一般条款与条件及数据处理协议

PMSPilot (Koban Management LLC) 生效日期：08.08.2026 运营方：Koban Management LLC, Wyoming, USA 联系方式：[email protected]

前言

本条款约束酒店经营者、接待业企业及其他商业运营者（各称为“客户”）对 PMSPilot 平台的使用。PMSPilot 是一套用于预订、宾客数据与业务流程的云端管理系统。

以下条款具有约束力。客户通过注册/使用本平台，即表示接受这些条款。若客户提出异议，则不得使用本平台。

1. 服务范围

1.1 服务定义

PMSPilot 提供以下核心服务：

• 基于云的酒店管理系统（SaaS）
• 预订管理
• 宾客数据存储
• 与渠道管理器、OTA 及其他平台的 API 连接
• 报告与分析
• 技术支持（参见第 8 节）

1.2 可用性

我们保证按月衡量的可用性达到 99.0%（不包括计划维护和不可抗力）。

计划维护：每月最多 4 小时，尽可能安排在 06:00–22:00 CET 之外。

若可用性低于保证水平，客户将获得服务抵扣（参见第 1.3 节）。

1.3 服务抵扣

若未达到可用性保证：

• 可用性 98.5–99.0%：抵扣月费的 5%
• 可用性 98.0–98.5%：抵扣月费的 10%
• 可用性 <98.0%：抵扣月费的 25%

服务抵扣是可用性相关问题的唯一补救措施。

1.4 不保证的内容

• 100% 正常运行时间（实际上不存在绝对的 SLA）
• 与所有第三方应用程序的兼容性
• 平台满足您的特定业务要求
• 预测（基于数据的建议仅供参考）

2. 客户义务与数据备份

2.1 客户义务

客户同意：

a) 备份策略： 定期（至少每日）对所有关键数据（预订、宾客数据、发票、房价）进行独立备份。PMSPilot 为此提供导出 API。

b) 密码安全： 保护登录凭据，仅与授权员工共享。客户对账户下的所有活动负责。

c) 合法合规： 保证在所有适用司法管辖区内合法运营，并保证对 PMSPilot 的使用合法。

d) 正确录入数据： 对所有录入数据（房价、可用性、描述、宾客信息）的准确性负责。

e) OTA 数据更新： 定期核实自动价格更新至 Booking.com、Airbnb 等是否正常工作。PMSPilot 不保证与所有平台完全同步（参见第 2.2 节）。

2.2 价格同步与可用性管理

重要： PMSPilot 会与第三方（Booking.com、Airbnb、Expedia 等）同步价格/可用性。可能出现延迟或错误：

• OTA API 错误：OTA 有时可能拒绝更新（其自身技术故障）
• 延迟：更新可能需要 15 分钟至 2 小时
• 重复预订：尽管已同步，理论上仍可能发生重复预订（极为罕见）

客户义务： 每日检查 OTA 渠道（Booking.com 控制台、Airbnb 日历等），并立即纠正错误。

PMSPilot 不对以下事项承担责任：

• 因定价错误造成的财务损失（例如 €50 而非 €150）
• 因可用性错误导致的预订损失
• OTA 罚款或处罚（例如因大量取消而产生的 Booking.com 处罚）

客户对价格核对与可用性更正承担全部责任。

3. 责任限制

3.1 间接损害排除

PMSPilot 及 Koban Management LLC 均不对以下事项承担责任：

• 利润损失 / 收入损失
• 节省损失
• 声誉或形象损害
• 间接、后果性、惩罚性或惩戒性损害
• 客户未维护备份情况下的数据丢失或损坏
• 第三方错误（OTA、渠道管理器、支付提供商）

