TÉRMINOS Y CONDICIONES GENERALES Y ACUERDO DE TRATAMIENTO DE DATOS

PMSPilot (Koban Management LLC) Vigentes desde: 08.08.2026 Operador: Koban Management LLC, Wyoming, USA Contacto: [email protected]

PREÁMBULO

Los presentes términos rigen el uso de la plataforma PMSPilot por parte de hoteleros, empresas de hostelería y otros operadores comerciales (cada uno un "Cliente"). PMSPilot es un sistema de gestión basado en la nube para reservas, datos de huéspedes y procesos empresariales.

Los siguientes términos son vinculantes. Al registrarse/utilizar la plataforma, el Cliente los acepta. Si el Cliente se opone, no debe utilizarse la plataforma.

1. ÁMBITO DE LOS SERVICIOS

1.1 Definición del servicio

PMSPilot presta los siguientes servicios principales:

• Sistema de gestión hotelera basado en la nube (SaaS)
• Gestión de reservas
• Almacenamiento de datos de huéspedes
• Conexiones API a channel managers, OTAs y otras plataformas
• Informes y analítica
• Soporte técnico (véase la sección 8)

1.2 Disponibilidad

Garantizamos un 99,0% de disponibilidad medida mensualmente (excluyendo el mantenimiento planificado y la fuerza mayor).

Mantenimiento planificado: máx. 4 horas/mes, fuera de las 06:00–22:00 CET cuando sea posible.

Si la disponibilidad cae por debajo de la garantía, el Cliente recibe un crédito de servicio (véase la sección 1.3).

1.3 Créditos de servicio

Si no se cumple la garantía de disponibilidad:

• Disponibilidad 98,5–99,0%: crédito del 5% de la tarifa mensual
• Disponibilidad 98,0–98,5%: crédito del 10% de la tarifa mensual
• Disponibilidad <98,0%: crédito del 25% de la tarifa mensual

Los créditos de servicio son el único remedio por problemas de disponibilidad.

1.4 Qué NO está garantizado

• Tiempo de actividad del 100% (ningún SLA es realmente absoluto)
• Compatibilidad con todas las aplicaciones de terceros
• Que la plataforma cumpla los requisitos empresariales específicos del Cliente
• Previsiones (las recomendaciones basadas en datos son solo indicativas)

2. OBLIGACIONES DEL CLIENTE Y COPIA DE SEGURIDAD DE DATOS

2.1 Obligaciones del Cliente

El Cliente se compromete a:

a) Estrategia de copia de seguridad: Realizar periódicamente (al menos a diario) copias de seguridad independientes de todos los datos críticos (reservas, datos de huéspedes, facturas, tarifas). PMSPilot proporciona una API de exportación a tal efecto.

b) Seguridad de contraseñas: Proteger las credenciales de acceso y compartirlas únicamente con personal autorizado. El Cliente es responsable de toda la actividad realizada bajo la cuenta.

c) Cumplimiento legal: Garantizar una operación lícita en todas las jurisdicciones aplicables y que el uso de PMSPilot sea lícito.

d) Introducción correcta de datos: Seguir siendo responsable de la exactitud de todos los datos introducidos (tarifas, disponibilidad, descripciones, información de huéspedes).

e) Actualizaciones de datos OTA: Verificar periódicamente que las actualizaciones automáticas de precios en Booking.com, Airbnb, etc. funcionen correctamente. PMSPilot no garantiza la sincronización completa con todas las plataformas (véase la sección 2.2).

2.2 Sincronización de precios y gestión de disponibilidad

IMPORTANTE: PMSPilot sincroniza precios/disponibilidad con terceros (Booking.com, Airbnb, Expedia, etc.). Pueden producirse retrasos o errores:

• Errores de API OTA: las OTAs pueden rechazar ocasionalmente actualizaciones (fallos técnicos de su parte)
• Retrasos: las actualizaciones pueden tardar de 15 minutos a 2 horas
• Reservas duplicadas: a pesar de la sincronización, las reservas duplicadas pueden producirse teóricamente (muy raras)

Deber del Cliente: Comprobar a diario los canales OTA (panel de Booking.com, calendario de Airbnb, etc.) y corregir los errores de inmediato.

