflichtig für den Kunden).

10. SICHERHEITSMASSNAHMEN

10.1 Technische Maßnahmen

• AES-256-GCM-Verschlüsselung für Ruhendaten
• TLS 1.3 Verschlüsselung für Datentransfer
• Web Application Firewall (WAF) gegen Attacken
• Intrusion Detection System (IDS)
• Automatisierte tägliche Backups (geografisch verteilt)
• Security Patches innerhalb von 7 Tagen bei kritischen Lücken

10.2 Organisatorische Maßnahmen

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für alle Accounts
• Mitarbeiterschulungen zu Datenschutz (jährlich)
• Verschwiegenheitsverpflichtungen für alle Mitarbeiter
• Audit-Logs für alle Datenzugriffe
• Incident Response Plan mit 72-Stunden-Meldepflicht

11. RECHTE DER BETROFFENEN PERSONEN

Sie haben folgende Rechte gemäß DSGVO (Art. 12-22):

11.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie können jederzeit erfragen, welche Ihrer Daten PMSPilot verarbeitet.

• Anfrage an: [email protected]
• Antwort: Innerhalb von 30 Tagen

11.2 Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)

Sie können fehlerhafte Daten korrigieren lassen.

• Im PMS-Dashboard selbst editierbar (Name, Adresse, etc.)
• Oder per Anfrage an [email protected]

11.3 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) — "Recht auf Vergessenwerden"

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern:

• Kein rechtlicher Grund für Speicherung besteht (z.B. Steuerpflicht vorbei)
• Ihre Interessen überwiegen (z.B. Betrugsprävention)

Anfrage: [email protected]

Ausnahmen: Buchungs-/Rechnungsdaten müssen 5-10 Jahre behalten werden (Steuerrecht)

11.4 Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO)

Sie können verlangen, dass Ihre Daten nicht verarbeitet werden, während ihre Rechtmäßigkeit überprüft wird.

11.5 Recht auf Datenportabilität (Art. 20 DSGVO)

Sie können Ihre Daten in maschinenlesbarem Format erhalten (JSON, CSV, Excel).

• Export im PMS: Dashboard → "Einstellungen" → "Daten exportieren"
• Oder per Anfrage: [email protected]

11.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie können der Datenverarbeitung widersprechen (z.B. Marketing-E-Mails).

• Anfrage: [email protected]
• Wir erfüllen Widerspruch innerhalb von 14 Tagen

11.7 Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen (z.B. für Google Analytics).

• Über Cookie-Einstellungen im Footer
• Oder per E-Mail: [email protected]

11.8 Automatisierte Entscheidungen (Art. 22 DSGVO)

Sie haben das Recht, nicht ausschließlich aufgrund automatisierter Verarbeitung Entscheidungen ausgesetzt zu werden.

• PMSPilot trifft keine automatisierten Entscheidungen über Sie

11.9 Beschwerde bei Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Sie können sich bei der zuständigen Datenschutzbehörde beschweren:

12. DATENSCHUTZVERLETZUNGEN

12.1 Meldepflicht (Art. 33 DSGVO)

Falls eine Datenschutzverletzung stattfindet (Hack, Datenleck, etc.):

1. PMSPilot benachrichtigt Sie innerhalb von 72 Stunden mit Art und Umfang der Verletzung, betroffenen Daten/Personen, wahrscheinlichen Folgen und ergriffenen Gegenmaßnahmen
2. Sie sind verantwortlich für Benachrichtigung der Behörden (falls erforderlich) und der betroffenen Personen

13. KONTAKT

13.1 Allgemeine Fragen

E-Mail: [email protected] Website: pmspilot.com

13.2 Datenschutz & Datenschutzbedenken

Datenschutzbeauftragter (DPO): [email protected] Antwortzeit: 14 Tage

13.3 Geschäftsadresse

Koban Management LLC 30 N Gould St Ste R Sheridan, WY 82801 United States of America

14. ÄNDERUNGEN DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Wir können diese Datenschutzerklärung ändern. Änderungen werden:

• Auf dieser Website veröffentlicht
• Per E-Mail mitgeteilt (wenn substanziell)
• Wirksam 30 Tage nach Publikation

Letzte Aktualisierung: August 2026 Nächste Review: August 2027

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