3.2 责任上限

在任何情况下，PMSPilot/Koban Management LLC 的责任不得超过：

客户在提出索赔前 3 个月内已支付的全部费用总和。

示例：每月支付 €50 = 最高责任 €150。示例：每月支付 €200 = 最高责任 €600。

适用于：

• 停机与数据丢失
• 错误的价格同步
• 任何类型的损害

3.3 责任上限的例外

责任上限在以下情况不适用：

a) PMSPilot 的重大过失或故意不当行为（例如故意删除您的数据） b) 数据保护索赔（GDPR/CCPA）：根据 Art. 82 GDPR 的损害赔偿仍保持完整 c) 消费者保护法：德国/奥地利/瑞士的法定保护仍保持完整 d) PMSPilot 违反本协议（但仅限于责任上限范围内）

4. 数据保护与处理（GDPR ART. 28）

4.1 角色

• 控制者（Controller）： 客户（作为酒店经营者的您）
• 处理者（Processor）： PMSPilot / Koban Management LLC
• 子处理者（Sub-processors）： 参见第 4.3 节

4.2 处理范围

PMSPilot 仅为提供 PMS 服务而处理以下个人数据：

宾客数据：

• 姓名、电子邮箱、电话
• 地址
• 支付信息（加密存储）
• 预订历史
• 特殊需求（过敏、行动辅助设备）
• 护照数据（存储于 R2）

业务数据：

• 客户账户信息
• 使用日志（匿名化）
• 支付历史

目的： 预订管理、支付处理、宾客服务、合规

期限： 服务存续期间 + 法定保留期（发票/合规视司法管辖区为 3–10 年）

4.3 子处理者

PMSPilot 使用以下子处理者：

异议权： 客户可在 30 天内以书面形式对新子处理者提出异议（[email protected]）。若异议合理，客户可无罚金终止。

我们至少在实施前 30 天通过电子邮件通知新子处理者。

4.4 技术与组织措施（TOMs）

PMSPilot 实施以下安全措施：

技术措施：

• 静态数据 AES-256 加密
• 传输中数据 TLS 1.3 加密
• 针对攻击的 WAF（Web Application Firewall）
• 自动化备份系统（每日）
• Intrusion Detection System (IDS)
• 定期安全补丁（关键漏洞在 7 天内处理）

组织措施：

• 基于角色的访问控制（RBAC）
• 所有账户的双因素认证（2FA）
• 员工数据保护培训（每年）
• 全体员工的保密义务
• 数据访问审计日志
• 事件响应计划（72 小时通知义务，参见 4.5）

客户可应要求获得当前安全报告。

4.5 个人数据泄露与通知

PMSPilot 义务： 若发生个人数据泄露（未经授权访问、数据外泄），PMSPilot 将：

1. 通知客户，不得无故迟延（最多 72 小时）
2. 告知泄露性质、受影响的数据/人员、可能后果及已采取的措施
3. 支持客户通知数据主体和主管机关

客户义务： 在需要时，客户负责通知监管机构和数据主体。

4.6 数据可携性与删除

导出： 客户可随时导出所有数据（API 或批量导出）。格式：CSV、Excel。

合同结束后的删除：

• 实时数据：立即删除
• 备份：在 7 天内删除（恢复窗口）
• 发票/审计日志：保留 7 年（法律要求）
• 宾客姓名（GDPR Art. 17）：应客户要求删除（除非适用法定保留）

客户将通过电子邮件收到删除确认。

4.7 数据位置（管辖）

• 主要存储：欧洲（Cloudflare）
• 备份：欧洲
• 处理：服务运营所需之处

对于欧盟客户：传输受 Standard Contractual Clauses (SCCs) 保护。

5. 付款与账单

5.1 14 天试用期

PMSPilot 为每位新客户提供 14 天免费试用。试用期间：

• 服务功能完整可用
• 可使用所有核心功能（预订、宾客数据、API 等）
• 基础功能无需付款
• 客户可随时无理由取消

例外 — 付费模块： 以下高级模块在试用期间不免费，须立即付费：

• Channel Manager（OTA 集成）
• OTA Live Chat
• Guest reviews
• Fiskaly（财税/POS 集成）

这些模块不可退款，包括在试用期间。

5.2 试用期结束后（订阅激活）

14 天后免费试用结束。若要继续使用，客户必须：

1. 手动激活订阅 → 控制台按钮 “Activate subscription”
2. 跳转至 Stripe → 输入支付信息
3. 确认付款 → 付费订阅开始

