隐私政策
PMSPilot (Koban Management LLC) 生效日期：2026年1月 最后更新：2026年8月
1. 控制者
GDPR 及各国数据保护法律意义上的控制者：
PMSPilot / Koban Management LLC 30 N Gould St Ste R Sheridan, WY 82801 United States of America Email: [email protected]
数据保护官 (DPO)：[email protected] 运营方/所有者担任数据保护官
2. 适用范围
本隐私政策适用于：
- PMSPilot 网站用户（pmspilot.com）
- PMSPilot 平台用户（酒店经营者、酒店业企业）
- 在 PMSPilot 中处理其数据的客人
本政策符合：
- GDPR (General Data Protection Regulation) — 欧盟国家
- BDSG (Federal Data Protection Act) — 德国
- FADP (Swiss Federal Act on Data Protection) — 瑞士
- DSG (Austrian Data Protection Act) — 奥地利
- PDPA (Personal Data Protection Act) — 泰国
- Privacy Act 1988 — 澳大利亚
- PIPEDA — 加拿大
3. 网站访问时的自动数据收集
3.1 服务器日志数据
访问 pmspilot.com 时，系统会自动收集以下信息：
- 请求设备的 IP 地址
- 访问日期与时间
- 请求的文件（URL、路径）
- 来源网站（referrer）
- 浏览器类型与操作系统
- 网站交互数据（非识别性）
法律依据： Art. 6(1)(f) GDPR（系统安全、错误分析、滥用检测方面的合法利益）
保留期限： 30 天（自动删除）
3.2 Google Analytics
我们使用 Google Analytics 4 分析网站使用情况。
收集的数据：
- 页面浏览量与访问时长
- 来源国家与语言
- 设备类型（移动端/桌面端）
- 使用流程与转化
法律依据： Art. 6(1)(a) GDPR（您的明确同意，首次访问时需要）
隐私设置：
- 已启用 IP 匿名化
- 不使用 Google Cookie（仅基于会话）
- 您可通过网站上的 Cookie 横幅拒绝 Google Analytics
Google 处理： Google LLC (USA) — 依据 GDPR Chapter V 下的 Standard Contractual Clauses (SCCs) 进行处理
退出选项： https://tools.google.com/dlpage/gaoptout
4. COOKIES
4.1 Cookie 类型
我们使用以下 Cookie：
| Cookie 类型 | 目的 | 法律依据 | 保留期限 |
|---|---|---|---|
| Session cookies | 登录、CSRF 保护 | Art. 6(1)(f) GDPR | 会话期间 |
| Authentication cookies | 双因素认证 (2FA) | Art. 6(1)(f) GDPR | 30 天 |
| Language/theme cookies | 保存您的语言偏好 | Art. 6(1)(f) GDPR | 1 年 |
| Analytics cookies | Google Analytics（如已启用） | Art. 6(1)(a) GDPR | 14 个月 |
4.2 Cookie 管理
首次访问时，我们会询问您接受哪些 Cookie：
- 严格必要：自动启用
- 分析：可选（Google Analytics）
- 营销：目前未使用
您可随时通过页脚中的 Cookie Settings 管理 Cookie。
5. 酒店管理中的数据处理
5.1 客人数据
使用 PMSPilot 的酒店经营者通过平台处理以下客人数据：
身份识别数据：
- 姓名
- 电子邮箱地址
- 电话号码
- 地址（街道、城市、国家、邮编）
证件与合规：
- 证件类型与号码（护照、国民身份证）
- 出生日期
- 国籍
- （可选）证件照片（泰国 PDPA 要求）
预订与住宿数据：
- 入住与退房日期
- 房型与价格
- 人数
- 特殊要求（过敏、无障碍等）
支付数据：
- 信用卡号（经令牌化，不全量存储）
- 支付方式（Stripe/PayPal）
- 账单地址
附加数据（可选）：
- 评价与评论
- 聊天消息（OTA Live Chat 模块）
- 客人 IP 地址（用于安全）
5.2 客人数据处理的法律依据
