ALLMÄNNA VILLKOR OCH PERSONUPPGIFTSBITRÄDESAVTAL

PMSPilot (Koban Management LLC) Giltiga från: 08.08.2026 Operatör: Koban Management LLC, Wyoming, USA Kontakt: [email protected]

PREAMBEL

Dessa villkor reglerar användningen av PMSPilot-plattformen av hotellägare, hospitalityföretag och andra kommersiella aktörer (var och en en „Kund”). PMSPilot är ett molnbaserat managementsystem för reservationer, gästdata och affärsprocesser.

Följande villkor är bindande. Genom registrering/användning av plattformen godkänner Kunden dem. Om Kunden invänder får plattformen inte användas.

1. TJÄNSTENS OMFATTNING

1.1 Definition av tjänsten

PMSPilot tillhandahåller följande kärntjänster:

• Molnbaserat hotellmanagementsystem (SaaS)
• Reservationshantering
• Lagring av gästdata
• API-anslutningar till channel managers, OTA:er och andra plattformar
• Rapportering och analys
• Teknisk support (se avsnitt 8)

1.2 Tillgänglighet

Vi garanterar 99,0 % tillgänglighet mätt månadsvis (exklusive planerat underhåll och force majeure).

Planerat underhåll: max. 4 timmar/månad, utanför 06:00–22:00 CET där så är möjligt.

Om tillgängligheten understiger garantin får Kunden en servicekredit (se avsnitt 1.3).

1.3 Servicekrediter

Om tillgänglighetsgarantin inte uppfylls:

• 98,5–99,0 % tillgänglighet: 5 % kredit på månadsavgiften
• 98,0–98,5 % tillgänglighet: 10 % kredit på månadsavgiften
• <98,0 % tillgänglighet: 25 % kredit på månadsavgiften

Servicekrediter är det enda rättsmedlet vid tillgänglighetsproblem.

1.4 Vad som INTE garanteras

• 100 % uptime (ingen SLA är realistiskt absolut)
• Kompatibilitet med alla tredjepartsapplikationer
• Att plattformen uppfyller dina specifika affärskrav
• Prognoser (datadrivna rekommendationer är endast indikativa)

2. KUNDENS SKYLDIGHETER & DATABACKUP

2.1 Kundens skyldigheter

Kunden åtar sig att:

a) Backupstrategi: Regelbundet (minst dagligen) utföra oberoende backups av all kritisk data (reservationer, gästdata, fakturor, priser). PMSPilot tillhandahåller ett export-API för detta ändamål.

b) Lösenordssäkerhet: Skydda inloggningsuppgifter och dela dem endast med auktoriserad personal. Kunden ansvarar för all aktivitet under kontot.

c) Laglig efterlevnad: Garantera laglig verksamhet i alla tillämpliga jurisdiktioner och att användningen av PMSPilot är laglig.

d) Korrekt datainmatning: Förbli ansvarig för riktigheten i all inmatad data (priser, tillgänglighet, beskrivningar, gästinformation).

e) OTA-datauppdateringar: Regelbundet kontrollera att automatiska prisuppdateringar till Booking.com, Airbnb m.fl. fungerar korrekt. PMSPilot garanterar inte fullständig synkronisering med alla plattformar (se avsnitt 2.2).

2.2 Prissynkronisering & tillgänglighetshantering

VIKTIGT: PMSPilot synkroniserar priser/tillgänglighet med tredje parter (Booking.com, Airbnb, Expedia m.fl.). Förseningar eller fel kan förekomma:

• OTA-API-fel: OTA:er kan ibland avvisa uppdateringar (tekniska fel på deras sida)
• Förseningar: uppdateringar kan ta 15 minuter till 2 timmar
• Dubbelbokningar: trots synkronisering kan dubbelbokningar teoretiskt förekomma (mycket sällsynt)

Kundens skyldighet: Kontrollera OTA-kanaler dagligen (Booking.com-dashboard, Airbnb-kalender m.m.) och korrigera fel omedelbart.

PMSPilot är INTE ansvarigt för:

• Ekonomiska förluster till följd av prisfel (t.ex. €50 istället för €150)
• Förlorade bokningar på grund av tillgänglighetsfel
• OTA-böter eller sanktioner (t.ex. Booking.com-straff vid många avbokningar)

Kunden bär det fulla ansvaret för priskontroller och tillgänglighetskorrigeringar.

