TERMINI E CONDIZIONI GENERALI E ACCORDO SUL TRATTAMENTO DEI DATI

PMSPilot (Koban Management LLC) Efficaci dal: 08.08.2026 Operatore: Koban Management LLC, Wyoming, USA Contatto: [email protected]

PREAMBOLO

I presenti termini disciplinano l'utilizzo della piattaforma PMSPilot da parte di albergatori, imprese del settore dell'ospitalità e altri operatori commerciali (ciascuno un "Cliente"). PMSPilot è un sistema di gestione basato su cloud per prenotazioni, dati degli ospiti e processi aziendali.

I seguenti termini sono vincolanti. Registrandosi/utilizzando la piattaforma, il Cliente li accetta. In caso di opposizione del Cliente, la piattaforma non deve essere utilizzata.

1. AMBITO DEI SERVIZI

1.1 Definizione del servizio

PMSPilot fornisce i seguenti servizi principali:

• Sistema di gestione alberghiera basato su cloud (SaaS)
• Gestione delle prenotazioni
• Archiviazione dei dati degli ospiti
• Connessioni API a channel manager, OTA e altre piattaforme
• Reportistica e analisi
• Supporto tecnico (vedere sezione 8)

1.2 Disponibilità

Garantiamo una disponibilità del 99,0% misurata mensilmente (escluse manutenzioni pianificate e forza maggiore).

Manutenzione pianificata: max. 4 ore/mese, al di fuori delle 06:00–22:00 CET ove possibile.

Se la disponibilità scende al di sotto della garanzia, il Cliente riceve un credito di servizio (vedere sezione 1.3).

1.3 Crediti di servizio

Se la garanzia di disponibilità non viene rispettata:

• Disponibilità 98,5–99,0%: credito del 5% sulla tariffa mensile
• Disponibilità 98,0–98,5%: credito del 10% sulla tariffa mensile
• Disponibilità <98,0%: credito del 25% sulla tariffa mensile

I crediti di servizio costituiscono l'unico rimedio per problemi di disponibilità.

1.4 Cosa NON è garantito

• Uptime al 100% (nessuno SLA è realisticamente assoluto)
• Compatibilità con tutte le applicazioni di terze parti
• Che la piattaforma soddisfi i requisiti aziendali specifici del Cliente
• Previsioni (le raccomandazioni basate sui dati sono solo indicative)

2. OBBLIGHI DEL CLIENTE E BACKUP DEI DATI

2.1 Obblighi del Cliente

Il Cliente si impegna a:

a) Strategia di backup: Eseguire regolarmente (almeno quotidianamente) backup indipendenti di tutti i dati critici (prenotazioni, dati degli ospiti, fatture, tariffe). PMSPilot fornisce un'API di esportazione a tale scopo.

b) Sicurezza delle password: Proteggere le credenziali di accesso e condividerle solo con personale autorizzato. Il Cliente è responsabile di tutte le attività effettuate con l'account.

c) Conformità legale: Garantire un'operatività lecita in tutte le giurisdizioni applicabili e che l'utilizzo di PMSPilot sia lecito.

d) Inserimento corretto dei dati: Restare responsabile dell'accuratezza di tutti i dati inseriti (tariffe, disponibilità, descrizioni, informazioni sugli ospiti).

e) Aggiornamenti dei dati OTA: Verificare regolarmente che gli aggiornamenti automatici dei prezzi su Booking.com, Airbnb, ecc. funzionino correttamente. PMSPilot non garantisce la sincronizzazione completa con tutte le piattaforme (vedere sezione 2.2).

2.2 Sincronizzazione dei prezzi e gestione della disponibilità

IMPORTANTE: PMSPilot sincronizza prezzi/disponibilità con terze parti (Booking.com, Airbnb, Expedia, ecc.). Possono verificarsi ritardi o errori:

• Errori API OTA: le OTA possono occasionalmente rifiutare gli aggiornamenti (guasti tecnici dalla loro parte)
• Ritardi: gli aggiornamenti possono richiedere da 15 minuti a 2 ore
• Doppie prenotazioni: nonostante la sincronizzazione, doppie prenotazioni possono teoricamente verificarsi (molto rare)

Obbligo del Cliente: Controllare quotidianamente i canali OTA (dashboard Booking.com, calendario Airbnb, ecc.) e correggere immediatamente gli errori.