PMSPilot NO es responsable de:

• Pérdidas financieras por errores de precios (p. ej. €50 en lugar de €150)
• Reservas perdidas por errores de disponibilidad
• Multas o sanciones de OTAs (p. ej. sanciones de Booking.com por muchas cancelaciones)

El Cliente asume la plena responsabilidad de las comprobaciones de precios y las correcciones de disponibilidad.

3. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD

3.1 Exclusión de daños indirectos

Ni PMSPilot ni Koban Management LLC son responsables de:

• Lucro cesante / ingresos perdidos
• Ahorros perdidos
• Daños reputacionales o de imagen
• Daños indirectos, consecuentes, punitivos o ejemplares
• Pérdida o corrupción de datos cuando el Cliente no mantuvo copias de seguridad
• Errores de terceros (OTAs, channel managers, proveedores de pago)

3.2 Límite de responsabilidad

En NINGUNA circunstancia PMSPilot/Koban Management LLC será responsable por más de:

La suma de todas las tarifas pagadas por el Cliente en los 3 meses anteriores a la reclamación.

Ejemplo: €50/mes pagados = responsabilidad máxima de €150. Ejemplo: €200/mes pagados = responsabilidad máxima de €600.

Esto se aplica a:

• Tiempo de inactividad y pérdida de datos
• Sincronización de precios defectuosa
• Cualquier tipo de daño

3.3 Excepciones al límite de responsabilidad

El límite de responsabilidad NO se aplica en casos de:

a) Negligencia grave o conducta dolosa de PMSPilot (p. ej. eliminación intencionada de sus datos) b) Reclamaciones de protección de datos (GDPR/CCPA): los daños conforme al Art. 82 GDPR permanecen intactos c) Leyes de protección al consumidor: la protección legal en Alemania/Austria/Suiza permanece intacta d) Incumplimiento de este acuerdo por parte de PMSPilot (pero solo hasta el límite de responsabilidad)

4. PROTECCIÓN DE DATOS Y TRATAMIENTO (GDPR ART. 28)

4.1 Roles

• Responsable del tratamiento: El Cliente (usted como hotelero)
• Encargado del tratamiento: PMSPilot / Koban Management LLC
• Subencargados: Véase la sección 4.3

4.2 Ámbito del tratamiento

PMSPilot trata los siguientes datos personales únicamente para prestar los servicios PMS:

Datos de huéspedes:

• Nombre, correo electrónico, teléfono
• Dirección
• Información de pago (almacenada cifrada)
• Historial de reservas
• Necesidades especiales (alergias, ayudas a la movilidad)
• Datos del pasaporte (almacenados en R2)

Datos empresariales:

• Información de la cuenta del Cliente
• Registros de uso (anonimizados)
• Historial de pagos

Finalidad: gestión de reservas, procesamiento de pagos, servicio al huésped, cumplimiento

Duración: mientras el servicio esté activo + retención legal (3–10 años según la jurisdicción para facturas/cumplimiento)

4.3 Subencargados

PMSPilot utiliza los siguientes subencargados:

Derecho de oposición: El Cliente puede oponerse por escrito a un nuevo subencargado en un plazo de 30 días ([email protected]). Ante una oposición justificada, el Cliente puede resolver sin penalización.

Notificamos los nuevos subencargados por correo electrónico al menos 30 días antes de la implementación.

4.4 Medidas técnicas y organizativas (TOM)

PMSPilot implementa las siguientes medidas de seguridad:

Medidas técnicas:

• Cifrado AES-256 para datos en reposo
• Cifrado TLS 1.3 para datos en tránsito
• WAF (Web Application Firewall) contra ataques
• Sistemas de copia de seguridad automatizados (diarios)
• Intrusion Detection System (IDS)
• Parches de seguridad periódicos (en un plazo de 7 días para vulnerabilidades críticas)

Medidas organizativas:

• Control de acceso basado en roles (RBAC)
• Autenticación de dos factores (2FA) para todas las cuentas
• Formación del personal en protección de datos (anual)
• Obligaciones de confidencialidad para todo el personal
• Registros de auditoría del acceso a datos
• Plan de respuesta a incidentes (deber de notificación en 72 horas, véase 4.5)

El Cliente recibe un informe de seguridad actualizado bajo petición.