3. ANSVARSBEGRÄNSNING

3.1 Undantag för indirekta skador

Varken PMSPilot eller Koban Management LLC är ansvarigt för:

• Förlorad vinst / förlorad omsättning
• Förlorade besparingar
• Ryktes- eller imageskada
• Indirekta, följd-, straff- eller exemplifierande skador
• Dataförlust eller korruption där Kunden underlåtit att upprätthålla backups
• Fel hos tredje parter (OTA:er, channel managers, betalningsleverantörer)

3.2 Ansvarstak

Under INGA omständigheter ska PMSPilot/Koban Management LLC vara ansvarigt för mer än:

Summan av alla avgifter som Kunden betalat under de 3 månaderna före kravet.

Exempel: €50/månad betalat = €150 maximalt ansvar. Exempel: €200/månad betalat = €600 maximalt ansvar.

Detta gäller för:

• Driftstopp och dataförlust
• Felaktig prissynkronisering
• Alla typer av skador

3.3 Undantag från ansvarstaket

Ansvarstaket gäller INTE vid:

a) Grovt oaktsamhet eller uppsåtlig försummelse från PMSPilot (t.ex. avsiktlig radering av din data) b) Dataskyddskrav (GDPR/CCPA): skadestånd enligt Art. 82 GDPR förblir intakt c) Konsumentskyddslagar: lagstadgat skydd i Tyskland/Österrike/Schweiz förblir intakt d) Brott mot detta avtal av PMSPilot (men endast upp till ansvarstaket)

4. DATASKYDD OCH BEHANDLING (GDPR ART. 28)

4.1 Roller

• Controller: Kunden (du som hotellägare)
• Processor: PMSPilot / Koban Management LLC
• Sub-processors: Se avsnitt 4.3

4.2 Behandlingens omfattning

PMSPilot behandlar följande personuppgifter enbart för att tillhandahålla PMS-tjänster:

Gästdata:

• Namn, e-post, telefon
• Adress
• Betalningsinformation (lagras krypterat)
• Reservationshistorik
• Särskilda behov (allergier, hjälpmedel för rörlighet)
• Passdata (lagras i R2)

Affärsdata:

• Kundkontouppgifter
• Användningsloggar (anonymiserade)
• Betalningshistorik

Syfte: reservationshantering, betalningshantering, gästservice, compliance

Varaktighet: medan tjänsten är aktiv + lagstadgad lagring (3–10 år beroende på jurisdiktion för fakturor/compliance)

4.3 Sub-processors

PMSPilot använder följande sub-processors:

Invändningsrätt: Kunden får skriftligen invända mot en ny sub-processor inom 30 dagar ([email protected]). Vid en motiverad invändning får Kunden säga upp utan straffavgift.

Vi meddelar om nya sub-processors via e-post minst 30 dagar före implementering.

4.4 Tekniska och organisatoriska åtgärder (TOM:er)

PMSPilot genomför följande säkerhetsåtgärder:

Tekniska åtgärder:

• AES-256-kryptering för data at rest
• TLS 1.3-kryptering för data in transit
• WAF (Web Application Firewall) mot attacker
• Automatiserade backupsystem (dagligen)
• Intrusion Detection System (IDS)
• Regelbundna säkerhetspatchar (inom 7 dagar för kritiska sårbarheter)

Organisatoriska åtgärder:

• Rollbaserad åtkomstkontroll (RBAC)
• Tvåfaktorsautentisering (2FA) för alla konton
• Personalutbildning i dataskydd (årligen)
• Sekretessförpliktelser för all personal
• Revisionsloggar för dataåtkomst
• Incident response-plan (72-timmars underrättelseskyldighet, se 4.5)

Kunden får en aktuell säkerhetsrapport på begäran.

4.5 Personuppgiftsincidenter & underrättelse

PMSPilots skyldighet: Om en personuppgiftsincident inträffar (obehörig åtkomst, dataläcka) ska PMSPilot:

1. Underrätta Kunden utan onödigt dröjsmål (max. 72 timmar)
2. Informera om incidentens art, berörd data/personer, sannolika konsekvenser och vidtagna åtgärder
3. Stödja Kunden vid underrättelse av registrerade och myndigheter

Kundens skyldighet: Kunden ansvarar för att underrätta tillsynsmyndighet och registrerade där så krävs.