PMSPilot NON è responsabile per:

• Perdite finanziarie derivanti da errori di prezzo (ad es. €50 invece di €150)
• Prenotazioni perse a causa di errori di disponibilità
• Multe o sanzioni OTA (ad es. sanzioni Booking.com per numerose cancellazioni)

Il Cliente assume la piena responsabilità per i controlli dei prezzi e le correzioni della disponibilità.

3. LIMITAZIONE DI RESPONSABILITÀ

3.1 Esclusione dei danni indiretti

Né PMSPilot né Koban Management LLC sono responsabili per:

• Lucri cessanti / ricavi perduti
• Risparmi perduti
• Danni reputazionali o all'immagine
• Danni indiretti, consequenziali, punitivi o esemplari
• Perdita o corruzione di dati qualora il Cliente non abbia mantenuto i backup
• Errori di terzi (OTA, channel manager, fornitori di pagamento)

3.2 Limite di responsabilità

In NESSUNA circostanza PMSPilot/Koban Management LLC sarà responsabile per un importo superiore a:

La somma di tutte le tariffe pagate dal Cliente nei 3 mesi precedenti il reclamo.

Esempio: €50/mese pagati = responsabilità massima di €150. Esempio: €200/mese pagati = responsabilità massima di €600.

Ciò si applica a:

• Tempi di inattività e perdita di dati
• Sincronizzazione dei prezzi difettosa
• Qualsiasi tipo di danno

3.3 Eccezioni al limite di responsabilità

Il limite di responsabilità NON si applica in caso di:

a) Grave negligenza o condotta dolosa di PMSPilot (ad es. cancellazione intenzionale dei dati del Cliente) b) Reclami in materia di protezione dei dati (GDPR/CCPA): i danni ai sensi dell'Art. 82 GDPR restano integri c) Normative a tutela dei consumatori: la protezione legale in Germania/Austria/Svizzera resta intatta d) Violazione del presente accordo da parte di PMSPilot (ma solo fino al limite di responsabilità)

4. PROTEZIONE DEI DATI E TRATTAMENTO (GDPR ART. 28)

4.1 Ruoli

• Titolare del trattamento: Il Cliente (Lei in qualità di albergatore)
• Responsabile del trattamento: PMSPilot / Koban Management LLC
• Sub-responsabili: Vedere sezione 4.3

4.2 Ambito del trattamento

PMSPilot tratta i seguenti dati personali esclusivamente per fornire i servizi PMS:

Dati degli ospiti:

• Nome, e-mail, telefono
• Indirizzo
• Informazioni di pagamento (archiviate in forma crittografata)
• Cronologia delle prenotazioni
• Esigenze particolari (allergie, ausili per la mobilità)
• Dati del passaporto (archiviati in R2)

Dati aziendali:

• Informazioni sull'account del Cliente
• Log di utilizzo (anonimizzati)
• Cronologia dei pagamenti

Finalità: gestione delle prenotazioni, elaborazione dei pagamenti, servizio agli ospiti, conformità

Durata: mentre il servizio è attivo + conservazione legale (3–10 anni a seconda della giurisdizione per fatture/conformità)

4.3 Sub-responsabili

PMSPilot utilizza i seguenti sub-responsabili:

Diritto di opposizione: Il Cliente può opporsi per iscritto a un nuovo sub-responsabile entro 30 giorni ([email protected]). In caso di opposizione giustificata, il Cliente può risolvere senza penale.

Notifichiamo i nuovi sub-responsabili via e-mail almeno 30 giorni prima dell'implementazione.

4.4 Misure tecniche e organizzative (TOM)

PMSPilot implementa le seguenti misure di sicurezza:

Misure tecniche:

• Crittografia AES-256 per i dati a riposo
• Crittografia TLS 1.3 per i dati in transito
• WAF (Web Application Firewall) contro gli attacchi
• Sistemi di backup automatici (giornalieri)
• Intrusion Detection System (IDS)
• Patch di sicurezza regolari (entro 7 giorni per vulnerabilità critiche)

Misure organizzative:

• Controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC)
• Autenticazione a due fattori (2FA) per tutti gli account
• Formazione del personale sulla protezione dei dati (annuale)
• Obblighi di riservatezza per tutto il personale
• Log di audit per l'accesso ai dati
• Piano di risposta agli incidenti (obbligo di notifica entro 72 ore, vedere 4.5)

Il Cliente riceve su richiesta un report di sicurezza aggiornato.