4.5 Violaciones de datos personales y notificación

Obligación de PMSPilot: Si se produce una violación de datos personales (acceso no autorizado, fuga de datos), PMSPilot:

1. Notificará al Cliente sin demora indebida (máx. 72 horas)
2. Informará sobre la naturaleza de la violación, los datos/personas afectados, las consecuencias probables y las medidas adoptadas
3. Apoyará al Cliente en la notificación a los interesados y a las autoridades

Obligación del Cliente: El Cliente es responsable de notificar a la autoridad de control y a los interesados cuando sea necesario.

4.6 Portabilidad y eliminación de datos

Exportación: El Cliente puede exportar todos los datos en cualquier momento (API o exportación por lotes). Formatos: CSV, Excel.

Eliminación tras el fin del contrato:

• Datos en vivo: eliminados de inmediato
• Copias de seguridad: eliminadas en un plazo de 7 días (ventana de recuperación)
• Facturas/registros de auditoría: conservados 7 años (requisito legal)
• Nombres de huéspedes (GDPR Art. 17): eliminados a petición del Cliente (salvo que se aplique retención legal)

El Cliente recibe confirmación de la eliminación por correo electrónico.

4.7 Ubicaciones de los datos (jurisdicción)

• Almacenamiento principal: Europa (Cloudflare)
• Copias de seguridad: Europa
• Tratamiento: donde sea necesario para el funcionamiento del servicio

Para clientes de la UE: las transferencias están protegidas por Cláusulas Contractuales Tipo (SCC).

5. PAGOS Y FACTURACIÓN

5.1 Periodo de prueba de 14 días

PMSPilot ofrece a cada nuevo Cliente un periodo de prueba gratuito de 14 días. Durante el periodo de prueba:

• El servicio es plenamente funcional
• Pueden utilizarse todas las funciones principales (reservas, datos de huéspedes, API, etc.)
• No se requiere pago por las funciones básicas
• El Cliente puede cancelar en cualquier momento sin causa

EXCEPCIÓN — módulos de pago: Los siguientes módulos premium no son gratuitos durante el periodo de prueba y deben pagarse de inmediato:

• Channel Manager (integración OTA)
• OTA Live Chat
• Guest reviews
• Fiskaly (integración fiscal/POS)

Estos módulos no son reembolsables, incluso durante el periodo de prueba.

5.2 Tras el periodo de prueba (activación de la suscripción)

Tras 14 días finaliza el periodo de prueba gratuito. Para continuar, el Cliente debe:

1. Activar manualmente una suscripción → botón del panel "Activate subscription"
2. Ser redirigido a Stripe → introducir los datos de pago
3. Confirmar el pago → comienza la suscripción de pago

Al confirmar el pago en Stripe, el Cliente acepta implícitamente:

• Que el periodo de prueba de 14 días constituyó la prestación de un servicio (Art. 16(m) Directive 2011/83/EU)
• Que el derecho de desistimiento queda por tanto extinguido
• Que la suscripción se factura de inmediato
• Que no hay reembolso tras el primer pago

Sin activación automática: La suscripción NO se activa automáticamente. El pago activo constituye el consentimiento expreso del Cliente.

5.3 Condiciones de pago

• Primer pago: tras el periodo de prueba de 14 días (día 15)
• Ciclo de facturación: mensual o anual (según el plan)
• Método de pago: métodos de pago Stripe ofrecidos
• Cobro: automáticamente cada 30 días a través de Stripe
• Vencimiento: de inmediato al facturar

5.4 Facturas

Las facturas se envían digitalmente y están disponibles a través de Stripe. El Cliente puede recuperarlas en cualquier momento en el panel PMS en "Billing & Subscription" → "View invoices".

5.5 Cambios de precio

Aumentos de precio:

• Notificados por correo electrónico con 30 días de antelación
• Se aplican a partir del siguiente ciclo de facturación
• Conferen al Cliente un derecho de resolución sin penalización (en un plazo de 14 días)

5.6 Reembolsos

Sin reembolso tras el periodo de prueba:

Tras el periodo de prueba gratuito, una vez activada una suscripción de pago, no hay reembolso, incluso en caso de cancelación de un plan anual.

Esto es válido porque durante el periodo de prueba el Cliente:

• Pudo utilizar la funcionalidad completa de la plataforma
• Pudo tomar una decisión informada
• Aceptó explícitamente que el periodo de prueba constituye la prestación de un servicio

Excepción por interrupción total: Si PMSPilot no está disponible por completo durante más de 24 horas tras la activación de la suscripción (tiempo de inactividad >99%), el Cliente recibe un crédito prorrateado por el periodo de interrupción (calculado en días).