处理由酒店经营者（controllers）执行；PMSPilot 为处理者（processor）（Art. 28 GDPR）：
- Art. 6(1)(b) GDPR：履行合同（预订、入住、计费）
- Art. 6(1)(c) GDPR：法定义务（登记义务、税务申报）
- Art. 6(1)(f) GDPR：合法利益（欺诈检测、安全）
6. 保留期限（按国家）
PMSPilot 根据当地法律自动删除并匿名化数据：
6.1 Thailand (PDPA & Thai Revenue Code)
| 数据类型 | 期限 | 规则 |
|---|---|---|
| 个人数据（姓名、地址等） | 最后一次退房后 2 年 | PDPA 要求 |
| 身份证件（TM6） | 最后一次退房后 1 年 | PDPA 合规 |
| 入住详情 | 2 年 | PDPA |
| 预订与发票数据 | 5 年 | Thai Revenue Code（法定） |
自动清理：每日 03:00（酒店时区）
6.2 欧盟 / GDPR（德国、奥地利、瑞士）
| 数据类型 | 期限 |
|---|---|
| 客人个人数据 | 合同结束后删除 + 3 年（或应要求更早） |
| 身份证件 | 合同结束后删除 + 1 年 |
| 预订与发票数据 | 10 年（German Commercial Code HGB §257） |
| 审计日志 | 7 年（合规、个人数据泄露） |
6.3 澳大利亚（Privacy Act）
| 数据类型 | 期限 |
|---|---|
| 个人数据 | 合同结束后删除 + 2 年 |
| 身份证件 | 合同结束后删除 + 1 年 |
6.4 加拿大（PIPEDA）
| 数据类型 | 期限 |
|---|---|
| 个人数据 | 合同结束后删除 + 2 年 |
6.5 匿名化而非删除
保留期限届满后，数据将被匿名化（而非删除）：
- 姓名、地址 → 移除
- 证件号码 → 移除
- 预订数据 → 以匿名形式保留用于统计
7. 进一步处理
7.1 高级模块（付费）
若客户启用以下模块，我们还将额外处理：
| 模块 | 附加数据 | 目的 |
|---|---|---|
| Channel Manager | OTA 同步数据、价格更新 | 与 Booking.com、Airbnb 等同步 |
| OTA Live Chat | 聊天消息、客人姓名 | 通过 OTA 平台与客人实时聊天 |
| Guest reviews | 评价文本、评分、客人姓名 | 收集与展示评价 |
| Fiskaly | 收银数据、交易详情 | 德国财政合规（GoBD） |
法律依据： Art. 6(1)(b) GDPR（履行合同）
7.2 自动化决策
PMSPilot 不使用自动化决策（例如信用评估、价格歧视）。
8. 向第三方披露（子处理者）
8.1 Art. 28 GDPR 下的子处理者
PMSPilot 仅与以下经认证的处理者处理数据：
| 子处理者 | 国家 | 目的 | 数据保护协议 |
|---|---|---|---|
| Stripe | USA/EU | 支付处理（银行卡） | SCCs, PCI DSS |
| PayPal | USA/EU | 支付处理（PayPal 账户） | SCCs |
| Channex | USA/EU | Channel manager（OTA 集成） | SCCs |
| Cloudflare | USA/EU | CDN、DDoS 防护、备份 | SCCs |
| AWS | USA/EU/Other | 服务器基础设施、存储 | SCCs, ISO 27001 |
| SendGrid | USA | 电子邮件发送（预订确认） | SCCs |
| Google Analytics | USA | 网站分析 | SCCs |
Standard Contractual Clauses (SCCs): 所有子处理者均受依据 GDPR Chapter V 的 SCCs 保护。
8.2 对子处理者的异议权
您可在 30 天内以书面形式对新的子处理者提出异议（[email protected]）。
- 在有正当理由的异议下：可无罚款终止
- 我们至少在实施新子处理者前 30 天通过电子邮件通知
8.3 无处理协议的披露
数据不会披露给：
- 营销合作伙伴
- 数据经纪人
- 公共数据库
- 广告网络
例外（法律要求）：
- 税务机关（税务申报）
- 警察/司法当局（涉嫌刑事犯罪）
- 登记机关（部分国家的客人登记）
9. 国际数据传输
9.1 数据流
- 主要存储：Cloudflare EU
- 备份：EU
- 处理：在技术上为提供服务所必需的地方
9.2 保障措施
所有国际传输均依据：
- EU Standard Contractual Clauses (SCCs) — GDPR Chapter V