4.6 Dataportabilitet & radering

Export: Kunden får exportera all data när som helst (API eller batch-export). Format: CSV, Excel.

Radering efter avtalets slut:

• Livedata: raderas omedelbart
• Backups: raderas inom 7 dagar (återställningsfönster)
• Fakturor/revisionsloggar: sparas i 7 år (lagkrav)
• Gästnamn (GDPR Art. 17): raderas på Kundens begäran (om inte lagstadgad lagring gäller)

Kunden får bekräftelse på radering via e-post.

4.7 Datalokalisering (jurisdiktion)

• Primär lagring: Europa (Cloudflare)
• Backups: Europa
• Behandling: där det krävs för tjänstens drift

För EU-kunder: överföringar skyddas av Standard Contractual Clauses (SCCs).

5. BETALNINGAR & FAKTURERING

5.1 14-dagars provperiod

PMSPilot erbjuder varje ny Kund en 14-dagars gratis provperiod. Under provperioden:

• Är tjänsten fullt funktionell
• Får alla kärnfunktioner användas (reservationer, gästdata, API m.m.)
• Krävs ingen betalning för basfunktioner
• Får Kunden avbryta när som helst utan orsak

UNDANTAG — betalda moduler: Följande premiummoduler är inte gratis under provperioden och måste betalas omedelbart:

• Channel Manager (OTA-integration)
• OTA Live Chat
• Guest reviews
• Fiskaly (fiskal/POS-integration)

Dessa moduler är icke-återbetalningsbara, även under provperioden.

5.2 Efter provperioden (aktivering av prenumeration)

Efter 14 dagar upphör den gratis provperioden. För att fortsätta måste Kunden:

1. Manuellt aktivera en prenumeration → Dashboard-knapp „Activate subscription”
2. Omdirigeras till Stripe → ange betalningsuppgifter
3. Bekräfta betalning → betald prenumeration börjar

Genom att bekräfta betalning hos Stripe godkänner Kunden implicit:

• Att den 14-dagars provperioden utgjorde fullgörande av en tjänst (Art. 16(m) Directive 2011/83/EU)
• Att ångerrätten därmed upphör
• Att prenumerationen faktureras omedelbart
• Att det inte finns någon återbetalning efter den första betalningen

Ingen automatisk aktivering: Prenumerationen aktiveras INTE automatiskt. Aktiv betalning är Kundens uttryckliga samtycke.

5.3 Betalningsvillkor

• Första betalning: efter den 14-dagars provperioden (dag 15)
• Faktureringscykel: månadsvis eller årsvis (beroende på plan)
• Betalningsmetod: betalningsmetoder som erbjuds av Stripe
• Dragning: automatiskt var 30:e dag via Stripe
• Förfaller: omedelbart vid fakturering

5.4 Fakturor

Fakturor skickas digitalt och är tillgängliga via Stripe. Kunden kan hämta dem när som helst i PMS-dashboarden under „Billing & Subscription” → „View invoices”.

5.5 Prisändringar

Prishöjningar:

• Meddelas via e-post 30 dagar i förväg
• Gäller från nästa faktureringscykel
• Ger Kunden rätt att säga upp utan straffavgift (inom 14 dagar)

5.6 Återbetalningar

Ingen återbetalning efter provperioden:

Efter den gratis provperioden, när en betald prenumeration har aktiverats, finns ingen återbetalning, inklusive vid uppsägning av en årsplan.

Detta är giltigt eftersom Kunden under provperioden:

• Kunde använda plattformens fulla funktionalitet
• Kunde fatta ett välgrundat beslut
• Uttryckligen godkände att provperioden utgör fullgörande av en tjänst

Undantag vid total driftstörning: Om PMSPilot är helt otillgängligt i mer än 24 timmar efter prenumerationsaktivering (>99 % downtime) får Kunden en proportionell kredit för driftstörningsperioden (beräknad i dagar).