6. RESOLUCIÓN

6.1 Resolución por el Cliente

Durante el periodo de prueba de 14 días: Cancelar en cualquier momento sin causa ni tarifas. Efecto inmediato. No se activa ninguna suscripción.

Tras el periodo de prueba (suscripción de pago): Cancelar en cualquier momento a través del panel. Efectiva al final del ciclo de facturación actual (p. ej. fin de mes).

Sin tarifas adicionales tras la fecha de resolución.

6.2 Resolución por PMSPilot

PMSPilot puede resolver si:

a) El Cliente tiene un retraso de pago de 7+ días b) El Cliente incumple materialmente estos términos (p. ej. venta de datos, intentos de hacking) c) El Cliente viola las leyes (p. ej. fraude, blanqueo de capitales) d) Motivos técnicos/operativos (fuerza mayor, p. ej. vulnerabilidad de seguridad crítica)

Cuando sea posible, PMSPilot concede 7 días de preaviso para exportar los datos. En caso de vulneraciones de seguridad o actividad ilegal, el preaviso puede reducirse a 24–48 horas.

6.3 Consecuencias tras la resolución

• Cuenta y todos los datos eliminados tras 90 días
• Sin tarifas adicionales
• El Cliente puede exportar los datos (gratuitamente, mediante API o descarga)

7. PROPIEDAD INTELECTUAL

7.1 PI de PMSPilot

Todo el software, diseños, logotipos, marcas y contenidos de la plataforma PMSPilot son propiedad de Koban Management LLC y están protegidos por derechos de autor. El uso se limita al uso privado y no comercial como hotelero.

Prohibido:

• Ingeniería inversa, descompilación
• Reutilización comercial
• Venta o cesión a terceros
• Plagio de UI/código

7.2 Datos del Cliente

El Cliente permanece propietario de todos los datos cargados (datos de huéspedes, reservas, etc.). PMSPilot tiene un derecho de uso únicamente para operar el servicio.

PMSPilot no utilizará los datos del Cliente para otros fines (p. ej. marketing, venta a terceros) salvo consentimiento expreso del Cliente.

8. SOPORTE Y NIVEL DE SERVICIO

8.1 Canales de soporte

• Correo electrónico: [email protected]
• Chat en vivo: WhatsApp, PMSPilot Chat y función de tickets

8.2 Oferta de soporte

Soporte estándar para todos los Clientes:

• Tiempo de respuesta: 24 horas (días laborables), 48 horas (fin de semana)
• Sistema de tickets por correo electrónico
• Base de conocimientos y autoservicio

8.3 Ámbito del soporte

PMSPilot ayuda con:

• Problemas técnicos y errores
• Funcionalidad de la plataforma
• Integración API
• Preguntas de seguridad
• Desarrollo de software personalizado relacionado con PMSPilot – de pago

PMSPilot NO ayuda con:

• Consultoría de estrategia empresarial
• Herramientas de terceros (p. ej. soporte de Booking.com)

9. EXENCIÓN DE GARANTÍA Y USO PROHIBIDO

9.1 Sin garantía

PMSPilot se proporciona "AS IS" sin garantías de ningún tipo (incluidas las implícitas). El Cliente utiliza la plataforma bajo su propio riesgo.

Esto excluye en particular:

• Idoneidad para un fin particular
• Ausencia de errores
• Disponibilidad ininterrumpida

9.2 Actividades prohibidas

El Cliente no debe utilizar la plataforma para:

• Actividades ilegales (blanqueo de capitales, fraude, trata de personas)
• Hacking o acceso no autorizado
• Distribución de malware
• Acoso, intimidación o discriminación
• Spam o phishing
• Venta o compartición de credenciales de acceso
• Scraping automatizado (salvo con permiso de API)
• Ataques DDoS

Consecuencias: Suspensión inmediata sin reembolso.

9.3 Cumplimiento y uso ilegal

El Cliente garantiza que:

• Su negocio es lícito en todos los países de operación
• Cumple las leyes locales (laboral, fiscal, medioambiental, protección de datos)
• No utiliza PMSPilot con fines ilegales

PMSPilot puede suspender cuentas ante sospecha de infracciones legales.