4.5 Violazioni dei dati personali e notifica

Obbligo di PMSPilot: Se si verifica una violazione dei dati personali (accesso non autorizzato, fuga di dati), PMSPilot:

1. Notifica il Cliente senza indebito ritardo (max. 72 ore)
2. Informa sulla natura della violazione, sui dati/persone interessati, sulle conseguenze probabili e sulle misure adottate
3. Supporta il Cliente nella notifica agli interessati e alle autorità

Obbligo del Cliente: Il Cliente è responsabile della notifica all'autorità di controllo e agli interessati ove richiesto.

4.6 Portabilità e cancellazione dei dati

Esportazione: Il Cliente può esportare tutti i dati in qualsiasi momento (API o esportazione batch). Formati: CSV, Excel.

Cancellazione dopo la fine del contratto:

• Dati live: cancellati immediatamente
• Backup: cancellati entro 7 giorni (finestra di recupero)
• Fatture/log di audit: conservati per 7 anni (requisito legale)
• Nomi degli ospiti (GDPR Art. 17): cancellati su richiesta del Cliente (salvo conservazione legale applicabile)

Il Cliente riceve conferma della cancellazione via e-mail.

4.7 Ubicazione dei dati (giurisdizione)

• Archiviazione primaria: Europa (Cloudflare)
• Backup: Europa
• Elaborazione: ove richiesto per il funzionamento del servizio

Per i clienti UE: i trasferimenti sono protetti da Clausole Contrattuali Standard (SCC).

5. PAGAMENTI E FATTURAZIONE

5.1 Periodo di prova di 14 giorni

PMSPilot offre a ogni nuovo Cliente un periodo di prova gratuito di 14 giorni. Durante il periodo di prova:

• Il servizio è pienamente funzionante
• Possono essere utilizzate tutte le funzionalità principali (prenotazioni, dati degli ospiti, API, ecc.)
• Nessun pagamento richiesto per le funzionalità di base
• Il Cliente può annullare in qualsiasi momento senza causale

ECCEZIONE — moduli a pagamento: I seguenti moduli premium non sono gratuiti durante il periodo di prova e devono essere pagati immediatamente:

• Channel Manager (integrazione OTA)
• OTA Live Chat
• Guest reviews
• Fiskaly (integrazione fiscale/POS)

Questi moduli non sono rimborsabili, anche durante il periodo di prova.

5.2 Dopo il periodo di prova (attivazione dell'abbonamento)

Dopo 14 giorni il periodo di prova gratuito termina. Per continuare, il Cliente deve:

1. Attivare manualmente un abbonamento → pulsante della dashboard "Activate subscription"
2. Essere reindirizzato a Stripe → inserire i dati di pagamento
3. Confermare il pagamento → inizia l'abbonamento a pagamento

Confermando il pagamento su Stripe, il Cliente accetta implicitamente:

• Che il periodo di prova di 14 giorni ha costituito l'esecuzione di un servizio (Art. 16(m) Directive 2011/83/EU)
• Che il diritto di recesso decade pertanto
• Che l'abbonamento è fatturato immediatamente
• Che non è previsto alcun rimborso dopo il primo pagamento

Nessuna attivazione automatica: L'abbonamento NON viene attivato automaticamente. Il pagamento attivo costituisce il consenso espresso del Cliente.

5.3 Condizioni di pagamento

• Primo pagamento: dopo il periodo di prova di 14 giorni (giorno 15)
• Ciclo di fatturazione: mensile o annuale (a seconda del piano)
• Metodo di pagamento: metodi di pagamento Stripe offerti
• Addebito: automaticamente ogni 30 giorni tramite Stripe
• Scadenza: immediatamente all'emissione della fattura

5.4 Fatture

Le fatture vengono inviate digitalmente e sono disponibili tramite Stripe. Il Cliente può recuperarle in qualsiasi momento nella dashboard PMS alla voce "Billing & Subscription" → "View invoices".

5.5 Modifiche dei prezzi

Aumenti di prezzo:

• Notificati via e-mail con 30 giorni di anticipo
• Si applicano a partire dal successivo ciclo di fatturazione
• Conferiscono al Cliente il diritto di risoluzione senza penale (entro 14 giorni)

5.6 Rimborsi

Nessun rimborso dopo il periodo di prova:

Dopo il periodo di prova gratuito, una volta attivato un abbonamento a pagamento, non è previsto alcun rimborso, anche in caso di cancellazione di un piano annuale.

Ciò è valido perché durante il periodo di prova il Cliente:

• Ha potuto utilizzare la piena funzionalità della piattaforma
• Ha potuto prendere una decisione informata
• Ha accettato esplicitamente che il periodo di prova costituisce l'esecuzione di un servizio

Eccezione per interruzione totale: Se PMSPilot è completamente non disponibile per più di 24 ore dopo l'attivazione dell'abbonamento (downtime >99%), il Cliente riceve un credito pro-rata per il periodo di interruzione (calcolato in giorni).