6. UPPSÄGNING

6.1 Uppsägning av Kunden

Under den 14-dagars provperioden: Avbryt när som helst utan orsak eller avgifter. Omedelbar verkan. Ingen prenumeration aktiveras.

Efter provperioden (betald prenumeration): Säg upp när som helst via dashboarden. Gäller vid slutet av den aktuella faktureringscykeln (t.ex. månadsslut).

Inga ytterligare avgifter efter uppsägningsdatumet.

6.2 Uppsägning av PMSPilot

PMSPilot får säga upp om:

a) Kunden är 7+ dagar försenad med betalning b) Kunden väsentligen bryter mot dessa villkor (t.ex. försäljning av data, hackningsförsök) c) Kunden bryter mot lagar (t.ex. bedrägeri, penningtvätt) d) Tekniska/operativa skäl (force majeure, t.ex. kritisk säkerhetssårbarhet)

Där så är möjligt ger PMSPilot 7 dagars varsel för att exportera data. Vid säkerhetsbrott eller olaglig verksamhet kan varseltiden förkortas till 24–48 timmar.

6.3 Följder efter uppsägning

• Konto och all data raderas efter 90 dagar
• Inga ytterligare avgifter
• Kunden får exportera data (gratis, via API eller nedladdning)

7. IMMATERIELLA RÄTTIGHETER

7.1 PMSPilot IP

All programvara, design, logotyper, varumärken och innehåll på PMSPilot-plattformen ägs av Koban Management LLC och skyddas av upphovsrätt. Användning är begränsad till privat, icke-kommersiell användning som hotellägare.

Förbjudet:

• Reverse engineering, dekompilering
• Kommersiell återanvändning
• Försäljning eller överlåtelse till tredje part
• Plagiering av UI/kod

7.2 Kunddata

Kunden förblir ägare till all uppladdad data (gästdata, reservationer m.m.). PMSPilot har endast en nyttjanderätt för att driva tjänsten.

PMSPilot kommer inte att använda Kunddata för andra ändamål (t.ex. marknadsföring, försäljning till tredje part) om inte Kunden uttryckligen samtycker.

8. SUPPORT & SERVICENIVÅ

8.1 Supportkanaler

• E-post: [email protected]
• Livechatt: WhatsApp, PMSPilot Chat och ärendefunktion

8.2 Supporterbjudande

Standardsupport för alla Kunder:

• Svarstid: 24 timmar (vardagar), 48 timmar (helg)
• E-postärendesystem
• Knowledge base & självservice

8.3 Supportens omfattning

PMSPilot hjälper med:

• Tekniska problem och buggar
• Plattformens funktionalitet
• API-integration
• Säkerhetsfrågor
• Anpassad mjukvaruutveckling relaterad till PMSPilot – avgiftsbelagd

PMSPilot hjälper INTE med:

• Affärsstrategisk rådgivning
• Tredjepartsverktyg (t.ex. Booking.com-support)

9. ANSVARSFRISKRIVNING & FÖRBJUDEN ANVÄNDNING

9.1 Ingen garanti

PMSPilot tillhandahålls „AS IS” utan garantier av något slag (inklusive underförstådda). Kunden använder plattformen på egen risk.

Detta undantar särskilt:

• Lämplighet för ett särskilt ändamål
• Frihet från fel
• Oavbruten tillgänglighet

9.2 Förbjudna aktiviteter

Kunden får inte använda plattformen för:

• Olagliga aktiviteter (penningtvätt, bedrägeri, människohandel)
• Hackning eller obehörig åtkomst
• Distribution av skadlig programvara
• Trakasserier, mobbning eller diskriminering
• Spam eller phishing
• Försäljning eller delning av åtkomstuppgifter
• Automatiserad scraping (utom med API-tillstånd)
• DDoS-attacker

Följder: Omedelbar avstängning utan återbetalning.

9.3 Compliance & olaglig användning

Kunden garanterar att:

• Deras verksamhet är laglig i alla länder där den bedrivs
• De följer lokala lagar (arbetsrätt, skatt, miljö, dataskydd)
• De inte använder PMSPilot för olagliga ändamål

PMSPilot får stänga av konton vid misstanke om lagöverträdelser.