通过在 Stripe 确认付款，客户即默示接受：

• 14 天试用期已构成服务的履行（Art. 16(m) Directive 2011/83/EU）
• 撤回权因此失效
• 订阅立即计费
• 首次付款后不予退款

无自动激活： 订阅不会自动激活。主动付款即为客户的明确同意。

5.3 付款条款

• 首次付款：14 天试用期结束后（第 15 天）
• 计费周期：按月或按年（取决于方案）
• 付款方式：Stripe 提供的付款方式
• 扣款：通过 Stripe 每 30 天自动扣款
• 到期：开票后立即到期

5.4 发票

发票以电子方式发送，并可在 Stripe 获取。客户可随时在 PMS 控制台的 “Billing & Subscription” → “View invoices” 中检索。

5.5 价格变更

涨价：

• 提前 30 天通过电子邮件通知
• 自下一个计费周期起适用
• 赋予客户无罚金终止权（14 天内）

5.6 退款

试用期后不予退款：

免费试用结束后，一旦激活付费订阅，即不予退款，包括取消年付方案的情况。

其有效性在于，客户在试用期间：

• 可使用完整平台功能
• 可作出知情决定
• 明确接受试用期构成服务的履行

全面中断例外： 若订阅激活后 PMSPilot 完全不可用超过 24 小时（停机 >99%），客户将获得按比例计算的中断期间抵扣（按天计算）。

6. 终止

6.1 客户终止

在 14 天试用期内： 可随时无理由、无费用取消。立即生效。不会激活任何订阅。

试用期后（付费订阅）： 可随时通过控制台取消。于当前计费周期结束时生效（例如月末）。

终止日期后不再产生费用。

6.2 PMSPilot 终止

在以下情况下，PMSPilot 可终止：

a) 客户逾期 7+ 天 b) 客户实质性违反本条款（例如出售数据、黑客攻击企图） c) 客户违反法律（例如欺诈、洗钱） d) 技术/运营原因（不可抗力，例如关键安全漏洞）

在可能的情况下，PMSPilot 给予 7 天通知以便导出数据。对于安全漏洞或非法活动，通知期可缩短至 24–48 小时。

6.3 终止后的后果

• 账户及所有数据在 90 天后删除
• 不再产生费用
• 客户可导出数据（免费，通过 API 或下载）

7. 知识产权

7.1 PMSPilot 知识产权

PMSPilot 平台的所有软件、设计、标识、商标和内容均归 Koban Management LLC 所有，并受版权保护。使用仅限于作为酒店经营者的私人、非商业用途。

禁止：

• 逆向工程、反编译
• 商业再利用
• 向第三方出售或转让
• 抄袭 UI/代码

7.2 客户数据

客户仍是所有上传数据（宾客数据、预订等）的所有者。PMSPilot 仅享有为运营服务所需的使用权。

除非客户明确同意，PMSPilot 不会将客户数据用于其他目的（例如营销、出售给第三方）。

8. 支持与服务级别

8.1 支持渠道

• 电子邮箱：[email protected]
• 在线聊天：WhatsApp、PMSPilot Chat 及工单功能

8.2 支持内容

面向所有客户的标准支持：

• 响应时间：24 小时（工作日），48 小时（周末）
• 电子邮件工单系统
• 知识库与自助服务

8.3 支持范围

PMSPilot 协助处理：

• 技术问题与缺陷
• 平台功能
• API 集成
• 安全问题
• 与 PMSPilot 相关的定制软件开发 – 收费

PMSPilot 不协助：

• 业务战略咨询
• 第三方工具（例如 Booking.com 支持）

9. 免责声明与禁止使用

9.1 无保证

PMSPilot 按“原样”（AS IS）提供，不作任何形式的保证（包括默示保证）。客户自行承担使用平台的风险。

特别排除：

• 适用于特定目的的适用性
• 无错误
• 不间断可用性

9.2 禁止活动

客户不得将平台用于：

• 非法活动（洗钱、欺诈、人口贩运）
• 黑客攻击或未经授权的访问
• 分发恶意软件
• 骚扰、欺凌或歧视
• 垃圾邮件或网络钓鱼
• 出售或共享访问凭据
• 自动抓取（scraping）（经 API 许可除外）
• DDoS 攻击