6. RISOLUZIONE

6.1 Risoluzione da parte del Cliente

Durante il periodo di prova di 14 giorni: Annullare in qualsiasi momento senza causale o costi. Effetto immediato. Nessun abbonamento viene attivato.

Dopo il periodo di prova (abbonamento a pagamento): Annullare in qualsiasi momento tramite la dashboard. Efficace al termine del ciclo di fatturazione corrente (ad es. fine del mese).

Nessun ulteriore costo dopo la data di risoluzione.

6.2 Risoluzione da parte di PMSPilot

PMSPilot può risolvere se:

a) Il Cliente è in ritardo di pagamento di 7+ giorni b) Il Cliente viola materialmente i presenti termini (ad es. vendita di dati, tentativi di hacking) c) Il Cliente viola le leggi (ad es. frode, riciclaggio di denaro) d) Motivi tecnici/operativi (forza maggiore, ad es. vulnerabilità di sicurezza critica)

Ove possibile, PMSPilot concede 7 giorni di preavviso per esportare i dati. In caso di violazioni della sicurezza o attività illegali, il preavviso può essere ridotto a 24–48 ore.

6.3 Conseguenze dopo la risoluzione

• Account e tutti i dati cancellati dopo 90 giorni
• Nessun ulteriore costo
• Il Cliente può esportare i dati (gratuitamente, tramite API o download)

7. PROPRIETÀ INTELLETTUALE

7.1 IP di PMSPilot

Tutto il software, i design, i loghi, i marchi e i contenuti della piattaforma PMSPilot sono di proprietà di Koban Management LLC e protetti dal diritto d'autore. L'utilizzo è limitato all'uso privato e non commerciale in qualità di albergatore.

Vietato:

• Reverse engineering, decompilazione
• Riutilizzo commerciale
• Vendita o trasferimento a terzi
• Plagio di UI/codice

7.2 Dati del Cliente

Il Cliente rimane proprietario di tutti i dati caricati (dati degli ospiti, prenotazioni, ecc.). PMSPilot ha un diritto di utilizzo solo per operare il servizio.

PMSPilot non utilizzerà i dati del Cliente per altri scopi (ad es. marketing, vendita a terzi) salvo espresso consenso del Cliente.

8. SUPPORTO E LIVELLO DI SERVIZIO

8.1 Canali di supporto

• E-mail: [email protected]
• Live chat: WhatsApp, PMSPilot Chat e funzione ticket

8.2 Offerta di supporto

Supporto standard per tutti i Clienti:

• Tempo di risposta: 24 ore (giorni feriali), 48 ore (fine settimana)
• Sistema di ticketing via e-mail
• Knowledge base e self-service

8.3 Ambito del supporto

PMSPilot aiuta con:

• Problemi tecnici e bug
• Funzionalità della piattaforma
• Integrazione API
• Domande sulla sicurezza
• Sviluppo software personalizzato relativo a PMSPilot – a pagamento

PMSPilot NON aiuta con:

• Consulenza di strategia aziendale
• Strumenti di terze parti (ad es. supporto Booking.com)

9. ESCLUSIONE DI GARANZIA E USO VIETATO

9.1 Nessuna garanzia

PMSPilot è fornito "AS IS" senza garanzie di alcun tipo (incluse quelle implicite). Il Cliente utilizza la piattaforma a proprio rischio.

Ciò esclude in particolare:

• Idoneità a uno scopo particolare
• Assenza di errori
• Disponibilità ininterrotta

9.2 Attività vietate

Il Cliente non deve utilizzare la piattaforma per:

• Attività illegali (riciclaggio di denaro, frode, tratta di esseri umani)
• Hacking o accesso non autorizzato
• Distribuzione di malware
• Molestie, bullismo o discriminazione
• Spam o phishing
• Vendita o condivisione delle credenziali di accesso
• Scraping automatizzato (salvo con autorizzazione API)
• Attacchi DDoS

Conseguenze: Sospensione immediata senza rimborso.

9.3 Conformità e uso illegale

Il Cliente garantisce che:

• La propria attività è lecita in tutti i paesi di operatività
• Rispetta le leggi locali (lavoro, fiscalità, ambiente, protezione dei dati)
• Non utilizza PMSPilot per scopi illegali

PMSPilot può sospendere gli account in caso di sospetto di violazioni legali.

