PRIVACYBELEID

PMSPilot (Koban Management LLC) Geldig vanaf: januari 2026 Laatst bijgewerkt: augustus 2026

1. VERANTWOORDELIJKE

Verantwoordelijke in de zin van de GDPR en nationale gegevensbeschermingswetten:

PMSPilot / Koban Management LLC 30 N Gould St Ste R Sheridan, WY 82801 United States of America E-mail: [email protected]

Functionaris voor gegevensbescherming (DPO): [email protected] De exploitant/eigenaar treedt op als Functionaris voor gegevensbescherming

2. TOEPASSINGSGEBIED

Dit privacybeleid is van toepassing op:

• Gebruikers van de PMSPilot-website (pmspilot.com)
• Gebruikers van het PMSPilot-platform (hoteliers, hospitalitybedrijven)
• Gasten waarvan de gegevens in PMSPilot worden verwerkt

Het voldoet aan:

• GDPR (General Data Protection Regulation) — EU-landen
• BDSG (Federal Data Protection Act) — Duitsland
• FADP (Swiss Federal Act on Data Protection) — Zwitserland
• DSG (Austrian Data Protection Act) — Oostenrijk
• PDPA (Personal Data Protection Act) — Thailand
• Privacy Act 1988 — Australië
• PIPEDA — Canada

3. AUTOMATISCHE GEGEVENSVERZAMELING BIJ WEBSITEBEZOEKEN

3.1 Serverloggegevens

Bij een bezoek aan pmspilot.com worden de volgende gegevens automatisch verzameld:

• IP-adres van het verzoekende apparaat
• Datum en tijd van toegang
• Opgevraagde bestanden (URL, pad)
• Verwijzende website (referrer)
• Browsertype en besturingssysteem
• Interactiegegevens van de website (niet-identificerend)

Rechtsgrondslag: Art. 6(1)(f) GDPR (gerechtvaardigd belang bij systeembeveiliging, foutoplossing, detectie van misbruik)

Bewaartermijn: 30 dagen (automatisch verwijderd)

3.2 Google Analytics

Wij gebruiken Google Analytics 4 om het websitegebruik te analyseren.

Verzamelde gegevens:

• Paginaweergaven en bezoekduur
• Land van herkomst en taal
• Apparaattype (mobiel/desktop)
• Gebruiksstroom en conversies

Rechtsgrondslag: Art. 6(1)(a) GDPR (uw uitdrukkelijke toestemming, vereist bij het eerste bezoek)

Privacy-instellingen:

• IP-anonimisering is ingeschakeld
• Geen Google-cookies (alleen sessiegebaseerd)
• U kunt Google Analytics weigeren via de cookiebanner op de website

Verwerking door Google: Google LLC (USA) — verwerking op basis van Standard Contractual Clauses (SCCs) overeenkomstig GDPR Chapter V

Opt-out: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

4. COOKIES

4.1 Soorten cookies

Wij gebruiken de volgende cookies:

4.2 Cookiebeheer

Bij het eerste bezoek wordt u gevraagd welke cookies u accepteert:

• Strikt noodzakelijk: automatisch ingeschakeld
• Analyse: optioneel (Google Analytics)
• Marketing: momenteel niet in gebruik

U kunt cookies op elk moment beheren via Cookie-instellingen in de footer.

5. GEGEVENSVERWERKING IN HOTELMANAGEMENT

5.1 Gastgegevens

Hoteliers die PMSPilot gebruiken, verwerken via het platform de volgende gastgegevens:

Identificatiegegevens:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adres (straat, plaats, land, postcode)

Documenten & compliance:

• Type en nummer van het identiteitsbewijs (paspoort, nationale ID)
• Geboortedatum
• Nationaliteit
• (Optioneel) foto van het identiteitsbewijs (PDPA-vereiste Thailand)

Reserverings- & verblijfsgegevens:

• Aankomst- en vertrekdata
• Kamertype en prijs
• Aantal personen
• Speciale verzoeken (allergieën, toegankelijkheid, enz.)