后果： 立即暂停，不予退款。

9.3 合规与非法使用

客户保证：

• 其业务在所有运营国家均合法
• 遵守当地法律（劳动、税务、环境、数据保护）
• 不将 PMSPilot 用于非法目的

PMSPilot 可在怀疑存在违法行为时暂停账户。

10. 赔偿

客户同意就因以下原因产生的索赔向 PMSPilot 和 Koban Management LLC 提供赔偿：

a) 客户对 PMSPilot 的使用 b) 违反本条款 c) 宾客关于数据安全的投诉（在 PMSPilot 无过错的情况下） d) 违反当地法律（例如劳动法、税务欺诈）

例外： 对于因其自身过失或违法造成的索赔，PMSPilot 仍承担责任。

11. 适用法律与管辖

11.1 适用法律

本条款受 Wyoming, USA 法律管辖，优先级如下：

1. GDPR（数据保护）：若客户位于欧盟，适用 GDPR 规则（Art. 3 GDPR）
2. 当地消费者保护法：在 Wyoming 法律之外额外适用
3. 其他情况：Wyoming 法律

11.2 管辖与仲裁

EU/EEA 客户（德国、奥地利、瑞士、英国等）：

• 管辖地：客户营业所在地
• 或依据 ICC 规则（伦敦）仲裁，一名仲裁员
• 费用：PMSPilot 承担仲裁员费用
• 语言：德语或英语（客户选择）

非 EU/EEA 客户：

• 管辖地：Sheridan County, Wyoming, USA
• 或依据 AAA 规则仲裁（英语）

11.3 诉讼前调解

在提起任何诉讼之前，双方同意进行 30 天调解期。由中立调解人尝试解决争议。费用共担。

12. 其他条款

12.1 完整协议

本协议构成客户与 PMSPilot 之间的完整协议，并取代所有先前协议。

12.2 可分割性

若任何条款无效，其余条款仍然有效。双方将以合法替代条款替换无效条款。

12.3 修订

PMSPilot 可修订本条款。变更将提前 30 天通过电子邮件通知。30 天后继续使用即构成接受。若客户不同意，可终止。

12.4 联系方式

法律/投诉：[email protected] 支持：[email protected] 数据保护官（DPO）：[email protected]

12.5 语言

本条款提供德语和英语版本。发生冲突时，对欧盟客户以德语版本为准。

附件 A：依据 GDPR ART. 28 的数据处理协议（DPA）

双方：客户（Controller）与 PMSPilot / Koban Management LLC（Processor）

A.1 处理指示

处理者（PMSPilot）仅根据客户的书面指示处理数据。自动指示包括：

• 存储预订
• 处理宾客数据
• 处理支付
• 生成报告
• 创建自动备份

进一步指示须以书面形式作出（[email protected]）。

A.2 处理详情

A.3 主管机关请求

若主管机关（例如法院、数据保护机关）请求客户数据：

1. PMSPilot 立即通知客户（除非被禁止）
2. 法律审查：PMSPilot 核查该请求是否合法
3. 最小披露：仅披露被请求的数据
4. 文件记录：PMSPilot 记录所有请求

接受

通过在 PMSPilot 注册，客户确认已完整阅读并接受本条款。

特别说明：

• 14 天试用期免费
• 第 14 天后，客户必须主动激活并支付订阅（Stripe）
• 通过付款，客户确认试用期已构成服务的履行
• 首次付款后不予退款

接受日期：[注册时自动记录] 客户公司：_______________ 授权人/电子邮箱：_______________

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