10. INDENNIZZO

Il Cliente si impegna a indennizzare PMSPilot e Koban Management LLC contro i reclami derivanti da:

a) L'utilizzo di PMSPilot da parte del Cliente b) Violazione dei presenti termini c) Reclami degli ospiti sulla sicurezza dei dati (laddove PMSPilot non sia in colpa) d) Violazioni del diritto locale (ad es. diritto del lavoro, frode fiscale)

Eccezione: PMSPilot rimane responsabile per i reclami causati dalla propria negligenza o da violazioni di legge.

11. LEGGE APPLICABILE E FORO COMPETENTE

11.1 Legge applicabile

I presenti termini sono disciplinati dalle leggi del Wyoming, USA, con la seguente priorità:

1. GDPR (protezione dei dati): se il Cliente si trova nell'UE, si applicano le norme GDPR (Art. 3 GDPR)
2. Normative locali a tutela dei consumatori: si applicano in aggiunta al diritto del Wyoming
3. Altrimenti: diritto del Wyoming

11.2 Foro competente e arbitrato

Clienti nell'UE/SEE (Germania, Austria, Svizzera, UK, ecc.):

• Foro: sede dell'attività del Cliente
• Oppure arbitrato ai sensi delle ICC Rules (London), un arbitro
• Costi: PMSPilot sostiene le spese dell'arbitro
• Lingua: tedesco o inglese (scelta del Cliente)

Clienti al di fuori dell'UE/SEE:

• Foro: Sheridan County, Wyoming, USA
• Oppure arbitrato ai sensi delle AAA Rules (inglese)

11.3 Mediazione prima del contenzioso

Prima di qualsiasi azione legale, le parti concordano un periodo di mediazione di 30 giorni. Un mediatore neutrale tenta di risolvere la controversia. I costi sono ripartiti.

12. DISPOSIZIONI VARIE

12.1 Accordo integrale

Il presente accordo costituisce l'intero accordo tra Cliente e PMSPilot e sostituisce tutti gli accordi precedenti.

12.2 Clausola salvatoria

Se una qualsiasi sezione è invalida, le sezioni rimanenti restano valide. Le parti sostituiscono la clausola invalida con un'alternativa lecita.

12.3 Modifiche

PMSPilot può modificare i presenti termini. Le modifiche sono notificate via e-mail con 30 giorni di anticipo. L'uso continuato dopo 30 giorni costituisce accettazione. Il Cliente può risolvere in caso di disaccordo.

12.4 Contatti

Legale/Reclami: [email protected] Supporto: [email protected] Data Protection Officer (DPO): [email protected]

12.5 Lingua

I presenti termini sono disponibili in tedesco e inglese. In caso di conflitto, prevale la versione tedesca per i clienti UE.

ALLEGATO A: ACCORDO SUL TRATTAMENTO DEI DATI (DPA) AI SENSI DEL GDPR ART. 28

Tra: Cliente (Titolare del trattamento) e PMSPilot / Koban Management LLC (Responsabile del trattamento)

A.1 Istruzioni di trattamento

Il Responsabile del trattamento (PMSPilot) tratta i dati solo su istruzioni documentate del Cliente. Le istruzioni automatiche includono:

• Archiviare le prenotazioni
• Trattare i dati degli ospiti
• Elaborare i pagamenti
• Generare report
• Creare backup automatici

Ulteriori istruzioni devono essere per iscritto ([email protected]).

A.2 Dettagli del trattamento

A.3 Richieste delle autorità

Se un'autorità (ad es. tribunale, autorità di protezione dei dati) richiede i dati del Cliente:

1. PMSPilot informa immediatamente il Cliente (salvo divieto)
2. Revisione legale: PMSPilot verifica se la richiesta è lecita
3. Divulgazione minima: vengono divulgati solo i dati richiesti
4. Documentazione: PMSPilot documenta tutte le richieste

ACCETTAZIONE

Registrandosi su PMSPilot, il Cliente conferma di aver letto integralmente e accettato i presenti termini.

Note particolari:

• Il periodo di prova di 14 giorni è gratuito
• Dopo il giorno 14 il Cliente deve attivare attivamente e pagare un abbonamento (Stripe)
• Pagando, il Cliente conferma che il periodo di prova ha costituito l'esecuzione di un servizio
• Non è previsto alcun rimborso dopo il primo pagamento

Data di accettazione: [Acquisita automaticamente al momento della registrazione] Azienda del Cliente: _______________ Persona autorizzata/e-mail: _______________

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