Betaalgegevens:

• Creditcardnummers (getokeniseerd, niet volledig opgeslagen)
• Betaalmethode (Stripe/PayPal)
• Factuuradres

Aanvullende gegevens (optioneel):

• Beoordelingen en opmerkingen
• Chatberichten (OTA Live Chat-module)
• IP-adres van de gast (voor beveiliging)

5.2 Rechtsgrondslag voor de verwerking van gastgegevens

De verwerking wordt uitgevoerd door hoteliers (verantwoordelijken); PMSPilot is verwerker (Art. 28 GDPR):

• Art. 6(1)(b) GDPR: uitvoering van de overeenkomst (reservering, check-in, facturering)
• Art. 6(1)(c) GDPR: wettelijke verplichting (registratieplicht, belastingaangifte)
• Art. 6(1)(f) GDPR: gerechtvaardigd belang (fraudebestrijding, beveiliging)

6. BEWAARTERMIJNEN (LANDSPECIFIEK)

PMSPilot verwijdert en anonimiseert gegevens automatisch volgens de lokale wetgeving:

6.1 Thailand (PDPA & Thai Revenue Code)

Automatische opschoning: dagelijks om 03:00 (hotel-tijdzone)

6.2 EU / GDPR (Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland)

6.3 Australië (Privacy Act)

6.4 Canada (PIPEDA)

6.5 Anonimisering in plaats van verwijdering

Na het verstrijken van de bewaartermijnen worden gegevens geanonimiseerd (niet verwijderd):

• Namen, adressen → verwijderd
• Identiteitsnummers → verwijderd
• Boekingsgegevens → anoniem bewaard voor statistieken

7. VERDERE VERWERKING

7.1 Premiummodules (betaald)

Als de klant de volgende modules activeert, verwerken wij bovendien:

Rechtsgrondslag: Art. 6(1)(b) GDPR (uitvoering van de overeenkomst)

7.2 Geautomatiseerde besluitvorming

PMSPilot gebruikt geen geautomatiseerde besluitvorming (bijv. kredietwaardigheid, prijsdiscriminatie).

8. DOORGIFTE AAN DERDEN (SUBVERWERKERS)

8.1 Subverwerkers onder Art. 28 GDPR

PMSPilot verwerkt gegevens uitsluitend met de volgende gecertificeerde verwerkers:

Standard Contractual Clauses (SCCs): Alle subverwerkers zijn beschermd door SCCs overeenkomstig GDPR Chapter V.

8.2 Recht om bezwaar te maken tegen subverwerkers

U kunt binnen 30 dagen schriftelijk bezwaar maken tegen een nieuwe subverwerker ([email protected]).

• Bij een gerechtvaardigd bezwaar: beëindiging zonder boete is mogelijk
• Wij stellen u per e-mail ten minste 30 dagen van tevoren op de hoogte voordat een nieuwe subverwerker wordt ingevoerd

8.3 Doorgifte zonder verwerkingsovereenkomst

Gegevens worden niet doorgegeven aan:

• Marketingpartners
• Datamakelaars
• Openbare databases
• Advertentienetwerken

Uitzonderingen (wettelijk vereist):

• Belastingautoriteiten (belastingaangifte)
• Politie/gerechtelijke autoriteiten (verdenking van strafbare feiten)
• Registratieautoriteiten (gastenregistratie in sommige landen)

9. INTERNATIONALE GEGEVENSDOORGIFTEN

9.1 Gegevensstromen

• Primaire opslag: Cloudflare EU
• Back-ups: EU
• Verwerking: waar technisch vereist voor dienstverlening

9.2 Waarborgen

Alle internationale doorgiften vinden plaats onder:

• EU Standard Contractual Clauses (SCCs) — GDPR Chapter V
• Adequaatheidsbesluiten (waar beschikbaar)
• Technische encryptie (AES-256 in rust, TLS 1.3 tijdens transport)

9.3 Door autoriteiten geblokkeerde doorgiften

Als een gegevensbeschermingsautoriteit een doorgifte blokkeert, worden de gegevens naar EU-servers verplaatst (voor rekening van de klant).