- 充分性决定（如有）
- 技术加密（静态 AES-256，传输中 TLS 1.3）
9.3 被当局阻止的传输
若数据保护机构阻止某项传输，数据将迁移至欧盟服务器（费用由客户承担）。
10. 安全措施
10.1 技术措施
- 静态数据 AES-256-GCM 加密
- 传输中 TLS 1.3 加密
- Web Application Firewall (WAF) 抵御攻击
- Intrusion Detection System (IDS)
- 每日自动备份（地理分布式）
- 关键漏洞 7 天内安全补丁
10.2 组织措施
- 基于角色的访问控制 (RBAC)
- 所有账户双因素认证 (2FA)
- 员工数据保护培训（每年）
- 全体员工保密义务
- 所有数据访问的审计日志
- 含 72 小时通知义务的事件响应计划
11. 数据主体权利
根据 GDPR（Art. 12–22），您享有以下权利：
11.1 访问权（Art. 15 GDPR）
您可随时请求了解 PMSPilot 处理您的哪些数据。
- 请求发送至：[email protected]
- 回复：30 天内
11.2 更正权（Art. 16 GDPR）
您可更正不准确的数据。
- 可在 PMS 仪表板中编辑（姓名、地址等）
- 或向 [email protected] 提出请求
11.3 删除权（Art. 17 GDPR） — “被遗忘权”
在以下情况下，您可请求删除您的数据：
- 不再存在保留的法律依据（例如税务义务已到期）
- 您的利益优先（例如欺诈防范）
例外： 预订/发票数据必须保留 5–10 年（税法）
11.4 限制处理权（Art. 18 GDPR）
在合法性审查期间，您可请求不处理您的数据。
11.5 数据可携权（Art. 20 GDPR）
您可以机器可读格式（JSON、CSV、Excel）获取您的数据。
- 在 PMS 中导出：Dashboard → "Settings" → "Export data"
- 或通过请求：[email protected]
11.6 反对权（Art. 21 GDPR）
您可反对处理（例如营销邮件）。
- 请求：[email protected]
- 我们在 14 天内尊重异议
11.7 撤回同意权（Art. 7(3) GDPR）
您可随时撤回同意（例如针对 Google Analytics）。
- 通过页脚中的 Cookie Settings
- 或通过电子邮件：[email protected]
11.8 自动化决定（Art. 22 GDPR）
您有权不受仅基于自动化处理的决定约束。
- PMSPilot 不会对您作出自动化决定
11.9 向监管机构投诉（Art. 77 GDPR）
您可向主管数据保护机构提出投诉：
| 国家 | 机构 | 网站 |
|---|---|---|
| Germany | Federal Commissioner for Data Protection (BfDI) | https://www.bfdi.bund.de |
| Austria | Austrian Data Protection Authority (DSB) | https://www.dsb.gv.at |
| Switzerland | Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC) | https://www.edoeb.admin.ch |
| EU general | European Data Protection Board (EDPB) | https://edpb.ec.europa.eu |
12. 个人数据泄露
12.1 通知义务（Art. 33 GDPR）
若发生个人数据泄露（黑客攻击、数据泄漏等）：
- PMSPilot 在 72 小时内通知您泄露的性质与范围、受影响的数据/人员、可能后果及已采取的应对措施
- 您负责通知主管机关（如有要求）及受影响人员
13. 联系方式
13.1 一般问题
Email: [email protected] Website: pmspilot.com
13.2 隐私与数据保护事宜
数据保护官 (DPO)：[email protected] 回复时间：14 天
13.3 营业地址
Koban Management LLC 30 N Gould St Ste R Sheridan, WY 82801 United States of America
14. 本隐私政策的变更
我们可能修订本隐私政策。变更将：
- 在本网站上公布
- 通过电子邮件传达（如属重大变更）
- 公布后 30 天生效
最后更新：2026年8月 下次审查：2027年8月
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