10. INDEMNIZACIÓN

El Cliente acepta indemnizar a PMSPilot y Koban Management LLC frente a reclamaciones derivadas de:

a) El uso de PMSPilot por parte del Cliente b) El incumplimiento de estos términos c) Quejas de huéspedes sobre seguridad de datos (cuando PMSPilot no sea culpable) d) Infracciones del derecho local (p. ej. derecho laboral, fraude fiscal)

Excepción: PMSPilot sigue siendo responsable de las reclamaciones causadas por su propia negligencia o infracciones legales.

11. LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN

11.1 Ley aplicable

Los presentes términos se rigen por las leyes de Wyoming, USA, con la siguiente prioridad:

1. GDPR (protección de datos): si el Cliente está en la UE, se aplican las normas del GDPR (Art. 3 GDPR)
2. Leyes locales de protección al consumidor: se aplican además del derecho de Wyoming
3. En caso contrario: derecho de Wyoming

11.2 Jurisdicción y arbitraje

Clientes en la UE/EEE (Alemania, Austria, Suiza, UK, etc.):

• Fuero: lugar del domicilio social del Cliente
• O arbitraje conforme a las ICC Rules (London), un árbitro
• Costes: PMSPilot asume los honorarios del árbitro
• Idioma: alemán o inglés (elección del Cliente)

Clientes fuera de la UE/EEE:

• Fuero: Sheridan County, Wyoming, USA
• O arbitraje conforme a las AAA Rules (inglés)

11.3 Mediación antes del litigio

Antes de cualquier demanda, las partes acuerdan un periodo de mediación de 30 días. Un mediador neutral intenta resolver la disputa. Los costes se comparten.

12. DISPOSICIONES VARIAS

12.1 Acuerdo íntegro

Este acuerdo constituye el acuerdo completo entre el Cliente y PMSPilot y sustituye todos los acuerdos anteriores.

12.2 Severabilidad

Si alguna sección es inválida, las secciones restantes siguen siendo válidas. Las partes sustituyen la cláusula inválida por una alternativa lícita.

12.3 Modificaciones

PMSPilot puede modificar estos términos. Los cambios se notifican por correo electrónico con 30 días de antelación. El uso continuado tras 30 días constituye aceptación. El Cliente puede resolver si no está de acuerdo.

12.4 Contacto

Legal/Reclamaciones: [email protected] Soporte: [email protected] Data Protection Officer (DPO): [email protected]

12.5 Idioma

Estos términos están disponibles en alemán e inglés. En caso de conflicto, prevalece la versión alemana para los clientes de la UE.

ANEXO A: ACUERDO DE TRATAMIENTO DE DATOS (DPA) CONFORME AL GDPR ART. 28

Entre: Cliente (Responsable del tratamiento) y PMSPilot / Koban Management LLC (Encargado del tratamiento)

A.1 Instrucciones de tratamiento

El Encargado del tratamiento (PMSPilot) trata los datos únicamente conforme a instrucciones documentadas del Cliente. Las instrucciones automáticas incluyen:

• Almacenar reservas
• Tratar datos de huéspedes
• Procesar pagos
• Generar informes
• Crear copias de seguridad automáticas

Las instrucciones adicionales deben realizarse por escrito ([email protected]).

A.2 Detalles del tratamiento

A.3 Solicitudes de autoridades

Si una autoridad (p. ej. tribunal, autoridad de protección de datos) solicita datos del Cliente:

1. PMSPilot informa al Cliente de inmediato (salvo prohibición)
2. Revisión jurídica: PMSPilot comprueba si la solicitud es lícita
3. Divulgación mínima: solo se divulgan los datos solicitados
4. Documentación: PMSPilot documenta todas las solicitudes

ACEPTACIÓN

Al registrarse en PMSPilot, el Cliente confirma que ha leído íntegramente y aceptado estos términos.

Notas especiales:

• El periodo de prueba de 14 días es gratuito
• Tras el día 14 el Cliente debe activar y pagar activamente una suscripción (Stripe)
• Al pagar, el Cliente confirma que el periodo de prueba constituyó la prestación de un servicio
• No hay reembolso tras el primer pago

Fecha de aceptación: [Capturada automáticamente al registrarse] Empresa del Cliente: _______________ Persona autorizada/correo electrónico: _______________

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