10. BEVEILIGINGSMAATREGELEN

10.1 Technische maatregelen

• AES-256-GCM-encryptie voor gegevens in rust
• TLS 1.3-encryptie voor gegevens tijdens transport
• Web Application Firewall (WAF) tegen aanvallen
• Intrusion Detection System (IDS)
• Geautomatiseerde dagelijkse back-ups (geografisch verdeeld)
• Beveiligingspatches binnen 7 dagen voor kritieke kwetsbaarheden

10.2 Organisatorische maatregelen

• Rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC)
• Tweefactorauthenticatie (2FA) voor alle accounts
• Gegevensbeschermingstraining voor personeel (jaarlijks)
• Geheimhoudingsverplichtingen voor alle medewerkers
• Auditlogs voor alle gegevenstoegang
• Incidentresponsplan met meldplicht binnen 72 uur

11. RECHTEN VAN BETROKKENEN

U hebt de volgende rechten onder de GDPR (Art. 12–22):

11.1 Recht van inzage (Art. 15 GDPR)

U kunt te allen tijde opvragen welke van uw gegevens PMSPilot verwerkt.

• Verzoek aan: [email protected]
• Antwoord: binnen 30 dagen

11.2 Recht op rectificatie (Art. 16 GDPR)

U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.

• Bewerkbaar in het PMS-dashboard (naam, adres, enz.)
• Of op verzoek aan [email protected]

11.3 Recht op wissing (Art. 17 GDPR) — "recht om vergeten te worden"

U kunt verwijdering van uw gegevens verzoeken indien:

• Er geen rechtsgrond voor bewaring meer bestaat (bijv. fiscale plicht verlopen)
• Uw belangen prevaleren (bijv. fraudepreventie)

Verzoek: [email protected]

Uitzonderingen: Boekings-/factuurgegevens moeten 5–10 jaar worden bewaard (belastingwetgeving)

11.4 Recht op beperking (Art. 18 GDPR)

U kunt verzoeken dat uw gegevens niet worden verwerkt terwijl de rechtmatigheid wordt beoordeeld.

11.5 Recht op gegevensoverdraagbaarheid (Art. 20 GDPR)

U kunt uw gegevens ontvangen in een machineleesbaar formaat (JSON, CSV, Excel).

• Export in PMS: Dashboard → "Settings" → "Export data"
• Of op verzoek: [email protected]

11.6 Recht van bezwaar (Art. 21 GDPR)

U kunt bezwaar maken tegen verwerking (bijv. marketingmails).

• Verzoek: [email protected]
• Wij honoreren bezwaren binnen 14 dagen

11.7 Recht om toestemming in te trekken (Art. 7(3) GDPR)

U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken (bijv. voor Google Analytics).

• Via Cookie-instellingen in de footer
• Of per e-mail: [email protected]

11.8 Geautomatiseerde beslissingen (Art. 22 GDPR)

U hebt het recht om niet te worden onderworpen aan beslissingen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten.

• PMSPilot neemt geen geautomatiseerde beslissingen over u

11.9 Klacht bij een toezichthoudende autoriteit (Art. 77 GDPR)

U kunt een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit:

12. INBREUKEN OP PERSOONSGEGEVENS

12.1 Meldplicht (Art. 33 GDPR)

Als er een inbreuk op persoonsgegevens plaatsvindt (hack, datalek, enz.):

1. PMSPilot stelt u binnen 72 uur op de hoogte van de aard en omvang van de inbreuk, de getroffen gegevens/personen, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen tegenmaatregelen
2. U bent verantwoordelijk voor het melden aan autoriteiten (waar vereist) en getroffen personen

13. CONTACT

13.1 Algemene vragen

E-mail: [email protected] Website: pmspilot.com

13.2 Privacy- & gegevensbeschermingskwesties

Functionaris voor gegevensbescherming (DPO): [email protected] Reactietijd: 14 dagen

13.3 Zakelijk adres

Koban Management LLC 30 N Gould St Ste R Sheridan, WY 82801 United States of America

14. WIJZIGINGEN IN DIT PRIVACYBELEID

Wij kunnen dit privacybeleid wijzigen. Wijzigingen worden:

• Gepubliceerd op deze website
• Per e-mail gecommuniceerd (indien substantieel)
• Van kracht 30 dagen na publicatie

Laatst bijgewerkt: augustus 2026 Volgende herziening: augustus 2027

© 2026 Koban Management LLC. All rights reserved.