10. SKADESLÖSHET

Kunden åtar sig att hålla PMSPilot och Koban Management LLC skadeslösa mot krav som uppstår från:

a) Kundens användning av PMSPilot b) Brott mot dessa villkor c) Gästklagomål om datasäkerhet (där PMSPilot inte är felaktigt) d) Överträdelser av lokal lagstiftning (t.ex. arbetsrätt, skattebedrägeri)

Undantag: PMSPilot förblir ansvarigt för krav orsakade av egen oaktsamhet eller lagöverträdelser.

11. TILLÄMPLIG LAG & JURISDIKTION

11.1 Tillämplig lag

Dessa villkor styrs av lagarna i Wyoming, USA, med följande prioritet:

1. GDPR (dataskydd): om Kunden befinner sig i EU gäller GDPR-regler (Art. 3 GDPR)
2. Lokala konsumentskyddslagar: gäller utöver Wyoming-lag
3. I övrigt: Wyoming-lag

11.2 Jurisdiktion & skiljedom

Kunder i EU/EEA (Tyskland, Österrike, Schweiz, UK m.fl.):

• Forum: platsen för Kundens verksamhets säte
• Eller skiljedom enligt ICC Rules (London), en skiljeman
• Kostnader: PMSPilot står för skiljemannaavgifter
• Språk: tyska eller engelska (Kundens val)

Kunder utanför EU/EEA:

• Forum: Sheridan County, Wyoming, USA
• Eller skiljedom enligt AAA Rules (engelska)

11.3 Medling före rättstvist

Före eventuell stämning kommer parterna överens om en 30-dagars medlingsperiod. En neutral medlare försöker lösa tvisten. Kostnaderna delas.

12. ÖVRIGA BESTÄMMELSER

12.1 Fullständigt avtal

Detta avtal utgör det fullständiga avtalet mellan Kunden och PMSPilot och ersätter alla tidigare avtal.

12.2 Separabilitet

Om något avsnitt är ogiltigt förblir övriga avsnitt giltiga. Parterna ersätter den ogiltiga klausulen med ett lagligt alternativ.

12.3 Ändringar

PMSPilot får ändra dessa villkor. Ändringar meddelas via e-post 30 dagar i förväg. Fortsatt användning efter 30 dagar utgör godkännande. Kunden får säga upp om de inte godkänner.

12.4 Kontakt

Juridik/Klagomål: [email protected] Support: [email protected] Data Protection Officer (DPO): [email protected]

12.5 Språk

Dessa villkor finns tillgängliga på tyska och engelska. Vid konflikt har den tyska versionen företräde för EU-kunder.

BILAGA A: PERSONUPPGIFTSBITRÄDESAVTAL (DPA) ENLIGT GDPR ART. 28

Mellan: Kunden (Controller) och PMSPilot / Koban Management LLC (Processor)

A.1 Behandlingsinstruktioner

Processorn (PMSPilot) behandlar data endast enligt dokumenterade instruktioner från Kunden. Automatiska instruktioner inkluderar:

• Lagra reservationer
• Behandla gästdata
• Behandla betalningar
• Generera rapporter
• Skapa automatiska backups

Ytterligare instruktioner måste vara skriftliga ([email protected]).

A.2 Behandlingsdetaljer

A.3 Myndighetsförfrågningar

Om en myndighet (t.ex. domstol, dataskyddsmyndighet) begär Kunddata:

1. PMSPilot informerar Kunden omedelbart (om det inte är förbjudet)
2. Juridisk granskning: PMSPilot kontrollerar om begäran är laglig
3. Minimal utlämning: endast begärd data lämnas ut
4. Dokumentation: PMSPilot dokumenterar alla begäranden

GODKÄNNANDE

Genom att registrera sig på PMSPilot bekräftar Kunden att de har läst och godkänt dessa villkor i sin helhet.

Särskilda anmärkningar:

• Den 14-dagars provperioden är gratis
• Efter dag 14 måste Kunden aktivt aktivera och betala för en prenumeration (Stripe)
• Genom att betala bekräftar Kunden att provperioden utgjorde fullgörande av en tjänst
• Det finns ingen återbetalning efter den första betalningen

Godkännandedatum: [Registreras automatiskt vid registrering] Kundföretag: _______________ Auktoriserad person/e-post: _______________

© August 2026 Koban Management LLC. All rights reserved.